2026年电气制造公司费用报销标准管理制度

2026年电气制造公司费用报销标准管理制度第一章总则第一条目的为规范公司费用报销管理，明确报销标准与流程，控制经营成本，防范报销风险，保障公司资金安全，提升费用使用效益，结合电气制造行业特点（含生产零星支出、研发费用、销售外勤费用、设备维修费用等场景），明确费用报销的范围、标准、审批权限及责任要求，实现费用报销标准化、规范化管理，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等国家法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、全资/控股子公司所有部门及全体员工的费用报销活动，涵盖差旅费、业务招待费、办公费、生产相关费用、研发费用、销售费用、设备维修费用、培训费等各类费用的报销管理。所有员工发生的可报销费用，均需按本制度执行，严禁违规报销。第三条基本原则合规性原则：报销费用需符合国家法律法规、行业规范及公司制度，报销单据真实合法，流程合规完整，杜绝虚假报销、违规报销。真实性原则：报销费用需真实发生，与公司经营活动直接相关，单据、凭证与实际支出一致，不得虚构支出、虚开发票。标准化原则：报销标准统一明确，按职级、费用类型制定差异化标准，严格按标准执行，超标准部分不予报销（特殊情况除外）。及时性原则：费用发生后需在规定时限内提交报销申请，逾期未报且无合理理由的，不予报销或按比例核减报销金额。勤俭节约原则：倡导合理开支，杜绝铺张浪费，优先选择性价比最优的支出方式，严控非必要费用支出。第二章组织架构与职责第四条组织架构公司财务部为费用报销管理归口部门，负责制定与修订报销标准、审核报销单据、核算报销金额、办理支付手续；各部门负责人为本科室费用报销第一责任人，负责审核本部门报销单据的真实性、合理性；审计部负责监督费用报销流程执行情况，核查违规报销行为；人力资源部配合提供员工职级信息，协助落实报销考核与责任追究。第五条各部门与人员职责财务部：牵头制定本制度及报销标准；审核报销单据的完整性、真实性、合规性，核查报销金额与标准的匹配度；办理报销款项支付与账务处理；定期汇总报销数据，分析费用支出情况；反馈报销审核中发现的问题，优化报销流程；拒绝违规报销申请，协助审计部核查虚假报销行为。各部门负责人：审核本部门员工提交的报销申请，确认费用支出与业务相关、单据真实、金额合规；监督本部门员工遵守报销制度，杜绝违规报销；对审核不严导致的违规报销承担连带责任。报销人：如实填报报销信息，提供真实、完整的报销单据；严格按报销标准归集费用，对超标准支出提前履行审批手续；及时提交报销申请，配合财务部审核，对审核疑问予以说明；对自身违规报销行为承担全部责任。审计部：定期开展费用报销专项监督检查，核查报销单据真实性、流程合规性；受理违规报销举报，开展核查处理；对报销管理中的漏洞提出整改建议，监督整改落实；追究违规报销相关责任人责任。人力资源部：提供员工职级、岗位信息，作为报销标准分级依据；将员工违规报销情况纳入绩效考核，配合落实奖惩措施。第三章报销范围与标准第六条差旅费报销标准交通费用：出差人员按职级选择交通方式，普通员工出差优先选择高铁二等座、动车二等座、汽车硬卧；部门主管及以上职级可选择高铁一等座、动车一等座，出差路程超过800公里可选择经济舱机票。交通费用凭正规票据报销，超标部分自理，特殊情况需提前向部门负责人申请，经审批后可报销。住宿费用：按出差城市级别设定标准，一线城市（直辖市、省会城市）普通员工住宿标准不超过300元/晚，部门主管及以上不超过500元/晚；二线及以下城市普通员工不超过200元/晚，部门主管及以上不超过350元/晚。多人同行可合住，住宿费用按人均标准报销，凭酒店正规发票报销，超标部分自理。伙食补贴：按出差天数计发，一线城市50元/天，二线及以下城市40元/天，凭餐饮票据报销或按标准定额补贴，两者择一执行，不得重复报销。市内交通补贴：出差期间市内交通费用按30元/天定额补贴，凭交通票据报销或按标准计发，特殊情况（如紧急公务打车）可单独报销，需注明事由。第七条业务招待费报销标准报销范围：因业务需要招待客户、合作伙伴产生的餐饮费、礼品费、接待费等，需与业务直接相关，提前履行审批手续。餐饮招待标准：按接待对象层级设定，接待普通客户人均不超过150元，接待重要客户人均不超过300元，单次招待费用超过2000元的，需提前报总经理审批。餐饮费用凭正规餐饮发票报销，注明接待对象、事由、参与人数。礼品费用：赠送客户礼品需符合商务礼仪，单次礼品费用人均不超过500元，全年累计赠送同一客户礼品费用不超过2000元，凭礼品采购正规发票报销，注明礼品名称、接收对象、事由。第八条办公费报销标准报销范围：公司日常办公所需的办公用品（笔墨、纸张、文件夹等）、办公设备耗材（打印机硒鼓、墨盒等）、办公软件订阅费、水电费、物业费等。报销标准：办公用品实行定额管理，各部门按员工人数核定月度办公经费，人均每月不超过50元，超定额部分需提交申请，经财务部审核、分管副总审批后可报销。办公设备耗材按实际需求采购报销，优先选择性价比最优的产品，单笔采购费用超过1000元的，需履行比价流程。