学校综合办公室综合事务规程

学校综合办公室综合事务规程一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心协调部门，负责处理各类综合性事务，确保学校行政工作高效、有序进行。本规程旨在明确综合办公室的职责范围、工作流程及操作规范，提升工作效率和服务质量。

二、主要职责

综合办公室的主要职责涵盖日常行政事务、信息管理、后勤保障及内外联络等方面，具体包括：

（一）日常行政事务管理

1.负责学校各类会议的筹备、组织与记录工作。

2.管理办公用品、耗材的采购、分发及库存维护。

3.处理学校印章的使用与管理，确保合规用印。

4.负责文件收发、归档及电子文档的备份与整理。

（二）信息管理与服务

1.维护学校官网、公众号等宣传平台的信息更新。

2.收集、整理并传达学校各部门的行政通知与公告。

3.提供咨询服务，解答师生关于行政流程的疑问。

（三）后勤保障支持

1.协调校园环境维护、安保及卫生保洁工作。

2.负责会议室、多功能厅等公共设施的预定与管理。

3.处理师生关于后勤服务的报修与投诉。

（四）内外联络协调

1.负责与上级单位、兄弟院校及社会机构的联络与沟通。

2.组织接待来访人员，安排相关活动。

3.协调校内各部门之间的工作对接。

三、工作流程与规范

综合办公室的工作流程遵循高效、规范、透明的原则，具体操作如下：

（一）文件处理流程

1.收文登记：对收到的文件进行编号、登记，并按部门分送。

2.处理反馈：各部门需在规定时限内（如2个工作日）处理文件，并反馈结果。

3.归档保存：重要文件需双备份，纸质版存档于档案室，电子版存档于指定服务器。

（二）会议组织流程

1.会议预告：提前3日发布会议通知，明确时间、地点及参会人员。

2.会前准备：检查会议室设备，准备会议材料，并安排签到。

3.会后跟进：整理会议纪要，分发给参会人员，并跟踪决议落实情况。

（三）印章使用规范

1.用印申请：需填写《用印申请单》，经部门负责人签字确认。

2.用印审批：综合办公室负责人审核申请，必要时报主管领导批准。

3.用印记录：每次用印需记录用印时间、事由及保管人。

（四）办公用品管理

1.采购申请：根据库存情况，每月提交采购计划，经审批后执行。

2.分发流程：采购到货后，进行验收、入库，并按需分发至各部门。

3.废弃处理：闲置或损坏的办公用品需按流程报废，并记录存档。

四、监督与改进

为确保规程的有效执行，综合办公室建立以下监督与改进机制：

（一）定期检查

1.每月对文件管理、印章使用等情况进行自查，形成检查报告。

2.每季度组织工作总结会，分析问题并制定改进措施。

（二）反馈机制

1.设立意见箱或线上反馈渠道，收集师生对办公室工作的建议。

2.对合理化建议进行评估，并纳入后续工作优化方案。

（三）培训与提升

1.每半年开展业务培训，提升员工对工作流程的熟练度。

2.邀请外部专家进行指导，学习先进的管理经验。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心协调部门，负责处理各类综合性事务，确保学校行政工作高效、有序进行。本规程旨在明确综合办公室的职责范围、工作流程及操作规范，提升工作效率和服务质量。

二、主要职责

综合办公室的主要职责涵盖日常行政事务、信息管理、后勤保障及内外联络等方面，具体包括：

（一）日常行政事务管理

1.负责学校各类会议的筹备、组织与记录工作。

（1）会议筹备：提前制定会议方案，包括会议主题、议程、参会人员名单及时间地点安排。联系并确认会议室，检查设备（如投影仪、音响）是否正常工作。准备会议所需资料，如报告、表格等，并提前分发给参会人员。

