学校综合办公室例会模板

学校综合办公室例会模板一、会议目的与意义

（一）提升工作效率

1.明确各部门工作重点，确保信息同步

2.及时解决跨部门协作问题，避免资源浪费

3.通过例会培养团队协作意识，增强执行力

（二）强化内部沟通

1.建立常态化沟通机制，促进信息透明

2.收集各部门反馈，及时调整工作方向

3.提高问题解决效率，减少信息滞后风险

（三）规范管理流程

1.统一工作标准，确保任务执行质量

2.记录会议决议，形成可追溯的管理闭环

3.通过例会培养员工的责任意识，提升整体管理水平

二、会议准备与流程

（一）会议准备

1.确定例会时间：每周固定时间（如周三下午2:00-3:00）

2.明确参会人员：综合办公室全体成员及相关部门代表（如教务、后勤）

3.提前收集议题：各部门提交本周需讨论的事项（建议提前1天提交）

4.准备会议材料：包括议题清单、上期决议跟进情况表、需讨论的附件等

（二）会议流程

1.会前通知：通过邮件或内部通讯工具发送会议通知，包含时间、地点、议题

2.签到环节：记录参会人员，确保重要事项全覆盖

3.主持人开场：简要回顾上期决议执行情况，明确本期会议目标

4.分议题讨论：

（1）逐项审议议题，鼓励发言但控制时间（每人不超过5分钟）

（2）形成初步决议，必要时安排会后补充材料

（3）指定责任人及完成时限（如“行政组负责整理会议纪要，周五前发布”）

5.总结环节：主持人归纳决议要点，明确后续跟进分工

三、会议决议与跟进

（一）决议记录要点

1.清晰记录会议时间、地点、参会人员

2.分条列出讨论事项及最终决议（如“关于会议室预定系统升级”）

3.注明责任人、完成时限及衡量标准（如“技术组负责系统测试，下周一提交测试报告”）

（二）决议跟进机制

1.指定专人负责决议跟踪（如行政助理每周五汇总进度）

2.通过例会或邮件定期反馈进度（如“后勤组汇报办公用品采购已比价三家，暂定下周三签约”）

3.对未按时完成的决议，分析原因并调整资源分配

（三）会议资料归档

1.会议纪要需经主持人确认后，在2个工作日内发布至共享文档

2.重要决议需附带相关附件（如合同模板、流程图）

3.每月整理当月会议资料，按季度归档至电子或纸质档案

四、会议效果评估与优化

（一）评估指标

1.决议执行率：统计当期决议完成比例（目标≥90%）

2.问题解决效率：计算从议题提出到解决的平均时长（目标≤3次/月）

3.参会满意度：通过匿名问卷收集反馈（满意度目标≥85%）

（二）优化措施

1.根据反馈调整议题设置比例（如减少事务性讨论，增加跨部门协作议题）

2.引入线上协作工具（如钉钉会议、飞书文档）提高资料共享效率

3.对决议执行滞后的部门，安排专项复盘会（不超过10人规模）

五、附件模板

（一）会议通知模板

**主题**：综合办公室XX月第X周例会

**时间**：XX月XX日（周三）下午2:00-3:00

**地点**：XX会议室

**议题**：

1.XX部门工作汇报

2.XX项目进度讨论

**参会人员**：综合办公室全体，XX部门代表

**备注**：请提前准备XX事项相关材料

（二）会议纪要模板

**会议时间**：202X年X月X日

**决议事项**：

|序号|议题内容|责任人|完成时限|衡量标准|

|------|---------------------------|----------|---------------|-----------------------|

|1|整理办公用品库存表|行政组|X月X日前|包含所有部门使用量|

|2|考察新会议室供应商|后勤组|X月X日前|提交3家报价单|

（三）决议跟踪表模板

**本周跟进事项**：

|序号|决议内容|责任人|实际完成时间|状态（已完成/进行中）|备注|

|------|------------------------|----------|--------------|----------------------|---------------|

