合同条款审核及签订管理流程模板

合同条款审核及签订管理流程模板适用业务场景商品/服务采购合同（如原材料采购、外包服务、技术咨询等）；合作开发协议（如联合研发、项目共建等）；销售合同（如产品销售、渠道合作等）；劳动合同（适用于员工入职协议签订，需结合劳动法规调整）；其他需通过书面形式约定权利义务的商业合作场景。全流程操作步骤详解第一步：合同发起与材料准备责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部等）操作内容：明确合作需求：业务部门根据合作内容，梳理合同核心要素（如合作双方、标的物/服务内容、金额、履行期限、违约责任等），形成《合同需求清单》。起草合同草案：基于需求清单，参考企业标准合同模板或行业惯例起草合同条款，保证内容完整、表述清晰。收集附件材料：包括但不限于：合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）；与合同相关的技术附件、技术标准、验收标准等；前期沟通记录（如会议纪要、邮件往来）等。提交审核申请：将合同草案、附件材料及《合同需求清单》提交至法务部门进行初步审核。第二步：法务部门条款审核责任主体：法务部审核重点：合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规，是否存在无效或可撤销风险。合规性审核：确认合同内容是否符合企业内部管理制度（如采购流程、审批权限等）及行业监管要求。条款完整性审核：保证合同包含核心要素（当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等），避免遗漏关键条款。风险点提示：对潜在风险（如违约责任不对等、争议解决方式约定不明等）提出修改建议，并说明法律依据。输出结果：法务部出具《合同审核意见表》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并逐条标注修改意见。第三步：业务部门确认与修订责任主体：业务部门操作内容：接收审核意见：业务部门法务审核意见后，与法务部门沟通确认修改细节，对需调整条款进行修订。业务可行性复核：修订后的合同需再次确认业务条款（如价格、交付周期、服务范围等）是否满足合作需求，避免因法律修改导致业务目标无法实现。反馈修订结果：将最终修订版合同及《合同审核意见表》反馈至法务部门，确认无异议后进入下一环节。第四步：财务部门审核责任主体：财务部审核重点：金额准确性：核对合同金额、计价方式、支付条件（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）是否准确，是否符合企业财务预算。支付条款合规性：检查收款账户信息（对方账户名称、开户行、账号）是否与营业执照一致，避免支付风险。税费条款：确认税费承担方式（如含税价/不含税价）及发票类型（如增值税专用发票）是否符合财务规定。输出结果：财务部在《合同审核意见表》中签署审核意见，确认财务条款无异议后流转至审批环节。第五步：分级审批与签署授权责任主体：企业分管领导/总经理/董事会（根据合同金额及重要性确定审批层级）审批流程：分级标准示例（企业可根据自身规模调整）：金额≤10万元：部门负责人审批→分管领导审批；10万元＜金额≤50万元：部门负责人审批→分管领导审批→总经理审批；金额＞50万元：部门负责人审批→分管领导审批→总经理审批→董事会审批。审批内容：审核合同的业务必要性、经济效益、风险可控性，签署“同意签署”“修改后签署”或“不同意签署”的意见。签署授权：审批通过后，由法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》）代表企业签署合同。第六步：合同签订与归档管理责任主体：行政部/档案管理部门（牵头），业务部门、法务部配合操作内容：合同签署：双方需同时签署合同文本（至少一式两份，企业留存原件）；签署时需核对双方名称、签字/盖章是否清晰，法定代表人或授权委托人签字需与身份信息一致。合同分发：签署后，行政部将合同复印件分发至业务部门、财务部、法务部等相关部门，明确持有部门及用途。归档管理：行政部将合同原件、附件材料、审核审批文件、签署授权书等整理成册，建立《合同台账》（编号规则建议：年份-部门-序号，如“2024-采购-001”）；电子版合同同步存储至企业档案管理系统，保证信息安全及可追溯性；合同归档保存期限：一般合同不少于5年，重要合同（如重大资产购置、长期合作协议）不少于10年，法律法规另有规定的从其规定。配套工具表格模板表1：合同审核意见表合同名称合同编号发起部门发起日期审核环节□法务审核□财务审核审核人*某某审核项目审核内容审核意见修改建议合同主体双方资质、经营范围主体资格合法无核心条款标的、金额、履行期限条款完整补充“不可抗力”条款违约责任违约金比例、赔偿范围比例合理调整为“实际损失30%”争议解决仲裁/诉讼约定明确管辖法院约定“甲方所在地法院”审核结论□通过□修改后通过□不通过审核人签字日期表2：合同审批流程表流程节点责任部门/人完成时限审批意见合同发起业务部门--法务审核法务部*某某收到材料2个工作日内同意业务确认业务部门负责人*某某法务审核后1个工作日内同意财务审核财务部*某某业务确认后1个工作日内同意总经理审批总经理*某某财务审核后1个工作日内同意签署合同签署法定代表人/授权人审批通过后当日-表3：合同签订信息登记表合同编号签订日期合同名称合同类型□采购□销售□服务□其他甲方信息名称：统一社会信用代码：法定代表人：乙方信息名称：统一社会信用代码：法定代表人：合同金额（大写）（小写）履行期限自至核心条款摘要（如标的物、支付方式、违约责任等）归档编号持有部门□业务部□财务部□法务部备注关键风险提示与操作规范合同条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、时间等需明确具体数值；违约责任条款需对等，避免单方面加重己方责任；争议解决方式优先约定“协商”，协商不成可选择“甲方所在地法院诉讼”或双方认可的仲裁机构。审核责任划分：业务部门对合同内容的真实性、业务可行性负全责；法务部对条款合法性、合规性负审核责任；财务部对金额、支付条款的准确性负审核责任；审批人对合同整体风险负审批责任，严禁“走过场”审批。签署流程规范：严禁空白合同盖章或预先签署，需保证所有条款协商一致后再签署；授权委托签署需提供《授权委托书》，载明授权范围、权限及期限，超授权签署的合同无效。档案管理要求：合同原件需妥善保管，防止遗失、损毁或泄露；合同履行过程中，双方变更协议、补充协议需作为原合同附