（2）会议组织：会议开始前1小时，安排工作人员进行签到引导，确保参会人员准时到位。会议期间，安排专人负责记录会议内容，包括主要发言、决议事项及后续跟进人。

（3）会议记录整理：会后2个工作日内，完成会议纪要的整理，内容需包括会议时间、地点、参会人员、缺席人员、主要讨论内容及决议事项，经部门负责人审核后分发给相关人员。

2.管理办公用品、耗材的采购、分发及库存维护。

（1）采购流程：每月25日，根据各部门提交的办公用品需求清单及库存情况，编制采购计划。计划需列明物品名称、规格、数量及预算，经主管领导审批后执行。采购前，需对供应商进行资质审核，选择性价比高的产品。货物到货后，安排专人验收，核对数量、规格是否与订单一致，并检查产品质量。

（2）入库管理：验收合格的办公用品，需及时登记入库，录入库存管理系统，并粘贴标签。分类存放，如笔类、纸类、办公设备等，确保取用方便。

（3）分发流程：各部门需填写《办公用品领用单》，注明所需物品及数量，经部门负责人签字后，由综合办公室进行分发。分发后，需在领用单上签字确认，并更新库存记录。

（4）库存盘点：每季度末，进行一次全面库存盘点，核对实物与系统记录是否一致。对差异情况进行调查，并调整库存数据。对过期或损坏的物品，按规定进行报废处理。

3.处理学校印章的使用与管理，确保合规用印。

（1）用印申请：需用印的部门或个人，需填写《用印申请单》，详细列明用印事由、附件内容、用印日期等，并由部门负责人签字确认。紧急用印需经主管领导特批。

（2）用印审批：综合办公室负责人对申请单进行审核，确认事由合规、附件齐全后，方可用印。重要文件用印需报主管领导最终审批。

（3）用印登记：每次用印后，需在《印章使用登记簿》上详细记录用印时间、事由、用印人、审批人等信息，并由保管人签字确认。

（4）印章保管：印章需由专人保管，存放在保险柜内。非工作时间需锁入抽屉，并确保锁具完好。保管人需定期检查印章状态，如有磨损或异常，及时上报并申请更换。

4.负责文件收发、归档及电子文档的备份与整理。

（1）收文登记：收到文件后，需在《收文登记簿》上详细记录文件名称、来源、日期、份数等信息，并立即通知相关收件人。紧急文件需优先处理。

（2）文件传阅：文件需按部门进行传阅，传阅人需在文件首页签字确认。传阅过程中，需确保文件完整，不得遗失或涂改。传阅完毕后，及时收回并归档。

（3）电子文档管理：电子文档需统一存储在指定服务器或云存储中，并设置访问权限。定期对电子文档进行备份，备份频率为每周一次。重要文档需双备份，存放在不同物理位置。

（4）纸质文档归档：纸质文档需按年度、类别进行分类整理，并编号存档。档案柜需保持整洁，并做好防潮、防火措施。档案借阅需填写《档案借阅申请单》，经部门负责人批准后执行。