|1|发布会议纪要|XX||||

一、会议目的与意义

（一）提升工作效率

1.明确各部门工作重点，确保信息同步

(1)每次例会需包含各部门上周工作总结及本周计划汇报，时长控制在3分钟内

(2)主持人需引导发言聚焦核心任务，避免冗长讨论（如“请人事组说明招聘进度，其他部门简要补充”）

(3)建立工作清单共享机制，将会议中明确的具体任务自动同步至项目管理工具（如Trello、Teambition）

2.及时解决跨部门协作问题，避免资源浪费

(1)设立“问题解决”专项议题，限定每期会议处理2-3个跨部门冲突

(2)对每个问题需明确：问题现状、涉及部门、资源需求、预期解决方案、责任部门及完成时限

(3)引入“资源使用评估表”，要求申请会议室、设备借用等需提前一周提交使用计划及必要性说明

3.通过例会培养团队协作意识，增强执行力

(1)在会议中穿插团队协作案例分享（如“请财务组分享与IT部协作开发报销系统的经验”）

(2)每季度评选“协作之星”，表彰在跨部门项目中表现突出的个人或小组

(3)设置“反向汇报”环节，由非直属上级向下属部门提问（如“后勤组能否提供更多关于绿植养护的培训资源”）

（二）强化内部沟通

1.建立常态化沟通机制，促进信息透明

(1)规定重要通知（如制度更新、系统升级）必须通过例会同步，并在会后24小时内发布至企业微信公告或邮件群组

(2)主持人需主动收集各部门意见，对未表达的部门进行点名提示（如“行政组是否收到关于新访客登记流程的反馈”）

(3)建立“信息差补偿”机制，要求技术部门在例会后为非技术岗位人员提供简明操作指南（如“请IT组用一张图说明新OA系统登录步骤”）

2.收集各部门反馈，及时调整工作方向

(1)设置固定“意见箱”环节，每期会议留5分钟收集书面或口头建议（建议使用匿名便利贴或在线投票工具）

(2)每月汇总反馈意见，由办公室负责人分类处理（如“关于打印纸不足的问题，已申请增加采购频率”）

(3)对合理化建议采纳者给予适当奖励（如赠送办公用品礼包、在月度总结会上公开表扬）

3.提高问题解决效率，减少信息滞后风险

(1)采用“5W1H”分析法讨论问题，要求对每个议题回答：What（问题）、Why（原因）、Who（责任）、When（时限）、Where（地点）、How（方法）

(2)对复杂问题建立“周例会+专项复盘会”双轨机制（如“关于会议室预定冲突问题，本周例会初步讨论，下周召集相关使用部门进行专项协调”）

(3)设立“紧急联络人清单”，在会议中明确各部门应急对接人及联系方式（如“如遇设备故障，请联系设备组张明，电话1234-567890”）

（三）规范管理流程

1.统一工作标准，确保任务执行质量

(1)每年6月和12月更新《综合办公室工作手册》，将例会决议转化为标准化操作流程（如“新报销系统使用指南”）

(2)在会议中推行“三确认”原则：确认任务理解无误、确认资源支持到位、确认完成标准清晰

(3)对重复出现的问题（如“某部门多次提交无效申请”），要求责任人对流程执行情况做公开检讨

2.记录会议决议，形成可追溯的管理闭环

(1)会议纪要需包含：议题原文、讨论摘要、最终决议、责任人（需手写签名确认）、完成期限（建议使用甘特图可视化呈现）

(2)建立决议追踪看板，通过红黄绿三色标识实时更新任务进度（如“绿灯：按计划进行；黄灯：需关注；红灯：已延误”）

(3)每季度开展决议执行效果审计，抽查20%的任务完成质量（如随机抽取3项决议，核实实际完成情况与记录是否一致）

3.通过例会培养员工的责任意识，提升整体管理水平

(1)实行“首问负责制”，要求会议发言者对提出的问题承担后续跟进责任（如“提出流程问题的部门，需在3日内提供解决方案”）

(2)设置“责任承诺书”环节，对重要决议由责任部门代表签署书面承诺（模板需包含：任务、时限、标准、后果）

(3)将例会表现纳入年度绩效考核（权重5%-10%），具体指标包括：发言质量、问题解决贡献度、决议执行参与度

二、会议准备与流程

（一）会议准备

1.确定例会时间：每周固定时间（如周三下午2:00-3:00）

(1)时间选择需考虑：

(a)避开全员大会等重大活动后的疲劳期（如周四上午）

(b)兼顾主要部门工作时间（如财务组、人事组通常在下午工作状态较好）

(c)预留10分钟缓冲时间（用于设备调试、人员迟到等异常情况）

(2)若需调整时间，需提前两周通知并说明理由（如“因配合上级检查，本周临时改期至周四下午”）

2.明确参会人员：综合办公室全体成员及相关部门代表（如教务、后勤）

(1)基础参会名单：固定包含行政、人事、财务、技术、后勤等部门主管及专员

(2)动态参会名单：根据议题临时邀请相关人员（如涉及采购议题需邀请供应商代表）

(3)建立参会签到表，要求提前24小时确认出席情况（对未确认人员需主动联系询问原因）

3.提前收集议题：各部门提交本周需讨论的事项（建议提前1天提交）

(1)提交格式要求：

(a)标题清晰（如“关于XX项目场地租赁问题的讨论”）

(b)内容包含：事项背景、需解决的问题、建议方案、预期效果

(c)附件清单（如预算表、供应商报价单）

(2)主持人筛选标准：

(a)优先讨论：涉及多人协作、资源冲突、制度修订的议题

(b)剔除内容：可邮件通知的常规性工作安排、仅需个人完成的任务

(c)紧急事项处理：需立即讨论的问题（如系统故障、人员紧急离职）单独列出

4.准备会议材料：包括议题清单、上期决议跟进情况表、需讨论的附件等

(1)技术准备：

(a)提前测试投影仪、麦克风、视频会议设备（如需远程参会）

(b)准备备用电源（如移动投影仪、充电宝）

(c)建立会议资源库（共享云盘），存储常用模板（如会议通知、请假单）

(2)内容准备：

(a)将议题清单制作成电子版签到表（嵌入二维码，便于扫码填写）

(b)制作上期决议的进度看板（使用Excel表格或在线看板工具）

(c)对复杂附件进行预览（如PPT演示文稿），确保播放流畅

（二）会议流程

1.会前通知：通过邮件或内部通讯工具发送会议通知，包含时间、地点、议题

(1)通知模板（示例）：

```

主题：【重要通知】综合办公室本周例会安排

各位同事：

为确保工作高效推进，本周综合办公室例会安排如下：

-时间：X月X日（周三）下午2:00-3:00

-地点：XX会议室（如需远程参会，请使用腾讯会议XXX号）

-主要议题：

1.XX部门工作汇报及下周计划

2.关于XX系统升级的讨论（请技术组准备PPT）

3.签到表提交（请携带纸质版签字，或提前在共享文档中确认）

请各部门提前准备相关材料，准时参会。谢谢！

