拟写人事档案利用制度

PAGE拟写人事档案利用制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的利用行为，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，保障公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要查阅、借阅人事档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及公司的各项规章制度，确保人事档案利用工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，保障人事档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务工作原则：以服务公司人力资源管理和员工发展为宗旨，合理利用人事档案资源，提高工作效率。二、人事档案的内容与分类（一）员工基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、入职时间、身份证号码等。（二）履历材料员工从参加工作以来的工作经历、任职情况、培训经历等相关材料。（三）自传材料员工撰写的个人自传等材料。（四）鉴定、考核、考察材料年度考核、任职期满考核、专项考核等形成的鉴定材料，以及对员工进行考察的相关材料。（五）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料学历学位证书复印件、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料。（六）政审材料政治历史审查、出国（境）审查等形成的材料。（七）党团材料入党申请书、入党志愿书、转正申请书、党员登记表、团支部入团申请书、入团志愿书等材料。（八）奖励材料各级各类奖励的审批表、荣誉证书等材料。（九）处分材料受到党纪政纪处分的相关决定、调查报告等材料。（十）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表等材料。（十一）其他可供组织参考的材料员工的健康体检报告、职业资格证书、工作业绩证明、学术成果等材料。三、人事档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工人事档案。公司领导因工作需要可查阅相关员工人事档案。涉及员工考核、晋升、调动、奖惩等工作的部门负责人，经人力资源部门负责人批准后，可查阅相关员工人事档案。2.外部单位或个人司法机关、政府部门等因工作需要，依法依规查阅公司员工人事档案的，需出具相关证明文件，并经公司人力资源部门负责人批准。律师因代理与公司有关的法律事务，需要查阅员工人事档案的应提供律师事务所介绍信、授权委托书等相关证明材料，并经公司人力资源部门负责人批准。（二）查阅流程1.申请公司内部人员查阅人事档案，需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。外部单位或个人查阅人事档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅事由、查阅范围等，并提供相关证明文件，经公司人力资源部门审核后，报公司领导审批。2.审批人力资源部门收到查阅申请后，对申请内容进行审核，对于符合查阅权限和流程的申请，报公司人力资源部门负责人审批；涉及重要或敏感信息的查阅申请，需报公司领导审批。3.查阅经审批通过后，查阅人凭有效身份证件到人力资源部门指定地点查阅人事档案。查阅时，人力资源部门应安排专人在场监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）查阅记录人力资源部门对每次人事档案查阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、审批情况等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。四、人事档案的借阅（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要长期使用人事档案的，如人力资源规划、人才选拔等工作，经人力资源部门负责人批准后，可办理借阅手续。涉及员工重大利益事项，如劳动纠纷处理、工伤认定等，相关部门负责人经人力资源部门负责人批准后，可借阅相关员工人事档案。2.外部单位或个人原则上不允许借阅公司人事档案。如因特殊情况确需借阅的，需经公司领导批准，并按照公司规定办理相关手续。（二）借阅流程1.申请公司内部人员借阅人事档案，需填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.审批人力资源部门对借阅申请进行审核，报公司人力资源部门负责人审批。对于涉及重要或敏感信息的借阅申请，需报公司领导审批。3.借阅登记经审批通过后，借阅人到人力资源部门办理借阅登记手续，领取人事档案。借阅登记应包括借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称、审批情况等信息。4.归还借阅人应在规定的借阅期限内归还人事档案。归还时，人力资源部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）借阅期限公司内部人员借阅人事档案的期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，需提前向人力资源部门提出申请，并经批准。五、人事档案的复印与摘录（一）复印与摘录权限1.公司内部人员因工作需要可复印或摘录人事档案中的相关内容，但涉及个人隐私和敏感信息的部分，需经人力资源部门负责人批准。2.外部单位或个人原则上不允许复印或摘录公司人事档案。如因特殊情况确需复印或摘录的，需经公司领导批准，并按照公司规定办理相关手续。（二）复印与摘录流程1.申请公司内部人员申请复印或摘录人事档案内容，需填写《人事档案复印/摘录申请表》，注明复印或摘录的内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.审批人力资源部门对申请进行审核，报公司人力资源部门负责人审批。对于涉及重要或敏感信息的复印或摘录申请，需报公司领导审批。3.复印与摘录经审批通过后，人力资源部门安排专人负责复印或摘录相关档案内容，并对复印或摘录的材料进行核对和登记。复印材料应加盖人力资源部门公章，摘录材料应注明出处。（三）复印件与摘录件的使用复印或摘录的人事档案材料应严格按照申请用途使用，不得擅自扩大使用范围或泄露给无关人员。使用完毕后，应及时将复印件或摘录件归还人力资源部门，并办理相关归还手续。六、人事档案利用的监督与管理（一）监督检查公司人力资源部门定期对人事档案利用情况进行监督检查，重点检查查阅、借阅、复印与摘录等手续是否齐全，档案内容是否完整、安全，使用记录是否准确、规范等。（二）违规处理1.对于违反本制度规定，擅自查阅、借阅、复印或摘录人事档案，泄露档案信息的单位或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，依法依规追究其法律责任。2.因保管不善导致人事档案丢失、损坏或信息泄露的，公司将