（二）信息管理与服务

1.维护学校官网、公众号等宣传平台的信息更新。

（1）信息审核：各部门需提前提交需发布的稿件，内容需真实、准确、无错别字。综合办公室对稿件进行审核，确保符合发布要求。

（2）信息发布：审核通过的稿件，需在规定时间内发布到官网或公众号。发布前，需确认链接或二维码无误。

（3）信息维护：定期检查网站和公众号的运行状态，确保页面正常显示，无错误提示。及时更新版权信息，确保内容合法合规。

2.收集、整理并传达学校各部门的行政通知与公告。

（1）通知发布：各部门需提前将通知内容报送综合办公室，由综合办公室统一审核、排版并发布。通知需包含发布部门、发布日期、有效期限等信息。

（2）通知传达：通过学校官网、公告栏、内部邮件等多种渠道发布通知，确保信息覆盖所有师生。

（3）通知反馈：重要通知需收集反馈意见，了解师生是否知晓及执行情况。对未执行的通知，需分析原因并采取补救措施。

3.提供咨询服务，解答师生关于行政流程的疑问。

（1）咨询服务渠道：设立咨询电话、邮箱及在线客服，确保师生可随时咨询。

（2）常见问题解答：整理常见问题及解答，制作成FAQ文档，方便师生查阅。

（3）咨询记录：详细记录每次咨询内容、解答情况及联系方式，定期分析咨询热点，优化服务流程。

（三）后勤保障支持

1.协调校园环境维护、安保及卫生保洁工作。

（1）环境维护：定期检查校园绿化、道路、设施等，发现问题及时报修。

（2）安保协调：与安保部门保持沟通，确保校园安全有序。

（3）卫生保洁：监督保洁公司的工作质量，确保校园环境卫生。

2.负责会议室、多功能厅等公共设施的预定与管理。

（1）预定流程：各部门需提前3个工作日提交会议室预定申请，注明预定时间、时长、人数及所需设备。综合办公室统一安排并确认。

（2）设备管理：定期检查会议室设备，确保正常使用。安排专人负责设备的维护和保养。

（3）使用规范：制定会议室使用规范，提醒使用者保持整洁，爱护设备。

3.处理师生关于后勤服务的报修与投诉。

（1）报修登记：设立报修登记簿，详细记录报修内容、时间、地点及联系方式。

（2）报修处理：根据报修内容，分类处理。如属维修范围，及时联系维修人员；如属投诉，安抚情绪并调查处理。

（3）反馈机制：报修处理完毕后，需及时反馈给报修人，并收集满意度评价。

（四）内外联络协调

1.负责与上级单位、兄弟院校及社会机构的联络与沟通。

（1）联络计划：根据学校工作安排，制定联络计划，明确联络对象、时间及内容。

（2）联络记录：详细记录每次联络内容、结果及后续跟进事项。

（3）关系维护：保持与各单位的良好关系，为学校争取更多资源和支持。

2.组织接待来访人员，安排相关活动。

（1）接待准备：提前了解来访人员信息，准备接待方案，包括接待人员、行程安排、住宿餐饮等。

（2）接待实施：安排专人负责接待，确保来访人员顺利参观、交流。

（3）活动安排：根据学校安排，组织相关活动，如座谈会、参观考察等。

3.协调校内各部门之间的工作对接。

（1）信息共享：建立信息共享机制，确保各部门及时了解相关工作进展。

（2）会议协调：组织协调会议，解决跨部门问题。

（3）联合行动：协调各部门联合开展活动，确保工作协同推进。

三、工作流程与规范

综合办公室的工作流程遵循高效、规范、透明的原则，具体操作如下：

（一）文件处理流程

1.收文登记：对收到的文件进行编号、登记，并按部门分送。

（1）编号规则：文件编号需包含年份、部门代号、序号等信息，如“2023-综合办-001”。

（2）分送范围：根据文件内容，确定分送部门，并在登记簿上注明。

2.处理反馈：各部门需在规定时限内（如2个工作日）处理文件，并反馈结果。

（1）反馈方式：可通过邮件、纸质回执等方式反馈处理结果。

（2）逾期处理：对逾期未反馈的部门，需进行催办，并了解原因。

3.归档保存：重要文件需双备份，纸质版存档于档案室，电子版存档于指定服务器。

（1）纸质档案：按年度、类别进行分类整理，并编号存档。

（2）电子档案：统一存储在指定服务器或云存储中，并设置访问权限。

