合同审核与管理流程操作手册及模板集

合同审核与管理流程操作手册及模板集一、适用范围与行业背景本手册适用于企业内部各类合同（含采购、销售、服务、租赁、技术开发等）的全生命周期管理，涵盖合同从立项、起草、审核、签署到履行、归档的全流程规范。旨在通过标准化操作降低法律风险，保证合同条款合法、严谨，同时提升跨部门协作效率，保障企业合法权益。适用于业务部门、法务部门、财务部门、行政部门及相关协作人员，可根据企业规模与业务特性调整细节。二、标准化操作流程（一）合同立项与前期准备需求发起：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（模板1），明确合同标的、金额、履行期限、合作方基本信息等核心要素，经部门负责人*经理审批后启动流程。合作方资质核查：业务部门收集合作方主体资格证明（营业执照、资质证书等）、法定代表人证件号码明及授权委托书（如需），通过官方渠道核查其经营状态、涉诉记录及信用情况，保证合作方具备履约能力。合同起草：业务部门参照《合同模板集》（模板3-模板5）起草合同文本，条款需清晰、无歧义，包含标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决等必备内容。（二）多部门协同审核业务部门初审：部门负责人*经理核对合同内容与立项申请的一致性，重点审查业务可行性、条款完整性及双方权利义务对等性，签署“同意初审”意见后提交法务部门。法务部门合规审核：法务专员*对合同进行法律风险评估，包括：主体资格：合作方是否超越经营范围、存在法律限制（如失信被执行人）；条款合法性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，避免无效或可撤销条款；风险点提示：对管辖约定、不可抗力、知识产权等条款提出修改建议，形成《法务审核意见表》（模板2）。财务部门资金审核：财务主管*核查合同金额、支付方式、税费承担、发票开具等财务条款，保证资金安排符合企业预算及财务制度，避免资金风险。重大合同会签：金额超过XX万元或涉及核心业务的合同，需增加分管领导*总审批环节；各部门意见存在分歧时，由发起部门组织协调，达成一致后方可推进。（三）合同修改与定稿意见反馈与修订：业务部门根据法务、财务等部门审核意见，与合作方沟通修改合同文本，对无法达成一致的条款需在《合同变更记录表》（模板6）中详细说明原因及替代方案。最终确认：修订后的合同文本经各部门二次审核无误后，由业务部门负责人*经理签字标注“定稿”，明确版本号及生效日期，避免版本混乱。（四）签署与用印管理签署准备：定稿合同打印一式X份（根据合作方及存档需求确定），双方预留签字页，法定代表人或授权签字人需亲笔签字或加盖“签字章”，保证签署主体与合同主体一致。用印审批：业务部门填写《合同用印申请表》（模板7），附定稿合同及审核意见表，经法务专员复核、行政部*经理审批后，至印章保管部门加盖合同专用章（严禁以部门章代替）。签署与交付：双方同时签署合同，签署后X个工作日内，业务部门收回对方已签署的合同原件，按“正本归档、副本分发”原则：正本由行政部统一保管，副本抄送财务、法务、业务等部门。（五）履行跟踪与归档履行监控：业务部门建立《合同履行跟踪表》（模板8），定期记录履行进度（如交付验收、款项支付、服务完成情况），对逾期或违约行为及时预警并上报，采取催告、协商或法律措施。归档管理：合同履行完毕或终止后X个工作日内，业务部门将合同文本（含附件、变更协议、履行记录、验收凭证等）整理成册，移交档案管理员*归档。电子版同步录入企业合同管理系统，保证资料完整、可追溯，保存期限不少于合同履行期满后X年。