```

(2)发送时间节点：会前48小时（如周三中午12点）发送第一轮通知，会前1小时发送最终提醒

2.签到环节：记录参会人员，确保重要事项全覆盖

(1)签到方式：

(a)纸质签到表（适用于全员参会）

(b)电子签到（适用于部分远程参会或需统计请假情况）

(2)签到要点：

(a)记录缺席人员姓名及原因（如“李四因病请假”）

(b)对请假人员会后单独补发会议纪要

(c)对迟到人员提醒遵守会议纪律（如“请提前5分钟到场调试设备”）

3.主持人开场：简要回顾上期决议执行情况，明确本期会议目标

(1)回顾要点：

(a)列出上期3-5项决议的完成进度（使用“已完成/进行中/未完成”三色标记）

(b)指出存在问题（如“采购合同延误问题仍未解决”）

(c)提出改进建议（如“下周需邀请财务组共同跟进”）

(2)目标说明：

(a)强调本期会议需达成的核心任务（如“形成XX系统升级的最终方案”）

(b)设定时间控制（如“第一议题讨论时间不超过15分钟”）

(c)预告特殊环节（如“最后5分钟收集下周议题”）

4.分议题讨论：

(1)逐项审议议题，鼓励发言但控制时间（每人不超过5分钟）

(a)发言要求：

-紧扣议题（如“关于会议室预定冲突，我的建议是……”）

-数据支撑（如“根据上周统计，A会议室使用率比B室高20%”）

-提出解决方案（避免纯抱怨式发言）

(b)时间控制：

-主持人使用计时器（手机或专业计时APP）

-对超时发言者礼貌打断（如“感谢您的建议，我们稍后在邮件中沟通”）

-必要时采用举手发言制（如“请需要补充说明的同事举手”）

(2)形成初步决议，必要时安排会后补充材料

(a)决议记录标准：

-清晰表达行动项（如“行政组负责联系3家装修公司”）

-明确责任人（如“张三”）

-设定完成时间（如“X月X日前提交报价”）

-确认衡量标准（如“需包含人工费、材料费、工期”）

(b)补充材料流程：

-主持人当场确认是否需要补充材料

-若需补充，明确提交格式及截止时间（如“邮件标题需注明‘XX议题补充材料’，周五下班前提交”）

(3)指定责任人及完成时限

(a)责任人选择原则：

-优先选择直接相关岗位（如“采购问题由采购组负责”）

-对跨部门任务需指定牵头部门（如“系统升级项目由技术组牵头，行政组配合”）

(b)时限设定方法：

-简单任务：当场明确（如“今天下班前完成”）

-复杂任务：分阶段设定（如“本周内完成方案初稿，下周三提交终稿”）

-使用倒推法（如“最终汇报时间是X月X日，需提前3天完成初稿”）

5.总结环节：主持人归纳决议要点，明确后续跟进分工

(1)归纳要点：

(a)用“一、二、三”式结构总结决议（如“一、确定装修公司名单；二、行政组下周三前提供场地尺寸图；三、技术组评估施工影响”）

(b)强调关键时间节点（如“所有任务必须在X月X日前完成，否则影响XX项目启动”）

(2)明确分工：

(a)主持人逐项重申责任人及完成时限

(b)建立责任追踪机制（如“行政助理负责每周五汇总进度”）

(c)提供求助渠道（如“如有问题可联系陈经理，电话XXX”）

(3)结束提醒：

(a)感谢参会人员（“感谢大家的积极参与”）

(b)提醒会后事项（如“请技术组将PPT上传至共享云盘”）

(c)预告下次会议（如“下期会议重点讨论XX活动筹备”）

三、会议决议与跟进

（一）决议记录要点

1.清晰记录会议时间、地点、参会人员

(1)时间格式：YYYY年MM月DD日（HH:MM）

(2)地点描述：注明具体楼层、会议室号（如“3楼A会议室”）

(3)参会人员：按部门分类记录（如“行政组：王五、赵六；技术组：孙七等3人”）

2.分条列出讨论事项及最终决议

(1)议题格式：

```

[议题编号][议题名称]

-讨论摘要（关键争议点）

-最终决议（行动项+责任人+时限）

```

(2)示例：

```

[议题001]关于办公用品采购渠道优化

-讨论摘要：现有供应商价格偏高，需寻找替代方案

-最终决议：

1.行政组负责联系3家供应商（A、B、C公司），本周五前提交报价单

-责任人：李四

-时限：本周五下班前

2.技术组评估新供应商兼容性需求

-责任人：孙七

-时限：本周内