（二）会议组织流程

1.会议预告：提前3日发布会议通知，明确时间、地点及参会人员。

（1）通知内容：需包括会议主题、议程、参会人员名单、时间地点等。

（2）通知方式：通过学校官网、内部邮件、公告栏等多种渠道发布。

2.会前准备：检查会议室设备，准备会议材料，并安排签到。

（1）设备检查：确保投影仪、音响、麦克风等设备正常工作。

（2）材料准备：提前准备好会议所需的报告、表格等资料。

（3）签到安排：安排专人负责签到，并收集参会人员信息。

3.会后跟进：整理会议纪要，分发给参会人员，并跟踪决议落实情况。

（1）会议纪要：需包括会议时间、地点、参会人员、缺席人员、主要讨论内容及决议事项。

（2）决议跟踪：对会议决议，需明确责任人和完成时限，并定期跟进。

（三）印章使用规范

1.用印申请：需填写《用印申请单》，经部门负责人签字确认。

（1）申请内容：需包括用印事由、附件内容、用印日期等。

（2）负责人签字：部门负责人需认真审核，并签字确认。

2.用印审批：综合办公室负责人审核申请，必要时报主管领导批准。

（1）审核内容：确认事由合规、附件齐全。

（2）审批权限：重要文件用印需报主管领导最终审批。

3.用印记录：每次用印需记录用印时间、事由及保管人。

（1）记录内容：需详细记录用印时间、事由、用印人、审批人、保管人等信息。

（2）记录方式：在《印章使用登记簿》上详细记录。

（四）办公用品管理

1.采购申请：根据库存情况，每月提交采购计划，经审批后执行。

（1）采购计划：需列明物品名称、规格、数量及预算。

（2）审批流程：经主管领导审批后执行。

2.分发流程：采购到货后，进行验收、入库，并按需分发至各部门。

（1）验收流程：核对数量、规格是否与订单一致，并检查产品质量。

（2）入库管理：录入库存管理系统，并粘贴标签。

（3）分发流程：各部门需填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字后，由综合办公室进行分发。

3.库存盘点：每季度末，进行一次全面库存盘点，核对实物与系统记录是否一致。

（1）盘点流程：按类别、按区域进行盘点，确保无误。

（2）差异处理：对差异情况进行调查，并调整库存数据。

（3）报废处理：对过期或损坏的物品，按规定进行报废处理。

四、监督与改进

为确保规程的有效执行，综合办公室建立以下监督与改进机制：

（一）定期检查

1.每月对文件管理、印章使用等情况进行自查，形成检查报告。

（1）检查内容：文件收发、归档、印章使用等情况。

（2）检查方式：实地检查、查阅记录等。

2.每季度组织工作总结会，分析问题并制定改进措施。

（1）总结内容：本季度工作完成情况、存在问题及改进措施。

（2）改进措施：针对存在问题，制定具体的改进措施，并落实到人。

（二）反馈机制

1.设立意见箱或线上反馈渠道，收集师生对办公室工作的建议。

（1）意见箱：设在办公区域，方便师生提出建议。

（2）线上反馈：通过学校官网、内部邮件等方式收集建议。

2.对合理化建议进行评估，并纳入后续工作优化方案。

（1）评估流程：对收集到的建议进行分类、评估，确定可行性。

（2）优化方案：将可行的建议纳入后续工作优化方案，并落实到人。

（三）培训与提升

1.每半年开展业务培训，提升员工对工作流程的熟练度。

（1）培训内容：文件管理、印章使用、会议组织等。

（2）培训方式：内部讲师授课、案例分析等。

2.邀请外部专家进行指导，学习先进的管理经验。

（1）专家选择：选择在行政管理方面有丰富经验的专家。

（2）学习内容：学习先进的管理理念和方法。

（3）应用实践：将学习到的知识应用到实际工作中，并进行总结提炼。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心协调部门，负责处理各类综合性事务，确保学校行政工作高效、有序进行。本规程旨在明确综合办公室的职责范围、工作流程及操作规范，提升工作效率和服务质量。