水电费、物业费按实际发生金额凭正规票据报销。第九条生产相关费用报销标准报销范围：生产过程中产生的零星原材料采购费、辅助材料费、生产工具维修费、车间小额设备配件费等，需与生产活动直接相关。报销标准：单笔零星采购费用不超过5000元的，凭采购发票、入库单报销；超过5000元的，需签订采购合同，按合同约定报销。生产工具维修、设备配件费用凭维修清单、正规发票报销，维修费用超过2000元的，需提前报生产部负责人审批。第十条研发费用报销标准报销范围：研发项目开展过程中产生的研发材料采购费、实验设备租赁费、检测费、研发人员差旅费等，需纳入研发项目预算。报销标准：研发材料采购按项目预算报销，凭采购发票、入库单、项目领用单报销；实验设备租赁凭租赁合同、正规发票报销；检测费凭检测机构出具的正规发票、检测报告报销；研发人员差旅费按本制度第六条差旅费标准报销，注明研发项目名称。第十一条其他费用报销标准设备维修费用：生产设备、办公设备维修费用凭维修合同、维修清单、正规发票报销，单笔维修费用超过5000元的，需经生产部或行政部审核、分管副总审批；超过20000元的，需报总经理审批。培训费：员工参加专业技能培训、行业培训产生的学费、差旅费等，凭培训通知、缴费发票报销，单次培训费用超过3000元的，需提前报人力资源部审核、分管副总审批。销售费用：销售过程中产生的客户开发费、展会费、宣传物料费等，凭正规票据报销，展会费、大额宣传物料费需按预算执行，超过预算部分需履行审批手续。第四章报销流程与审批权限第十二条报销流程报销申请：费用发生后，报销人需在15个工作日内整理报销单据（发票、收据、清单、合同等），如实填写《费用报销单》，注明费用类型、支出事由、金额、发生时间等信息，附相关单据提交部门负责人审核。部门审核：部门负责人在3个工作日内审核报销单据的真实性、合理性，确认费用与业务相关、单据完整，审核通过后签字提交财务部。财务审核：财务部在3个工作日内审核报销单据的合规性、完整性，核查报销金额与标准的匹配度，对不符合要求的报销申请，退回报销人补充完善；审核通过后提交对应权限审批人审批。审批支付：审批人在3个工作日内完成审批，审批通过后，财务部在5个工作日内办理报销支付手续，将款项支付至报销人指定银行账户；审批未通过的，退回财务部，由财务部反馈报销人并说明理由。档案归档：财务部完成支付后，将报销单据、《费用报销单》等资料整理归档，保存期限不少于5年，确保报销全程可追溯。第十三条审批权限单笔报销金额5000元以下：由部门负责人审核、财务部复核后，报分管副总审批。单笔报销金额5000元（含）-20000元：经部门负责人、分管副总审核后，报总经理审批。单笔报销金额20000元（含）以上：经部门负责人、分管副总、总经理审核后，报公司董事会审批（如有）。特殊费用报销（如超标准支出、紧急支出）：需提交《特殊费用报销申请单》，注明事由、金额、超标准原因，经部门负责人、分管副总审核后，报总经理审批，方可按流程报销。第五章报销单据要求与禁忌第十四条报销单据要求发票需为国家税务部门认可的正规发票，发票抬头、纳税人识别号、项目名称、金额、日期等信息完整准确，加盖开票单位公章或发票专用章，字迹清晰可辨，不得涂改、伪造。报销单据需与费用支出一致，如餐饮费需附消费明细，采购费用需附采购清单、入库单，差旅费需附行程单（机票、高铁票等），维修费用需附维修清单。报销单据需按费用类型分类整理，粘贴整齐，标注单据张数、总金额，便于审核查阅；电子发票需打印纸质版，附电子发票归档凭证，确保可查验。第十五条报销禁忌严禁报销与公司经营活动无关的费用（如个人消费、家庭支出等）。严禁使用虚假发票、过期发票、作废发票报销，严禁虚开发票、虚构支出。严禁超标准报销费用，未履行特殊审批手续的超标准部分，不予报销。严禁拆分费用报销，规避审批权限；严禁逾期报销（超过15个工作日且无合理理由）。严禁报销法律法规禁止支出的费用（如礼金、贿赂支出等）。第六章监督检查与责任追究第十六条监督检查日常监督：财务部在报销审核过程中，严格核查单据真实性、流程合规性，对疑似违规报销行为及时核查，上报审计部。专项检查：审计部每季度组织一次费用报销专项检查，随机抽查报销单据、核查报销流程，重点排查虚假报销、违规报销行为，形成专项检查报告，上报公司管理层。举报核查：设立违规报销举报渠道，接受员工、外部人员举报，审计部对举报事项及时核查，核查结果严格保密，对实名举报属实的，给予适当奖励。第十七条责任追究报销人违规：虚假报销、虚开发票、超标准报销且未履行审批手续的，追回违规报销款项，扣除当月绩效工资20%-50%；情节严重的（单笔违规金额超过1000元），予以通报批评、降职或开除处分；涉嫌违法的，依法移交相关部门处理。部门负责人违规：审核不严导致下属员工违规报销的，扣除当月绩效工资10%-30%；多次出现违规报销且未整改的，予以通报批评、降职处分；参与或包庇违规报销的，按报销人违规同等标准处罚。财务人员违规：未按制度审核报销单据，导致违规报销款项支付的，扣除当月绩效工资20%-40%；包庇违规报销、串通造假的，予以开除处分；涉嫌违法的，依法移交相关部门处理。其他相关