采购合同审批流程及条款标准化模板

采购合同审批流程及条款标准化模板一、适用场景与目标二、标准化操作流程1.采购需求确认与提报操作主体：使用部门（如生产部、行政部）操作内容：（1）使用部门根据业务需求（如生产计划、办公需求），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等关键信息；（2）部门负责人对需求的必要性、合理性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。输出文件：《采购需求申请表》（部门负责人签字版）2.供应商选择与比价操作主体：采购部操作内容：（1）采购部根据需求参数，通过合格供应商名录、公开招标、询价等方式筛选供应商，保证至少3家供应商参与比价（单一来源采购需提供书面说明）；（2）收集供应商的报价单、资质证明（如营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），编制《供应商比价分析表》，对比价格、质量、交付能力、售后服务等指标；（3）选择综合最优供应商，提交《供应商选择报告》至采购部负责人审核。输出文件：《供应商比价分析表》《供应商选择报告》（采购部负责人签字版）3.合同草拟与条款审核操作主体：采购部（主导）、法务部（审核）、财务部（审核）操作内容：（1）采购部根据双方确认的采购需求、供应商报价及谈判结果，参照本模板中的《合同条款标准化清单》草拟合同文本，明确双方权利义务、标的物信息、价格、交付、验收、付款、违约责任等核心条款；（2）法务部重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性及法律风险（如格式条款效力、争议解决方式、知识产权约定等），提出修改意见并反馈采购部；（3）财务部审核合同中的付款方式、税务条款、价格构成是否符合财务管理制度及预算要求，重点关注发票类型、付款节点与履约进度的匹配性；（4）采购部根据法务、财务意见修改合同，形成《合同评审记录表》，附修改说明后提交至相关部门会签。输出文件：合同草稿、《合同评审记录表》（法务、财务审核意见签字版）4.合同审批与签署操作主体：管理层（根据合同金额及权限划分）、采购部、供应商操作内容：（1）采购部将最终版合同及《合同评审记录表》提交至对应审批权限的管理层（如：金额≤5万元由采购总监审批，5万＜金额≤50万元由分管副总审批，金额＞50万元由总经理审批）；（2）管理层审批通过后，采购部与供应商就最终条款确认无误，安排双方法定代表人或授权代表签字并加盖合同专用章（或公章）；（3）签署后3个工作日内，采购部将合同原件分发至财务部、法务部、使用部门存档，并扫描电子版同步至OA系统。输出文件：合同签署原件（采购部、供应商各执X份，财务、法务、使用部门各执1份）、《合同签署登记表》5.合同履行与归档操作主体：使用部门、采购部、财务部操作内容：（1）使用部门按合同约定接收标的物，进行数量清点、质量检验，填写《验收单》并反馈采购部；（2）采购部跟踪供应商履约情况（如交付时间、售后服务等），若存在违约，及时启动争议解决程序；（3）财务部凭验收单、发票、合同复印件等办理付款手续，保证付款与履约进度一致；（4）合同履行完毕或终止后，采购部整理合同审批、签署、履行、验收、付款等全过程资料，形成《合同归档清单》，移交档案室统一保存（保存期限≥10年）。输出文件：《验收单》《付款审批单》《合同归档清单》三、核心模板与表格清单1.《采购需求申请表》序号采购物品/服务名称规格型号单位需求数量质量标准要求交付时间预算金额（元）需求部门部门负责人备注12.《供应商比价分析表》序号供应商名称报价（元）资质等级质量承诺交付周期（天）售后服务方案综合评分（100分）推荐意见13.《合同评审记录表》评审环节评审部门评审人评审意见修改说明签字日期法务审核财务审核采购确认4.《合同标准化条款清单（核心节选）》（1）合同主体甲方（采购方）：公司名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式乙方（供应商）：公司名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（2）采购标的名称、规格型号、品牌（若有）、数量、质量标准（需明确国家标准/行业标准/双方约定标准，附技术参数表）（3）价格与支付3.1合同总价：人民币（大写）______元（小写￥______），含增值税（税率X%）；3.2支付方式：□分期付款□验收后付款□其他（需明确支付节点、比例及账户信息）（4）交付与验收4.1交付时间：乙方应于______年______月______日前交付；4.2交付地点：甲方指定地点______；4.3验收标准：按本合同第2.2条约定的质量标准，甲方应在收到货物后______个工作日内完成验收，验收合格后签署《验收单》（5）违约责任5.1乙方逾期交付的，每逾期1日按合同总额的0.05%支付违约金，逾期超过15日，甲方有权解除合同；5.2甲方无正当理由拒收货物的，应向乙方支付合同总额10%的违约金；5.3质量不符合约定的，乙方应在甲方要求的期限内更换或退货，并承担由此造成的损失（6）争议解决因本合同引起的争议，双方应友好协商协商不成的，提交______仲裁委员会仲裁/甲方所在地人民法院诉讼5.《合同签署登记表》合同编号合同名称甲方签署人乙方签署人签署日期合同份数分发部门归档日期四、关键风险提示与操作要点1.合同条款合规性风险风险点：条款违反《民法典》《采购法》等法律法规，或存在无效格式条款；应对措施：法务部需对所有合同条款进行合法性审核，重点关注违约责任、争议解决、知识产权等高风险条款，避免使用“最终解释权归甲方所有”等模糊表述。2.供应商资质风险风险点：供应商缺乏相关资质或履约能力，导致货物/服务质量不达标；应对措施：采购部需严格审核供应商营业执照、生产许可证、3A信用等级等资质，必要时进行实地考察，对特种设备、食品等特殊行业供应商需提供行业准入许可。3.审批流程完整性风险风险点：未按权限审批或遗漏关键部门（如法务、财务）审核，导致合同存在漏洞；应对措施：严格执行“先评审后签署”原则，通过OA系统固化审批流程，保证每个环节责任人签字确认，禁止“先签后补”或越权审批。4.履约过程监控风险风险点：供应商未按合同约定交付或存在质量问题，未及时处理导致损失扩大；应对措施：使用部门需严格按标准验收，发觉问题24小时内反馈采购部；采购部建立履约跟踪台账，定期跟进供应商履约情