二、主要职责

综合办公室的主要职责涵盖日常行政事务、信息管理、后勤保障及内外联络等方面，具体包括：

（一）日常行政事务管理

1.负责学校各类会议的筹备、组织与记录工作。

2.管理办公用品、耗材的采购、分发及库存维护。

3.处理学校印章的使用与管理，确保合规用印。

4.负责文件收发、归档及电子文档的备份与整理。

（二）信息管理与服务

1.维护学校官网、公众号等宣传平台的信息更新。

2.收集、整理并传达学校各部门的行政通知与公告。

3.提供咨询服务，解答师生关于行政流程的疑问。

（三）后勤保障支持

1.协调校园环境维护、安保及卫生保洁工作。

2.负责会议室、多功能厅等公共设施的预定与管理。

3.处理师生关于后勤服务的报修与投诉。

（四）内外联络协调

1.负责与上级单位、兄弟院校及社会机构的联络与沟通。

2.组织接待来访人员，安排相关活动。

3.协调校内各部门之间的工作对接。

三、工作流程与规范

综合办公室的工作流程遵循高效、规范、透明的原则，具体操作如下：

（一）文件处理流程

1.收文登记：对收到的文件进行编号、登记，并按部门分送。

2.处理反馈：各部门需在规定时限内（如2个工作日）处理文件，并反馈结果。

3.归档保存：重要文件需双备份，纸质版存档于档案室，电子版存档于指定服务器。

（二）会议组织流程

1.会议预告：提前3日发布会议通知，明确时间、地点及参会人员。

2.会前准备：检查会议室设备，准备会议材料，并安排签到。

3.会后跟进：整理会议纪要，分发给参会人员，并跟踪决议落实情况。

（三）印章使用规范

1.用印申请：需填写《用印申请单》，经部门负责人签字确认。

2.用印审批：综合办公室负责人审核申请，必要时报主管领导批准。

3.用印记录：每次用印需记录用印时间、事由及保管人。

（四）办公用品管理

1.采购申请：根据库存情况，每月提交采购计划，经审批后执行。

2.分发流程：采购到货后，进行验收、入库，并按需分发至各部门。

3.废弃处理：闲置或损坏的办公用品需按流程报废，并记录存档。

四、监督与改进

为确保规程的有效执行，综合办公室建立以下监督与改进机制：

（一）定期检查

1.每月对文件管理、印章使用等情况进行自查，形成检查报告。

2.每季度组织工作总结会，分析问题并制定改进措施。

（二）反馈机制

1.设立意见箱或线上反馈渠道，收集师生对办公室工作的建议。

2.对合理化建议进行评估，并纳入后续工作优化方案。

（三）培训与提升

1.每半年开展业务培训，提升员工对工作流程的熟练度。

2.邀请外部专家进行指导，学习先进的管理经验。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心协调部门，负责处理各类综合性事务，确保学校行政工作高效、有序进行。本规程旨在明确综合办公室的职责范围、工作流程及操作规范，提升工作效率和服务质量。

二、主要职责

综合办公室的主要职责涵盖日常行政事务、信息管理、后勤保障及内外联络等方面，具体包括：

（一）日常行政事务管理

1.负责学校各类会议的筹备、组织与记录工作。

（1）会议筹备：提前制定会议方案，包括会议主题、议程、参会人员名单及时间地点安排。联系并确认会议室，检查设备（如投影仪、音响）是否正常工作。准备会议所需资料，如报告、表格等，并提前分发给参会人员。

（2）会议组织：会议开始前1小时，安排工作人员进行签到引导，确保参会人员准时到位。会议期间，安排专人负责记录会议内容，包括主要发言、决议事项及后续跟进人。

（3）会议记录整理：会后2个工作日内，完成会议纪要的整理，内容需包括会议时间、地点、参会人员、缺席人员、主要讨论内容及决议事项，经部门负责人审核后分发给相关人员。

2.管理办公用品、耗材的采购、分发及库存维护。

（1）采购流程：每月25日，根据各部门提交的办公用品需求清单及库存情况，编制采购计划。计划需列明物品名称、规格、数量及预算，经主管领导审批后执行。采购前，需对供应商进行资质审核，选择性价比高的产品。货物到货后，安排专人验收，核对数量、规格是否与订单一致，并检查产品质量。