```

3.注明责任人、完成时限及衡量标准

(1)责任人要求：

(a)必须为具体姓名（如“王五”）而非部门名称（避免责任推诿）

(b)对复杂任务可指定主要负责人及协助人员（如“张三为主，李四为辅”）

(2)时限要求：

(a)使用日期格式（如“2023年12月20日”）而非“下周三”等模糊表述

(b)关键任务设置预警时间（如“需在12月18日前完成初稿，留出2天修改时间”）

(3)衡量标准：

(a)具体化（如“需包含人工费、材料费、工期”）

(b)可量化（如“响应时间≤2小时”）

(c)可验证（如“需提供合同扫描件”）

（二）决议跟进机制

1.指定专人负责决议跟踪（如行政助理每周五汇总进度）

(1)跟踪角色：

(a)优先选择行政助理等事务性岗位（便于集中管理）

(b)可建立轮值跟踪制（如每月轮换一位部门代表）

(2)跟踪工具：

(a)电子表格模板（见附件三）

(b)在线协作工具（如Teambition任务看板）

(3)跟踪频率：

(a)日常抽查（责任人每日汇报）

(b)周度汇总（周五下午发送周报）

(c)月度审计（抽查20%任务核实情况）

2.通过例会或邮件定期反馈进度（如“后勤组汇报办公用品采购已比价三家，暂定下周三签约”）

(1)反馈内容模板：

```

主题：【进度汇报】关于[议题编号]的决议执行情况

各位领导：

根据X月X日例会决议[关于办公用品采购渠道优化]，现将进度汇报如下：

-任务1：联系3家供应商报价

-完成情况：已完成，详见附件报价单

-责任人：李四

-预计完成时间：本周五

-任务2：技术组评估兼容性

-完成情况：已提交评估报告，发现B公司产品更符合需求

-责任人：孙七

-预计完成时间：本周三

请审阅，如有问题请随时提出。

```

(2)反馈时机：

(a)紧急任务：每日汇报（如“XX系统故障已修复”）

(b)普通任务：按周汇报（如“装修方案本周三提交”）

(c)延期任务：必须提前24小时书面说明（如“因供应商临时涨价，需延期至下周一”）

3.对未按时完成的决议，分析原因并调整资源分配

(1)延期分析标准：

(a)正常原因：客观因素（如“供应商临时停产”）

(b)非正常原因：主观因素（如“责任人未分配时间”）

(2)调整措施：

(a)重新分配任务（如“财务组协助技术组评估费用”）

(b)增加资源支持（如“行政组协调额外会议室用于讨论”）

(c)修订时限（需经主持人批准）

(3)处理流程：

(a)主持人当场讨论（对轻微延期）

(b)书面报告（对严重延期）

(c)复盘会（对连续3次延期的任务）

（三）会议资料归档

1.会议纪要需经主持人确认后，在2个工作日内发布至共享文档

(1)发布渠道：企业微信公告、共享云盘“会议文档”文件夹

(2)发布要求：

(a)包含完整决议（见附件一）

(b)附上讨论过程中的关键截图（如PPT重点页）

(c)嵌入相关附件链接（如“采购报价单见附件”）

2.重要决议需附带相关附件（如合同模板、流程图）

(1)附件清单：

```

-[议题编号]决议相关的所有文件：

1.供应商报价单（Excel格式）

2.会议录音（如需，需提前征得同意）

3.相关制度文件（如《采购管理办法》）

```

(2)附件管理：

(a)分类存储（按议题编号或负责人命名）

(b)定期清理（如每月删除1年前的过期文件）

3.每月整理当月会议资料，按季度归档至电子或纸质档案

(1)电子归档：

(a)使用“年-月”命名文件夹（如“2023-11”）

(b)内含：会议通知、纪要、所有附件、进度跟踪表

(2)纸质归档（如需）：

(a)按季度装订成册（含目录页）

(b)存放在档案柜指定位置（需贴标签）

(c)保管期限：按公司规定（如重要决议永久保存）

四、会议效果评估与优化

（一）评估指标

1.决议执行率：统计当期决议完成比例（目标≥90%）

(1)计算方法：

```

决议执行率=(已完成决议数/总决议数)×100%

```

(2)数据来源：周度/月度进度跟踪表

(3)趋势分析：与上月对比（如“环比提升5个百分点”）

2.问题解决效率：计算从议题提出到解决的平均时长（目标≤3次/月）

(1)测量方法：

```

问题解决效率=(问题提出日期-解决日期)/问题数量

```

(2)异常处理：对超出平均时长的问题（如“XX系统故障解决耗时5天”）需专项分析

3.参会满意度：通过匿名问卷收集反馈（满意度目标≥85%）

(1)问卷设计：

```

请对本周例会进行评分（1-5分，5分为最满意）：

1.会议议题明确度

2.问题讨论充分性

3.决议可操作性

4.个人参与机会

5.整体效率