三、常用合同模板集模板1：合同立项申请表项目名称合同编号发起部门经办人*合作方名称合同类型（采购/销售等）申请日期联系方式*合同标的数量/规模合同金额（大写）履行期限部门负责人意见签字：*经理日期：法务部门意见签字：*专员日期：财务部门意见签字：*主管日期：模板2：法务审核意见表合同编号审核日期审核人*审核模块合同条款原文审核意见主体资格法律合规性权利义务对等性风险提示审核结论□通过□修改后通过□不通过签字：*专员模板3：采购合同模板合同编号：[编号]甲方（采购方）：[企业名称]，法定代表人，统一社会信用代码乙方（供应商）：[企业名称]，法定代表人，统一社会信用代码第一条标的物：名称、规格型号、数量、单价、金额（详见附件《采购清单》）第二条质量标准：符合国家行业标准及双方约定，附《质量检测报告》第三条交付：时间、地点、方式，甲方验收标准第四条付款：XX%预付款（合同签订后X日内），XX%到货款（验收合格后X日内），XX%质保金（质期满后X日内）第五条违约责任：乙方逾期交付，每日按合同总额的0.1%支付违约金；甲方逾期付款，同比例承担违约模板4：服务合同模板合同编号：[编号]甲方（委托方）：[企业名称]，联系人*乙方（服务方）：[企业名称]，联系人*第一条服务内容：服务范围、具体要求、交付成果（附《服务方案》）第二条服务期限：XX年XX月XX日至XX年XX月XX日第三条服务费用：总金额XX元，支付方式（分期/一次性），开票信息第四条保密条款：双方对服务中获知的商业秘密、技术信息等承担保密义务，保密期限至合同终止后X年第五条合同解除：任一方违约，守约方可书面通知解除合同，违约方需赔偿实际损失模板5：租赁合同模板合同编号：[编号]出租方：[企业名称/个人*]，证件号码号*承租方：[企业名称/个人*]，证件号码号*第一条租赁物：地址、面积、用途（仅限XX用途），附《租赁物现状清单》第二条租金及押金：月租金XX元，支付方式（X月一付），押金XX元（退租时无息退还）第三条租赁期限：XX年XX月XX日至XX年XX月XX日，期满优先续租需提前X日书面通知第四条维修责任：出租方负责主体结构维修，承租方负责日常维护及损坏赔偿模板6：合同变更记录表原合同编号变更日期变更原因（如价格调整、scope变更）提出部门经办人*变更条款原内容修改后内容审核部门审核意见法务部门*财务部门*最终确认□同意变更□不同意变更签字：*经理日期：模板7：合同用印申请表合同编号用印份数用印类型（合同章/公章）申请部门经办人*用印事由附件清单定稿合同X份、审核意见表X份法务复核意见签字：*专员日期：行政审批签字：*经理日期：模板8：合同履行跟踪表合同编号履行节点计划日期实际日期负责人*履行情况（正常/异常）异常处理措施交付/服务启动阶段性验收款项支付合同终止四、关键风险控制与管理要点（一）主体资质审查企业合作方需核查营业执照（副本）、经营范围、行业资质（如食品经营许可证、建筑资质证书），保证其在有效期内且无经营异常、行政处罚记录；自然人合作方需核对证件号码原件，留存复印件，涉及代理的需提供授权委托书（载明代理权限、期限）。（二）条款严谨性把控金额、数量、时间等需明确具体数值，避免“约X万元”“X个工作日内左右”等模糊表述；违约责任需与违约行为对应，违约金比例一般不超过实际损失的30%，过高可能导致法院调整；争议解决优先约定仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖地），避免“由甲方所在地法院管辖”等单方不公平条款。（三）流程合规性要求严禁“先签后审”，所有合同必须完成审核流程并签署用印申请后方可盖章；合同修改需经双方书面确认（如签订《补充协议》），任何口头承诺不具法律效力；印章保管实行“专人专管、用印登记”，严禁在空白合同或空白纸张上加盖印章。（四）档案管理规范归档资料需包含：合同文本、附件、审核意见表、签署文件、履行记录、验收凭证等，按“一案一卷”整理；电子档案需定期备份（如每月一次），纸质档案存放在专用档案柜，防火、防潮、防虫蛀。（五）争议处理机制履行中发觉