（2）入库管理：验收合格的办公用品，需及时登记入库，录入库存管理系统，并粘贴标签。分类存放，如笔类、纸类、办公设备等，确保取用方便。

（3）分发流程：各部门需填写《办公用品领用单》，注明所需物品及数量，经部门负责人签字后，由综合办公室进行分发。分发后，需在领用单上签字确认，并更新库存记录。

（4）库存盘点：每季度末，进行一次全面库存盘点，核对实物与系统记录是否一致。对差异情况进行调查，并调整库存数据。对过期或损坏的物品，按规定进行报废处理。

3.处理学校印章的使用与管理，确保合规用印。

（1）用印申请：需用印的部门或个人，需填写《用印申请单》，详细列明用印事由、附件内容、用印日期等，并由部门负责人签字确认。紧急用印需经主管领导特批。

（2）用印审批：综合办公室负责人对申请单进行审核，确认事由合规、附件齐全后，方可用印。重要文件用印需报主管领导最终审批。

（3）用印登记：每次用印后，需在《印章使用登记簿》上详细记录用印时间、事由、用印人、审批人等信息，并由保管人签字确认。

（4）印章保管：印章需由专人保管，存放在保险柜内。非工作时间需锁入抽屉，并确保锁具完好。保管人需定期检查印章状态，如有磨损或异常，及时上报并申请更换。

4.负责文件收发、归档及电子文档的备份与整理。

（1）收文登记：收到文件后，需在《收文登记簿》上详细记录文件名称、来源、日期、份数等信息，并立即通知相关收件人。紧急文件需优先处理。

（2）文件传阅：文件需按部门进行传阅，传阅人需在文件首页签字确认。传阅过程中，需确保文件完整，不得遗失或涂改。传阅完毕后，及时收回并归档。

（3）电子文档管理：电子文档需统一存储在指定服务器或云存储中，并设置访问权限。定期对电子文档进行备份，备份频率为每周一次。重要文档需双备份，存放在不同物理位置。

（4）纸质文档归档：纸质文档需按年度、类别进行分类整理，并编号存档。档案柜需保持整洁，并做好防潮、防火措施。档案借阅需填写《档案借阅申请单》，经部门负责人批准后执行。

