费用报销申请单填写规范及审批流程

费用报销申请单填写规范及审批流程一、适用情形与背景在企业日常运营中，员工因公开展业务活动时，常需先行垫付与工作相关的必要支出（如差旅交通、业务招待、办公采购等）。为规范费用管理、保证支出合规、保障员工权益，特制定本费用报销申请单填写规范及审批流程，适用于所有需向公司申请报销因公支出的场景。无论是员工个人垫付的费用，还是部门统一结算后分摊的费用，均需通过此流程完成报销申请。二、操作流程详解（一）申请前准备确认费用合规性：明确费用需与工作直接相关，符合公司费用管理制度（如差旅住宿标准、招待费额度限制等），避免与个人消费混同。整理费用凭证：收集所有与费用相关的证明材料（如消费记录、合同、行程单等），保证凭证清晰、完整，能准确反映费用发生的时间、事由及金额。（二）填写申请单信息基础信息栏：申请人姓名、所属部门、员工编号、联系方式（填写常用办公电话，避免使用个人手机号）；申请日期：填写提交申请单的当日日期；费用所属月份：明确费用实际发生的月份，便于财务按月核算。费用明细栏：费用类型：根据实际支出选择（如“差旅费”“业务招待费”“办公费”“交通费”等）；发生日期：填写每笔费用的具体日期（精确到日）；金额：填写每笔费用的净金额（扣除预借款或补贴后的实报金额），大小写需一致；费用事由：简要说明费用产生的原因（如“赴XX地拜访客户”“部门季度工作会议采购物资”等），需清晰、具体，避免模糊表述（如“日常开销”）；证明材料名称：列出所附凭证的名称及数量（如“火车票1张”“会议通知1份”）。汇总信息栏：费用总金额：填写所有明细金额的合计数；预借款金额：若已申请过预借款，需填写实际预借金额，实报金额=总金额-预借款金额；本次申请报销金额：填写最终需公司支付的金额。（三）逐级提交审批部门负责人审核：申请人将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人*，负责人需核对费用事由与部门业务的关联性、金额是否符合部门预算，确认无误后签字并注明审核日期。分管领导审批：部门负责人审核通过后，提交至分管领导*，分管领导需从费用必要性、合规性及整体支出合理性角度进行审批，签字并注明日期。财务部复核：审批通过后，申请单及附件交至财务部，财务人员重点核对：凭证是否齐全、有效；金额计算是否准确；费用类型是否符合公司规定；审批流程是否完整。复核通过后，财务部在申请单上签字确认；若发觉问题，退回申请人补充材料或说明情况。（四）报销完成与归档款项支付：财务部复核无误后，按公司规定的付款方式（如银行转账）将报销款项支付至申请人指定账户，支付完成后在申请单上标注“已支付”及支付日期。资料归档：报销申请单及附件由财务部统一存档，保存期限不少于5年，以备后续查阅或审计。三、申请单模板样式费用报销申请单基础信息申请人姓名*员工编号所属部门*联系方式申请日期年月*日费用所属月份费用明细费用类型发生日期金额（元）费用事由证明材料名称及数量（如：差旅费）年月*日***（如：业务招待费）年月*日***（如：办公费）年月*日***费用汇总费用总金额（大写）*费用总金额（小写）*预借款金额*本次申请报销金额*审批意见部门负责人审核签字：*日期：年月*日分管领导审批签字：*日期：年月*日财务部复核签字：*日期：年月*日支付状态□未支付□已支付支付日期年月*日四、关键注意事项费用真实性：申请人须保证所有费用及凭证真实、准确，不得虚构或篡改费用信息，否则将承担相应责任。填写规范性：申请单所有栏目需完整填写，不得遗漏；事由描述需简明扼要，能清晰反映费用与工作的关联性。附件完整性：每笔费用均需附有效证明材料，无凭证的费用不予报销；凭证需保持清晰，关键信息（如日期、金额、事由）不得涂改。审批时效：费用需在发生后15个工作日内提交报销申请，逾