```

(2)数据分析：

(a)计算平均分（如“平均分4.2分”）

(b)关键问题词频统计（如“频繁出现‘时间不足’”）

（二）优化措施

1.根据反馈调整议题设置比例（如减少事务性讨论，增加跨部门协作议题）

(1)数据驱动调整：

(a)事务性议题占比：控制在30%以内（如“本周会议中，人事招聘占35%，应减少5%”）

(b)协作议题占比：提升至50%（如“系统升级问题讨论”）

(2)调整方法：

(a)优先保留：涉及多人利益、有明确解决方案的议题

(b)推迟议题：可邮件沟通的简单事项（如“更新OA系统使用指南”）

2.引入线上协作工具（如钉钉会议、飞书文档）提高资料共享效率

(1)工具选择标准：

(a)兼容性：需支持Windows/Mac/移动端

(b)功能：具备屏幕共享、实时批注、在线投票等

(c)成本：符合公司预算（如“钉钉免费版满足基本需求”）

(2)实施步骤：

(a)培训环节（如“本周五下午3点举办工具使用培训”）

(b)试点运行（如“技术组先行试用一个月”）

(c)全员推广（如“下季度所有会议强制使用新工具”）

3.对决议执行滞后的部门，安排专项复盘会（不超过10人规模）

(1)复盘条件：

(a)严重延期（如“连续3次未按时完成”）

(b)重要影响（如“延误整体项目进度”）

(c)确有改进空间（如“非客观原因导致的延期”）

(2)会议流程：

(a)责任部门自检（“说明具体问题及解决方案”）

(b)其他部门建议（“从协作角度提供改进意见”）

(c)主持人总结（“形成改进计划”）

(3)后续跟踪：

(a)复盘会决议需纳入下次例会跟进事项

(b)安排第三方观察员（如财务组代表）确保执行

五、附件模板

（一）会议通知模板

**主题**：综合办公室XX月第X周例会

**时间**：XX月XX日（周三）下午2:00-3:00

**地点**：XX会议室

**议题**：

1.XX部门工作汇报及下周计划

2.关于XX系统升级的讨论（请技术组准备PPT）

3.签到表提交（请携带纸质版签字，或提前在共享文档中确认）

**参会人员**：综合办公室全体，XX部门代表

**备注**：请提前准备相关材料，准时参会。谢谢！

（二）会议纪要模板

**会议时间**：202X年X月X日

**决议事项**：

|序号|议题内容|责任人|完成时限|衡量标准|

|------|---------------------------|----------|---------------|-----------------------|

|1|整理办公用品库存表|行政组|X月X日前|包含所有部门使用量|

|2|考察新会议室供应商|后勤组|X月X日前|提交3家报价单|

（三）决议跟踪表模板

**本周跟进事项**：

|序号|决议内容|责任人|实际完成时间|状态（已完成/进行中）|备注|

|------|------------------------|----------|--------------|----------------------|---------------|

|1|发布会议纪要|XX||||

（四）会议议题收集表模板

**提交日期**：YYYY年MM月DD日

**提交人**：[姓名/部门]

**议题清单**：

1.[议题名称]

-问题描述：

-需求说明：

-预期目标：

-所需资源：

2.[议题名称]

-问题描述：

-需求说明：

-预期目标：

-所需资源：

**备注**：请于会前24小时提交。

一、会议目的与意义

（一）提升工作效率

1.明确各部门工作重点，确保信息同步

2.及时解决跨部门协作问题，避免资源浪费

3.通过例会培养团队协作意识，增强执行力

（二）强化内部沟通

1.建立常态化沟通机制，促进信息透明

2.收集各部门反馈，及时调整工作方向

3.提高问题解决效率，减少信息滞后风险

（三）规范管理流程

1.统一工作标准，确保任务执行质量

2.记录会议决议，形成可追溯的管理闭环

3.通过例会培养员工的责任意识，提升整体管理水平

二、会议准备与流程

（一）会议准备

1.确定例会时间：每周固定时间（如周三下午2:00-3:00）

2.明确参会人员：综合办公室全体成员及相关部门代表（如教务、后勤）

3.提前收集议题：各部门提交本周需讨论的事项（建议提前1天提交）

4.准备会议材料：包括议题清单、上期决议跟进情况表、需讨论的附件等

（二）会议流程

1.会前通知：通过邮件或内部通讯工具发送会议通知，包含时间、地点、议题

2.签到环节：记录参会人员，确保重要事项全覆盖

3.主持人开场：简要回顾上期决议执行情况，明确本期会议目标

4.分议题讨论：

（1）逐项审议议题，鼓励发言但控制时间（每人不超过5分钟）

（2）形成初步决议，必要时安排会后补充材料

（3）指定责任人及完成时限（如“行政组负责整理会议纪要，周五前发布”）

5.总结环节：主持人归纳决议要点，明确后续跟进分工

三、会议决议与跟进

（一）决议记录要点

1.清晰记录会议时间、地点、参会人员

2.分条列出讨论事项及最终决议（如“关于会议室预定系统升级”）

3.注明责任人、完成时限及衡量标准（如“技术组负责系统测试，下周一提交测试报告”）

（二）决议跟进机制

1.指定专人负责决议跟踪（如行政助理每周五汇总进度）

2.通过例会或邮件定期反馈进度（如“后勤组汇报办公用品采购已比价三家，暂定下周三签约”）

3.对未按时完成的决议，分析原因并调整资源分配

（三）会议资料归档

1.会议纪要需经主持人确认后，在2个工作日内发布至共享文档

2.重要决议需附带相关附件（如合同模板、流程图）

3.每月整理当月会议资料，按季度归档至电子或纸质档案

四、会议效果评估与优化

（一）评估指标

1.决议执行率：统计当期决议完成比例（目标≥90%）

2.问题解决效率：计算从议题提出到解决的平均时长（目标≤3次/月）

3.参会满意度：通过匿名问卷收集反馈（满意度目标≥85%）

（二）优化措施

1.根据反馈调整议题设置比例（如减少事务性讨论，增加跨部门协作议题）

2.引入线上协作工具（如钉钉会议、飞书文档）提高资料共享效率

3.对决议执行滞后的部门，安排专项复盘会（不超过10人规模）

五、附件模板

（一）会议通知模板

**主题**：综合办公室XX月第X周例会

**时间**：XX月XX日（周三）下午2:00-3:00

**地点**：XX会议室

**议题**：

1.XX部门工作汇报

2.XX项目进度讨论

**参会人员**：综合办公室全体，XX部门代表

**备注**：请提前准备XX事项相关材料

（二）会议纪要模板

**会议时间**：202X年X月X日

**决议事项**：

|序号|议题内容|责任人|完成时限|衡量标准|

|------|---------------------------|----------|---------------|-----------------------|