（二）信息管理与服务

1.维护学校官网、公众号等宣传平台的信息更新。

（1）信息审核：各部门需提前提交需发布的稿件，内容需真实、准确、无错别字。综合办公室对稿件进行审核，确保符合发布要求。

（2）信息发布：审核通过的稿件，需在规定时间内发布到官网或公众号。发布前，需确认链接或二维码无误。

（3）信息维护：定期检查网站和公众号的运行状态，确保页面正常显示，无错误提示。及时更新版权信息，确保内容合法合规。

2.收集、整理并传达学校各部门的行政通知与公告。

（1）通知发布：各部门需提前将通知内容报送综合办公室，由综合办公室统一审核、排版并发布。通知需包含发布部门、发布日期、有效期限等信息。

（2）通知传达：通过学校官网、公告栏、内部邮件等多种渠道发布通知，确保信息覆盖所有师生。

（3）通知反馈：重要通知需收集反馈意见，了解师生是否知晓及执行情况。对未执行的通知，需分析原因并采取补救措施。

3.提供咨询服务，解答师生关于行政流程的疑问。

（1）咨询服务渠道：设立咨询电话、邮箱及在线客服，确保师生可随时咨询。

（2）常见问题解答：整理常见问题及解答，制作成FAQ文档，方便师生查阅。

（3）咨询记录：详细记录每次咨询内容、解答情况及联系方式，定期分析咨询热点，优化服务流程。

（三）后勤保障支持

1.协调校园环境维护、安保及卫生保洁工作。

（1）环境维护：定期检查校园绿化、道路、设施等，发现问题及时报修。

（2）安保协调：与安保部门保持沟通，确保校园安全有序。

（3）卫生保洁：监督保洁公司的工作质量，确保校园环境卫生。

2.负责会议室、多功能厅等公共设施的预定与管理。

（1）预定流程：各部门需提前3个工作日提交会议室预定申请，注明预定时间、时长、人数及所需设备。综合办公室统一安排并确认。

（2）设备管理：定期检查会议室设备，确保正常使用。安排专人负责设备的维护和保养。

（3）使用规范：制定会议室使用规范，提醒使用者保持整洁，爱护设备。

3.处理师生关于后勤服务的报修与投诉。

（1）报修登记：设立报修登记簿，详细记录报修内容、时间、地点及联系方式。

（2）报修处理：根据报修内容，分类处理。如属维修范围，及时联系维修人员；如属投诉，安抚情绪并调查处理。

（3）反馈机制：报修处理完毕后，需及时反馈给报修人，并收集满意度评价。

（四）内外联络协调

1.负责与上级单位、兄弟院校及社会机构的联络与沟通。

（1）联络计划：根据学校工作安排，制定联络计划，明确联络对象、时间及内容。

（2）联络记录：详细记录每次联络内容、结果及后续跟进事项。

（3）关系维护：保持与各单位的良好关系，为学校争取更多资源和支持。

2.组织接待来访人员，安排相关活动。

（1）接待准备：提前了解来访人员信息，准备接待方案，包括接待人员、行程安排、住宿餐饮等。

（2）接待实施：安排专人负责接待，确保来访人员顺利参观、交流。

（3）活动安排：根据学校安排，组织相关活动，如座谈会、参观考察等。

3.协调校内各部门之间的工作对接。

（1）信息共享：建立信息共享机制，确保各部门及时了解相关工作进展。

（2）会议协调：组织协调会议，解决跨部门问题。

（3）联合行动：协调各部门联合开展活动，确保工作协同推进。

三、工作流程与规范

综合办公室的工作流程遵循高效、规范、透明的原则，具体操作如下：

（一）文件处理流程

1.收文登记：对收到的文件进行编号、登记，并按部门分送。

（1）编号规则：文件编号需包含年份、部门代号、序号等信息，如“2023-综合办-001”。

（2）分送范围：根据文件内容，确定分送部门，并在登记簿上注明。

2.处理反馈：各部门需在规定时限内（如2个工作日）处理文件，并反馈结果。

（1）反馈方式：可通过邮件、纸质回执等方式反馈处理结果。

（2）逾期处理：对逾期未反馈的部门，需进行催办，并了解原因。

3.归档保存：重要文件需双备份，纸质版存档于档案室，电子版存档于指定服务器。

（1）纸质档案：按年度、类别进行分类整理，并编号存档。

（2）电子档案：统一存储在指定服务器或云存储中，并设置访问权限。

（二）会议组织流程

1.会议预告：提前3日发布会议通知，明确时间、地点及参会人员。

（1）通知内容：需包括会议主题、议程、参会人员名单、时间地点等。

（2）通知方式：通过学校官网、内部邮件、公告栏等多种渠道发布。

2.会前准备：检查会议室设备，准备会议材料，并安排签到。

（1）设备检查：确保投影仪、音响、麦克风等设备正常工作。

（2）材料准备：提前准备好会议所需的报告、表格等资料。

（3）签到安排：安排专人负责签到，并收集参会人员信息。

3.会后跟进：整理会议纪要，分发给参会人员，并跟踪决议落实情况。

（1）会议纪要：需包括会议时间、地点、参会人员、缺席人员、主要讨论内容及决议事项。

（2）决议跟踪：对会议决议，需明确责任人和完成时限，并定期跟进。

（三）印章使用规范

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