行政文件存档管理规范及操作手册

行政文件存档管理规范及操作手册一、总则（一）制定目的为规范公司行政文件存档管理工作，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高档案利用效率，防范信息丢失或泄密风险，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司各部门在行政活动中形成的各类纸质及电子文件的收集、整理、归档、保管、借阅及销毁等工作，包括但不限于：公司内部发文（通知、制度、会议纪要等）、外来文件（函件、合作单位函件等）、合同协议、人事档案（员工入职/离职材料、考核记录等）、财务相关凭证（报销单据、报表等）、项目文件（立项报告、验收材料等）及其他具有保存价值的行政资料。二、文件分类与编号规则（一）文件分类标准按部门分类：分为行政部、人力资源部、财务部、业务部、项目部等，以部门名称首字缩写标识（如行政部“XZ”、人力资源部“RL”）。按文件类型分类：每个部门下再分为“综合管理”（含部门发文、会议记录等）、“业务支撑”（含合同、项目资料等）、“人事管理”（含部门内部人事材料等）、“财务管理”（含部门财务凭证等）等二级类别，以两位数字标识（如综合管理“01”、业务支撑“02”）。（二）文件编号规则文件编号采用“部门缩写-二级类别-年份-流水号”格式，示例：行政部2024年第3份综合管理文件编号为：XZ-01-2024-003业务部2024年第1份合同协议编号为：YW-02-2024-001三、标准化操作流程（一）文件收集责任主体：各部门指定专人（如“部门档案员*”）负责本部门文件收集工作，行政部统筹协调。收集范围：本部门形成的正式发文（需加盖公章的最终版本）；外来收文（需注明接收日期及经手人）；已完成审批的合同、协议、项目资料；员工入职/离职手续、培训记录等人事材料；部门会议纪要（需参会人员签字确认）；其他具有保存价值的临时性文件（如重要通知、调研报告等）。收集频率：日常文件：每周五下班前完成本周文件收集；月度/季度文件：次月/次季度首周完成上月/上季度文件汇总；年度文件：次年1月完成上年度文件整理归档。（二）文件整理检查完整性：核对文件是否包含签批页、附件、签字等必要要素，缺失材料需及时补充（如合同缺少双方签字页，需联系业务人员补签）。去除冗余材料：删除文件草稿、重复复印页、无关便签等，仅保留最终有效版本。排序与装订：纸质文件：按“文件首页–附件-签批页”顺序排列，左侧装订（超过3页需用订书机或装订夹固定，避免散乱）；电子文件：按“文件名+日期”格式重命名（如“2024年部门年度总结-20240115.docx”），存储至指定电子档案文件夹（按部门及二级类别分类）。（三）文件分类与编号分类标注：在文件首页右上角用铅笔标注二级类别代码（如“01”代表综合管理），电子文件在文件夹名称中注明类别。编号填写：根据文件编号规则，在文件首页左上角填写完整编号，电子文件需在文件属性中添加“编号”字段。（四）登记建档纸质档案登记：填写《行政文件归档登记表》（详见附件1），逐项记录文件名称、编号、形成日期、页数、经手人、存放位置等信息，登记完成后由部门负责人审核签字。电子档案登记：将电子文件信息录入《电子档案管理台账》（详见附件2），包含文件名称、编号、存储路径、创建日期、负责人等，同时备份至公司服务器及移动硬盘（双备份保证安全）。（五）入库保管纸质档案存放：按编号顺序存入专用档案柜，档案柜标注“部门-类别”标签（如“行政部-综合管理01”）；档案柜放置于干燥、通风、避光的档案室，远离水源、易燃物及腐蚀性物品；定期检查档案柜防虫、防霉情况（每季度放置一次防虫药剂）。电子档案存储：服务器文件夹设置访问权限（仅部门负责人及档案员*可修改）；每月对电子档案进行增量备份，每季度进行全量备份，备份数据异地保存（如分公司服务器）。（六）借阅管理借阅申请：借阅人填写《行政文件借阅申请表》（详见附件3），注明文件名称、编号、借阅事由、预计归还日期，经部门负责人签字后提交至行政部。审批与登记：普通文件：由行政部专员*审批；涉密文件（如未公开合同、财务报表）：需经分管副总签字审批；审批通过后，借阅人在《文件借阅登记表》（详见附件4）中签字登记，领取纸质档案或获取电子档案访问权限。归还与核销：借阅期限：普通文件不超过7个工作日，涉密文件不超过3个工作日；归还时，档案管理员检查文件完整性（无涂改、无缺页），确认无误后登记归还日期，收回电子档案访问权限。四、常用表单模板附件1：行政文件归档登记表序号文件名称文件编号形成部门形成日期页数经手人存放位置（柜号/层号）备注12024年行政工作计划XZ-01-2024-001行政部2024-01-028张*档案柜-01-03含附件2份2与XX公司合作协议YW-02-2024-001业务部2024-01-1015李*档案柜-02-01正式签署版附件2：电子档案管理台账序号文件名称文件编号存储路径（服务器/盘符）创建日期负责人备份状态备注12024年部门年度总结.docxRL-01-2024-005D:\2024-01-20王*已备份含数据分析2项目验收报告.pdfXM-02-2024-002E:\2024-01-25赵*已备份客户签字版附件3：行政文件借阅申请表借阅人部门联系方式刘*财务部（内部短号）申请事由需查阅2023年第四季度费用报销凭证，用于年度审计文件名称2023年Q4费用报销汇总表文件编号CW-01-2023-015预计归还日期2024-02-20部门负责人签字日期：2024-02-15行政部审批意见审批人：*日期：2024-02-15附件4：文件借阅登记表序号借阅人部门文件名称文件编号借阅日期预计归还日期实际归还日期经手人备注1刘*财务部2023年Q4费用报销汇总表CW-01-2023-0152024-02-162024-02-202024-02-19陈*无损坏五、管理要点与注意事项（一）保密要求涉密文件（如未公开合同、人事任免文件、财务核心数据）需单独存放，借阅需经分管领导审批，严禁复印或外传；电子档案加密存储，密码由档案员*专人负责，每季度更换一次；档案室禁止无关人员进入，钥匙由行政部专员*保管，备用钥匙存放于保险柜（密码仅行政部负责人知晓）。（二）存放环境管理纸质档案室温度控制在18-22℃，湿度控制在45%-60%，配备温湿度计，每日记录；档案柜定期清洁（每月一次），避免灰尘堆积；电子档案存储设备远离磁场、强辐射环境。（三）定期检查与更新每季度对纸质档案进行清点，核对登记表与实际存放情况，缺失档案需追查原因并补充；每半年对电子档案进行备份有效性测试，保证备份数据可正常读取；年度档案需在次年3月前完成上年度文件归档工作，行政部组织各部门负责人联合检查。（四）责任划分部门档案员*负责本部门文件收集、整理的及时性与准确性，因漏归、错归导致文件丢失的，由部门负责人承担管理责任；档案管理员*负责档案保管、借阅登记的规范性，因保管不当导致文件损坏或泄密的，视情节轻重给予处罚；借阅人需妥善保管借阅文件，涂改、损坏或丢失的，按公司规定赔偿并追究责任。（五）档案销毁管理超过保存期限的档