机关档案七项基本制度

PAGE机关档案七项基本制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。机关档案工作实行集中统一管理，由机关综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，各部门明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交等工作。2.维护档案的真实性、完整性、系统性和安全性原则。对档案的形成、积累、整理和归档等过程进行全程监控，确保档案真实反映机关工作活动，保持档案之间的有机联系，保障档案实体和信息安全。3.便于利用原则。优化档案管理流程，采用先进的管理手段和技术，提高档案检索和利用效率，为机关各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级机关文件、本机关文件、下级机关报送的重要文件等。2.机关工作中形成的各种会议文件、决议、决定、通知、报告、请示、批复、函件等。3.机关各类业务工作文件，如计划、总结、统计报表、调查研究材料、合同协议、业务档案等。4.机关干部人事档案，包括干部任免、考核、培训、奖惩、工资、福利等方面的文件材料。5.机关财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。6.机关基建档案，包括项目审批文件、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。7.机关设备仪器档案，包括设备仪器购置、安装、调试、维修、报废等过程中形成的文件材料。8.机关声像档案，包括照片、录音、录像等反映机关工作活动和重要事件的资料。9.机关电子档案，包括电子公文、电子数据、电子图表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体和格式符合要求。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性和完整性。4.收集的电子档案应按照相关标准进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年整理归档完毕。2.专项工作结束后，承办部门应及时将形成的文件材料整理归档。3.干部人事档案、财务档案等应按照规定的时间进行整理归档。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度分类，再按机构（问题）分类，最后按保管期限分类。2.业务档案根据不同业务类型，采用相应的分类方法，如按项目、时间、业务环节等进行分类。3.声像档案按照载体形式、内容主题等进行分类。4.电子档案按照文件类型、年度、保管期限等进行分类，并建立相应的电子目录和索引。（三）整理要求1.对收集的文件材料进行分类、编号、编目、装订等工作，使其符合档案整理规范。2.文书档案应按照规定的格式填写卷内文件目录、备考表等，装订应整齐牢固，便于翻阅。3.业务档案应根据不同业务特点，编制相应的档案目录和索引，便于查找和利用。4.声像档案应注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理，存储在安全的介质上。5.电子档案应进行元数据著录，建立电子档案数据库，确保电子档案的准确识别和有效管理。四、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的综合档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案保管方式1.文书档案应按照分类方案进行排列上架，便于查找和利用。2.业务档案应根据不同业务类型，采用相应的保管方式，如专柜保管、密集架保管等。3.声像档案应按照载体形式进行保管，定期进行检查和维护。4.电子档案应采用在线存储和离线存储相结合的方式，定期进行备份，确保电子档案的安全性和完整性。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.业务档案的保管期限根据业务特点和相关规定确定。3.声像档案、电子档案的保管期限与相应纸质档案一致。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰明了。2.清查内容包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，对清查情况进行详细记录，并存档备查。五、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由机关分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关业务部门人员为成员。（二）鉴定原则根据档案的保存价值和历史意义，结合机关工作实际，对档案进行科学鉴定。（三）鉴定标准1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.具有重要历史意义、反映机关主要职能活动、对今后工作有参考利用价值的档案应予以保留。3.内容重复、无保存价值的档案可予以销毁。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁意见。2.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、数量等信息。3.销毁清册经机关分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁。4.对鉴定过程中形成的文件材料，如鉴定报告、销毁清册等，应整理归档，妥善保管。六、档案统计制度（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的年度形成数量、累计数量等。2.档案的整理情况统计，如整理的档案数量、整理的年度范围等。3.档案的保管情况统计，如档案的存放位置、保管期限分布等。4.档案的利用情况统计，如利用档案的人次、利用档案的数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，对档案数据进行自动化统计和分析。3.定期向上级主管部门报送档案统计报表，及时反映本机关档案工作情况。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.对统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。3.建立档案统计档案，将统计报表、统计分析报告等资料整理归档，妥善保管。七、档案利用制度（一）利用范围1.机关内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本机关档案，须经机关分管领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，应按照相关保密规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员应遵守档案室的各项规定，爱护档案。2.借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，经综合档案室负责人批准后办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.外单位查阅、借阅档案，应派专人查阅，如需复制档案，应经机关分管领导批准，并按照规定进行登记。（三）利用服务1.综合档案室应积极为利