档案存档登记制度

档案存档登记制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，特制定本档案存档登记制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映公司/组织的各项活动和业务情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全、完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织内部各部门及相关人员提供便捷的档案查阅服务，充分发挥档案的作用。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础工作，确保档案的规范整理和妥善保管。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的实体安全和信息安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。6.负责组织开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和远程查询利用。7.为公司/组织内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。8.定期对公司/组织档案管理工作进行总结和评估，向上级领导汇报档案管理情况，提出改进建议和措施。9.负责组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括公司/组织在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案涵盖公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的技术文件、图纸、研究报告、实验数据等。3.人事档案包含员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资福利、培训等方面的档案材料。4.财务档案包括公司/组织在财务管理活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.业务档案根据公司/组织的业务特点，分为市场营销档案、客户档案、项目档案、合同档案等，记录公司/组织在业务开展过程中的相关信息。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的分类管理和查询。2.编号方法采用层次编码法，按照档案分类类别设置不同层次的代码，如文书档案用“WS”表示，科技档案用“KJ”表示，人事档案用“RS”表示，财务档案用“CW”表示，业务档案用“YW”表示。然后在各类别下再细分小类，依次赋予相应的代码，最后为每一份档案赋予一个唯一的流水号。例如，文书档案中的行政管理类文件编号为“WS01”，其中“WS”为文书档案类别代码，“01”为行政管理类小类代码；某一份行政管理文件的流水号为“001”，则该文件的完整编号为“WS01001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理部门规定的时间和要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。2.档案收集范围包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等各种载体形式的资料。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应及时收集整理，并在活动结束后[X]个工作日内移交档案管理部门。4.档案管理部门应主动与各部门沟通协调，及时了解档案形成情况，督促各部门按时完成档案收集工作。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.对纸质档案进行分类、排序、编目、装订等操作，确保档案的整齐规范。编目内容包括档号、题名、日期、保管期限、密级等。3.对于电子档案，应按照电子文件管理要求进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并对电子文件进行命名、编号，确保电子文件的可读性和可追溯性。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.照片、录音录像等特殊载体档案，应进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并按照一定的顺序进行编号存储。五、档案的存档与保管（一）档案存档1.整理好的档案应及时存入档案库房，按照档案编号顺序上架排列，确保档案存放有序，便于查找。2.档案管理人员应建立档案存档登记台账，详细记录档案的类别、编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便对档案进行跟踪管理。3.对于重要档案或具有特殊价值的档案，应单独设立专柜存放，并采取特殊的保管措施。（二）档案保管1.档案库房应具备良好的保管条件，保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.定期对档案库房进行检查和维护，确保设施设备正常运行，发现问题及时处理。同时，对档案进行定期清点，核对档案数量和完整性，如有缺失或损坏，应及时查明原因并采取相应措施。3.严格控制档案库房的人员进出，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员进入库房时，应做好登记，严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃、易爆物品等。4.对档案的借阅、归还等情况进行详细记录，确保档案的流向清晰可查。如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时报告并追究相关人员的责任。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限与范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别、编号、题名等信息，经本部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请，审核查阅人员的身份和查阅权限，确定是否符合查阅条件。对于涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行审批，必要时需经公司/组织领导批准。3.查阅人员只能在档案管理部门指定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、期限等信息，经本部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，对于重要档案或涉及机密的档案，需经公司/组织领导批准后方可借阅。3.借阅人员需与档案管理部门签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理规定，按时归还档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容等。4.档案管理部门按照借阅申请，办理档案借阅手续，登记借阅档案的类别、编号、题名、借阅时间、预计归还时间等信息，并向借阅人员发放档案。（三）归还与跟踪1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，检查档案是否有损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时查明原因并要求借阅人员说明情况。3.档案管理部门对档案借阅情况进行跟踪管理，定期清理逾期未归还的档案，并向借阅人员发出催还通知。对于长期不归还或违反档案管理规定的借阅人员，应按照公司/组织相关规定进行处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织与方法1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。2.鉴定工作小组根据档案的形成时间、内容、价值等因素，对档案进行逐卷、逐件审查，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定工作小组应提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司/组织领导审批。（三）销毁程序1.经批准销毁的档案，档案管理部门应按照规定的程序进行销毁。销毁前，应再次核对档案的数量和内容，确保销毁的档案准确无误。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，防止档案丢失或泄露。3.档案销毁后，档案管理人员应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期、方式等信息，并将销毁情况记录在档案销毁登记台账中。同时，将《档案销毁申请表》及相关证明材料归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化采集1.对公司/组织现有的纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为常见的图片格式，如JPEG、TIFF等。2.对于电子档案，应按照档案管理系统的要求进行格式转换和元数据录入，确保电子档案能够顺利导入系统进行管理。（三）系统功能与应用模块1.档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计分析等基本功能，同时应根据公司/组织的实际需求，设置个性化的应用模块，如档案分类管理、权限管理、流程审批等。2.通过档案管理系统，档案管理人员可以方便地进行档案的日常管理工作，如档案的整理、编目、上架等操作；同时，公司/组织内部各部门及相关人员可以通过网络远程查询和借阅档案，提高档案利用效率。（四）数据安全与维护1.加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，并妥善保管。2.建立档案信息化系统