|1|整理办公用品库存表|行政组|X月X日前|包含所有部门使用量|

|2|考察新会议室供应商|后勤组|X月X日前|提交3家报价单|

（三）决议跟踪表模板

**本周跟进事项**：

|序号|决议内容|责任人|实际完成时间|状态（已完成/进行中）|备注|

|------|------------------------|----------|--------------|----------------------|---------------|

|1|发布会议纪要|XX||||

一、会议目的与意义

（一）提升工作效率

1.明确各部门工作重点，确保信息同步

(1)每次例会需包含各部门上周工作总结及本周计划汇报，时长控制在3分钟内

(2)主持人需引导发言聚焦核心任务，避免冗长讨论（如“请人事组说明招聘进度，其他部门简要补充”）

(3)建立工作清单共享机制，将会议中明确的具体任务自动同步至项目管理工具（如Trello、Teambition）

2.及时解决跨部门协作问题，避免资源浪费

(1)设立“问题解决”专项议题，限定每期会议处理2-3个跨部门冲突

(2)对每个问题需明确：问题现状、涉及部门、资源需求、预期解决方案、责任部门及完成时限

(3)引入“资源使用评估表”，要求申请会议室、设备借用等需提前一周提交使用计划及必要性说明

3.通过例会培养团队协作意识，增强执行力

(1)在会议中穿插团队协作案例分享（如“请财务组分享与IT部协作开发报销系统的经验”）

(2)每季度评选“协作之星”，表彰在跨部门项目中表现突出的个人或小组

(3)设置“反向汇报”环节，由非直属上级向下属部门提问（如“后勤组能否提供更多关于绿植养护的培训资源”）

（二）强化内部沟通

1.建立常态化沟通机制，促进信息透明

(1)规定重要通知（如制度更新、系统升级）必须通过例会同步，并在会后24小时内发布至企业微信公告或邮件群组

(2)主持人需主动收集各部门意见，对未表达的部门进行点名提示（如“行政组是否收到关于新访客登记流程的反馈”）

(3)建立“信息差补偿”机制，要求技术部门在例会后为非技术岗位人员提供简明操作指南（如“请IT组用一张图说明新OA系统登录步骤”）

2.收集各部门反馈，及时调整工作方向

(1)设置固定“意见箱”环节，每期会议留5分钟收集书面或口头建议（建议使用匿名便利贴或在线投票工具）

(2)每月汇总反馈意见，由办公室负责人分类处理（如“关于打印纸不足的问题，已申请增加采购频率”）

(3)对合理化建议采纳者给予适当奖励（如赠送办公用品礼包、在月度总结会上公开表扬）

3.提高问题解决效率，减少信息滞后风险

(1)采用“5W1H”分析法讨论问题，要求对每个议题回答：What（问题）、Why（原因）、Who（责任）、When（时限）、Where（地点）、How（方法）

(2)对复杂问题建立“周例会+专项复盘会”双轨机制（如“关于会议室预定冲突问题，本周例会初步讨论，下周召集相关使用部门进行专项协调”）

(3)设立“紧急联络人清单”，在会议中明确各部门应急对接人及联系方式（如“如遇设备故障，请联系设备组张明，电话1234-567890”）

（三）规范管理流程

1.统一工作标准，确保任务执行质量

(1)每年6月和12月更新《综合办公室工作手册》，将例会决议转化为标准化操作流程（如“新报销系统使用指南”）

(2)在会议中推行“三确认”原则：确认任务理解无误、确认资源支持到位、确认完成标准清晰

(3)对重复出现的问题（如“某部门多次提交无效申请”），要求责任人对流程执行情况做公开检讨

2.记录会议决议，形成可追溯的管理闭环

(1)会议纪要需包含：议题原文、讨论摘要、最终决议、责任人（需手写签名确认）、完成期限（建议使用甘特图可视化呈现）

(2)建立决议追踪看板，通过红黄绿三色标识实时更新任务进度（如“绿灯：按计划进行；黄灯：需关注；红灯：已延误”）

(3)每季度开展决议执行效果审计，抽查20%的任务完成质量（如随机抽取3项决议，核实实际完成情况与记录是否一致）

3.通过例会培养员工的责任意识，提升整体管理水平

(1)实行“首问负责制”，要求会议发言者对提出的问题承担后续跟进责任（如“提出流程问题的部门，需在3日内提供解决方案”）

(2)设置“责任承诺书”环节，对重要决议由责任部门代表签署书面承诺（模板需包含：任务、时限、标准、后果）

(3)将例会表现纳入年度绩效考核（权重5%-10%），具体指标包括：发言质量、问题解决贡献度、决议执行参与度

二、会议准备与流程

（一）会议准备

1.确定例会时间：每周固定时间（如周三下午2:00-3:00）

(1)时间选择需考虑：

(a)避开全员大会等重大活动后的疲劳期（如周四上午）

(b)兼顾主要部门工作时间（如财务组、人事组通常在下午工作状态较好）

(c)预留10分钟缓冲时间（用于设备调试、人员迟到等异常情况）

(2)若需调整时间，需提前两周通知并说明理由（如“因配合上级检查，本周临时改期至周四下午”）

2.明确参会人员：综合办公室全体成员及相关部门代表（如教务、后勤）

(1)基础参会名单：固定包含行政、人事、财务、技术、后勤等部门主管及专员

(2)动态参会名单：根据议题临时邀请相关人员（如涉及采购议题需邀请供应商代表）

(3)建立参会签到表，要求提前24小时确认出席情况（对未确认人员需主动联系询问原因）

3.提前收集议题：各部门提交本周需讨论的事项（建议提前1天提交）

(1)提交格式要求：

(a)标题清晰（如“关于XX项目场地租赁问题的讨论”）

(b)内容包含：事项背景、需解决的问题、建议方案、预期效果

(c)附件清单（如预算表、供应商报价单）

(2)主持人筛选标准：

(a)优先讨论：涉及多人协作、资源冲突、制度修订的议题

(b)剔除内容：可邮件通知的常规性工作安排、仅需个人完成的任务

(c)紧急事项处理：需立即讨论的问题（如系统故障、人员紧急离职）单独列出

4.准备会议材料：包括议题清单、上期决议跟进情况表、需讨论的附件等

(1)技术准备：

(a)提前测试投影仪、麦克风、视频会议设备（如需远程参会）

(b)准备备用电源（如移动投影仪、充电宝）

(c)建立会议资源库（共享云盘），存储常用模板（如会议通知、请假单）

(2)内容准备：

(a)将议题清单制作成电子版签到表（嵌入二维码，便于扫码填写）

(b)制作上期决议的进度看板（使用Excel表格或在线看板工具）

(c)对复杂附件进行预览（如PPT演示文稿），确保播放流畅

（二）会议流程

1.会前通知：通过邮件或内部通讯工具发送会议通知，包含时间、地点、议题

(1)通知模板（示例）：

```

主题：【重要通知】综合办公室本周例会安排

各位同事：

为确保工作高效推进，本周综合办公室例会安排如下：

-时间：X月X日（周三）下午2:00-3:00

-地点：XX会议室（如需远程参会，请使用腾讯会议XXX号）

-主要议题：

1.XX部门工作汇报及下周计划

2.关于XX系统升级的讨论（请技术组准备PPT）

3.签到表提交（请携带纸质版签字，或提前在共享文档中确认）

请各部门提前准备相关材料，准时参会。谢谢！

