销售合同审核与签署工具

销售合同审核与签署工具指南一、适用场景与业务价值本工具适用于企业销售部门、法务部门及管理层在处理销售合同全流程中的标准化管理场景，具体包括：新客户合作：与首次合作的客户签订销售合同时保证条款合规、权责清晰；续签与订单变更：针对老客户续签合同或调整原有订单条款时，规范审核与修订流程；跨部门协作：销售、法务、财务等多部门协同处理合同时明确分工与责任边界；风险管控：通过标准化审核流程，识别合同中的法律风险、商业风险及操作漏洞，降低履约争议。使用本工具可提升合同处理效率30%以上，减少因条款模糊导致的纠纷，保障企业合法权益，同时实现合同全流程可追溯、可管理。二、标准化操作流程（一）合同接收与登记操作内容：销售人员通过指定渠道（如OA系统、邮件）接收客户发送的合同草案，核对合同文本是否完整（含封面、附件、签署页等）；在《合同台账》（见模板）中登记合同基本信息，包括合同编号、客户名称、合同金额、签订日期、预计交付时间、销售负责人（张*）等；将合同扫描存档（PDF格式），并同步录入合同管理系统，唯一合同编号。责任人：销售助理/销售专员（张*）输出成果：《合同台账》初始记录、电子合同档案（二）初步审核（业务部门）操作内容：销售负责人（张*）对照《销售订单》《客户需求确认函》等前置文件，审核合同商业条款是否一致，重点检查：标的物名称、规格、数量、价格是否与订单匹配；交付时间、地点、方式是否符合客户承诺；付款条件（如预付款比例、账期、尾款支付节点）是否符合公司销售政策；特殊要求（如定制化服务、售后条款）是否具备可执行性。对商业条款中存在的问题（如价格偏差、交付延期风险），及时与客户沟通并修订合同，形成《合同修订记录》（可在台账中备注）。责任人：销售负责人（张*）输出成果：商业条款审核意见、《合同修订记录》（三）法务专项审核操作内容：销售负责人将初步审核通过的合同及《合同修订记录》提交至法务部门，法务专员（李*）在2个工作日内完成法律条款审核，重点检查：主体资格：客户是否为合法存续的企业，是否具备签约权限（需提供营业执照复印件及授权委托书）；合同效力：是否存在“霸王条款”“无效免责条款”等违反《民法典》的情形；权责条款：双方权利义务是否明确，违约责任是否对等（如逾期付款违约金比例、逾期交付赔偿标准）；知识产权：涉及技术专利、商标等知识产权的，是否明确归属及侵权责任；争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院是否约定明确。法务专员出具《法务审核意见书》，对存在法律风险的条款标注“需修改”并说明理由，对无重大风险的条款标注“通过”。责任人：法务专员（李*）输出成果：《法务审核意见书》（四）条款确认与修订操作内容：销售负责人（张*）汇总法务审核意见，与客户沟通修订条款，重点处理法务标注的“需修改”项（如调整违约金比例、明确争议管辖地）；若客户对修订条款有异议，由销售负责人协调法务部门与客户直接沟通，直至达成一致；最终修订版合同需经销售负责人、法务专员双确认，并在合同文本上标注“最终版”及修订日期。责任人：销售负责人（张）、法务专员（李）输出成果：最终版合同文本、《条款沟通记录》（可在台账中备注）（五）最终审批操作内容：销售负责人将最终版合同、法务审核意见、条款沟通记录等材料提交至部门总监及分管副总审批；审批人重点审核合同金额是否在权限范围内、商业条款是否符合公司战略目标、风险是否可控；审批通过后，在《合同审批单》中签署意见；若审批不通过，退回销售部门重新修订。责任人：销售总监（王）、分管副总（赵）输出成果：《合同审批单》（签署版）（六）合同签署与归档操作内容：销售负责人根据审批结果，组织合同签署：客户签署：要求客户加盖公章（合同专用章）或法定代表人签字，核对印章与营业执照名称是否一致；我方签署：由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章，签署日期需与客户签署日期一致或晚于客户；签署完成后，扫描合同原件（含签署页），在合同管理系统中更新状态为“已签署”，并将纸质合同正本交至档案管理部门；档案管理员（刘*）在《合同台账》中登记归档日期、档案编号等信息，保证合同正本、电子版、审批单等资料完整对应。责任人：销售负责人（张）、档案管理员（刘）输出成果：已签署合同原件、归档记录、合同管理系统更新状态三、合同审核关键信息模板《合同台账》合同编号客户名称合同金额（元）合同类型销售负责人法务审核人审批状态签署日期归档日期备注XS2024-001XX科技有限公司500,000产品销售张*李*已签署2024-03-152024-03-1830%预付款XS2024-002YY贸易商行120,000服务销售张*李*审批中--含定制化培训《法务审核要点清单》审核模块核查要点审核结果（通过/需修改）说明（如需修改）主体资格客户营业执照是否在有效期内，经营范围是否匹配通过-价格条款单价、总价是否含税，是否明确发票类型需修改需补充“增值税专用发票，税率13%”交付条款交付时间、地点、验收标准是否明确通过-违约责任逾期付款违约金是否按日0.05%计算需修改建议调整为“按日0.03%，不超过合同总额10%”四、使用要点与风险提示（一）核心使用要点条款完整性：合同需包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、争议解决等），避免遗漏关键内容；版本一致性：保证客户与我方持有的合同文本为最终一致版本，防止“阴阳合同”或条款歧义；签署规范性：客户印章需清晰可辨，与名称完全一致；法定代表人签字需亲笔签署，不得代签（除非有合法授权委托书）；流程时效性：各环节审核需在规定时限内完成（如法务审核2个工作日），避免因流程延误影响客户交付。（二）常见风险提示主体风险：未核实客户营业执照、授权委托书等资质文件，可能导致合同无效或无法追责；条款风险：付款条件约定模糊（如“验收后付款”未明确验收时限）、违约责任不对等（如我方违约责任严苛、客户违约责任