```

(2)发送时间节点：会前48小时（如周三中午12点）发送第一轮通知，会前1小时发送最终提醒

2.签到环节：记录参会人员，确保重要事项全覆盖

(1)签到方式：

(a)纸质签到表（适用于全员参会）

(b)电子签到（适用于部分远程参会或需统计请假情况）

(2)签到要点：

(a)记录缺席人员姓名及原因（如“李四因病请假”）

(b)对请假人员会后单独补发会议纪要

(c)对迟到人员提醒遵守会议纪律（如“请提前5分钟到场调试设备”）

3.主持人开场：简要回顾上期决议执行情况，明确本期会议目标

(1)回顾要点：

(a)列出上期3-5项决议的完成进度（使用“已完成/进行中/未完成”三色标记）

(b)指出存在问题（如“采购合同延误问题仍未解决”）

(c)提出改进建议（如“下周需邀请财务组共同跟进”）

(2)目标说明：

(a)强调本期会议需达成的核心任务（如“形成XX系统升级的最终方案”）

(b)设定时间控制（如“第一议题讨论时间不超过15分钟”）

(c)预告特殊环节（如“最后5分钟收集下周议题”）

4.分议题讨论：

(1)逐项审议议题，鼓励发言但控制时间（每人不超过5分钟）

(a)发言要求：

-紧扣议题（如“关于会议室预定冲突，我的建议是……”）

-数据支撑（如“根据上周统计，A会议室使用率比B室高20%”）

-提出解决方案（避免纯抱怨式发言）

(b)时间控制：

-主持人使用计时器（手机或专业计时APP）

-对超时发言者礼貌打断（如“感谢您的建议，我们稍后在邮件中沟通”）

-必要时采用举手发言制（如“请需要补充说明的同事举手”）

(2)形成初步决议，必要时安排会后补充材料

(a)决议记录标准：

-清晰表达行动项（如“行政组负责联系3家装修公司”）

-明确责任人（如“张三”）

-设定完成时间（如“X月X日前提交报价”）

-确认衡量标准（如“需包含人工费、材料费、工期”）

(b)补充材料流程：

-主持人当场确认是否需要补充材料

-若需补充，明确提交格式及截止时间（如“邮件标题需注明‘XX议题补充材料’，周五下班前提交”）

(3)指定责任人及完成时限

(a)责任人选择原则：

-优先选择直接相关岗位（如“采购问题由采购组负责”）

-对跨部门任务需指定牵头部门（如“系统升级项目由技术组牵头，行政组配合”）

(b)时限设定方法：

-简单任务：当场明确（如“今天下班前完成”）

-复杂任务：分阶段设定（如“本周内完成方案初稿，下周三提交终稿”）

-使用倒推法（如“最终汇报时间是X月X日，需提前3天完成初稿”）

5.总结环节：主持人归纳决议要点，明确后续跟进分工

(1)归纳要点：

(a)用“一、二、三”式结构总结决议（如“一、确定装修公司名单；二、行政组下周三前提供场地尺寸图；三、技术组评估施工影响”）

(b)强调关键时间节点（如“所有任务必须在X月X日前完成，否则影响XX项目启动”）

(2)明确分工：

(a)主持人逐项重申责任人及完成时限

(b)建立责任追踪机制（如“行政助理负责每周五汇总进度”）

(c)提供求助渠道（如“如有问题可联系陈经理，电话XXX”）

(3)结束提醒：

(a)感谢参会人员（“感谢大家的积极参与”）

(b)提醒会后事项（如“请技术组将PPT上传至共享云盘”）

(c)预告下次会议（如“下期会议重点讨论XX活动筹备”）

三、会议决议与跟进

（一）决议记录要点

1.清晰记录会议时间、地点、参会人员

(1)时间格式：YYYY年MM月DD日（HH:MM）

(2)地点描述：注明具体楼层、会议室号（如“3楼A会议室”）

(3)参会人员：按部门分类记录（如“行政组：王五、赵六；技术组：孙七等3人”）

2.分条列出讨论事项及最终决议

(1)议题格式：

```

[议题编号][议题名称]

-讨论摘要（关键争议点）

-最终决议（行动项+责任人+时限）

```

(2)示例：

```

[议题001]关于办公用品采购渠道优化

-讨论摘要：现有供应商价格偏高，需寻找替代方案

-最终决议：

1.行政组负责联系3家供应商（A、B、C公司），本周五前提交报价单

-责任人：李四

-时限：本周五下班前

2.技术组评估新供应商兼容性需求

-责任人：孙七

-时限：本周内

```

3.注明责任人、完成时限及衡量标准

(1)责任人要求：

(a)必须为具体姓名（如“王五”）而非部门名称（避免责任推诿）

(b)对复杂任务可指定主要负责人及协助人员（如“张三为主，李四为辅”）

(2)时限要求：

(a)使用日期格式（如“2023年12月20日”）而非“下周三”等模糊表述

(b)关键任务设置预警时间（如“需在12月18日前完成初稿，留出2天修改时间”）

(3)衡量标准：

(a)具体化（如“需包含人工费、材料费、工期”）

(b)可量化（如“响应时间≤2小时”）

(c)可验证（如“需提供合同扫描件”）

（二）决议跟进机制

1.指定专人负责决议跟踪（如行政助理每周五汇总进度）

(1)跟踪角色：

(a)优先选择行政助理等事务性岗位（便于集中管理）

(b)可建立轮值跟踪制（如每月轮换一位部门代表）

(2)跟踪工具：

(a)电子表格模板（见附件三）

(b)在线协作工具（如Teambition任务看板）

(3)跟踪频率：

(a)日常抽查（责任人每日汇报）

(b)周度汇总（周五下午发送周报）

(c)月度审计（抽查20%任务核实情况）

2.通过例会或邮件定期反馈进度（如“后勤组汇报办公用品采购已比价三家，暂定下周三签约”）

(1)反馈内容模板：

```

主题：【进度汇报】关于[议题编号]的决议执行情况

各位领导：

根据X月X日例会决议[关于办公用品采购渠道优化]，现将进度汇报如下：

-任务1：联系3家供应商报价

-完成情况：已完成，详见附件报价单

-责任人：李四

-预计完成时间：本周五

-任务2：技术组评估兼容性

-完成情况：已提交评估报告，发现B公司产品更符合需求

-责任人：孙七

-预计完成时间：本周三

请审阅，如有问题请随时提出。

```

(2)反馈时机：

(a)紧急任务：每日汇报（如“XX系统故障已修复”）

(b)普通任务：按周汇报（如“装修方案本周三提交”）

(c)延期任务：必须提前24小时书面说明（如“因供应商临时涨价，需延期至下周一”）

3.对未按时完成的决议，分析原因并调整资源分配

(1)延期分析标准：

(a)正常原因：客观因素（如“供应商临时停产”）

(b)非正常原因：主观因素（如“责任人未分配时间”）

(2)调整措施：

(a)重新分配任务（如“财务组协助技术组评估费用”）

(b)增加资源支持（如“行政组协调额外会议室用于讨论”）

(c)修订时限（需经主持人批准）

(3)处理流程：

(a)主持人当场讨论（对轻微延期）

(b)书面报告（对严重延期）

(c)复盘会（对连续3次延期的任务）

（三）会议资料归档

1.会议纪要需经主持人确认后，在2个工作日内发布至共享文档

(1)发布渠道：企业微信公告、共享云盘“会议文档”文件夹

(2)发布要求：

(a)包含完整决议（见附件一）

(b)附上讨论过程中的关键截图（如PPT重点页）

(c)嵌入相关附件链接（如“采购报价单见附件”）

2.重要决议需附带相关附件（如合同模板、流程图）

(1)附件清单：

```

-[议题编号]决议相关的所有文件：

1.供应商报价单（Excel格式）

2.会议录音（如需，需提前征得同意）

3.相关制度文件（如《采购管理办法》）

```

(2)附件管理：

(a)分类存储（按议题编号或负责人命名）

(b)定期清理（如每月删除1年前的过期文件）

3.每月整理当月会议资料，按季度归档至电子或纸质档案

(1)电子归档：

(a)使用“年-月”命名文件夹（如“2023-11”）

(b)内含：会议通知、纪要、所有附件、进度跟踪表

(2)纸质归档（如需）：

(a)按季度装订成册（含目录页）

(b)存放在档案柜指定位置（需贴标签）

(c)保管期限：按公司规定（如重要决议永久保存）

四、会议效果评估与优化

（一）评估指标

1.决议执行率：统计当期决议完成比例（目标≥90%）

(1)计算方法：

```