档案归档质量检测制度

PAGE档案归档质量检测制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案归档质量，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档过程中的质量检测管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：归档的档案应涵盖公司工作的各个方面，确保重要信息无遗漏。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字表述等符合规范要求。4.规范性原则：档案整理、归档应遵循统一的标准和规范，保证档案的系统性和一致性。二、档案归档质量检测的组织与职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案归档质量检测计划和方案，并组织实施。2.对各部门档案归档工作进行指导和监督，及时发现和纠正存在的问题。3.负责档案归档质量的具体检测工作，包括档案的完整性、准确性、规范性等方面的检查。4.定期对档案归档质量检测结果进行总结分析，提出改进措施和建议，不断完善档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核，确保档案材料真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，按时将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并配合做好档案归档质量检测工作。3.对档案管理部门反馈的问题及时进行整改，不断提高本部门档案归档质量。（三）质量检测人员职责1.熟悉档案管理的法律法规、行业标准和公司档案管理制度，具备扎实的档案专业知识和技能。2.严格按照检测标准和程序开展工作，认真履行职责，确保检测结果客观、公正、准确。3.对检测过程中发现的问题及时记录，并向相关部门和人员反馈，跟踪整改情况。三、档案归档质量检测的内容与标准（一）完整性检测1.文件材料齐全性：检查档案中是否包含了公司各项活动所形成的应归档的文件材料，如文件、合同、协议、报表、记录等，确保无重要文件遗漏。2.文件配套性：对于一些重要事项或项目，检查相关文件是否齐全配套，如立项文件与实施过程文件、审批文件与执行文件等是否完整。3.文件稿本完整性：检查档案中是否包含定稿、草稿、修改稿等不同稿本，确保反映文件形成过程的完整性。（二）准确性检测1.文件内容准确性：检查文件中的数据、事实、表述是否准确无误，避免出现错误信息、虚假内容等。2.文件格式准确性：检查文件的格式是否符合规定要求，如字体、字号、排版、签章等是否规范。3.文件编号准确性：检查文件编号是否连续、准确，与文件内容是否对应。（三）规范性检测1.文件整理规范性：检查档案的分类、编号、装订等是否符合公司档案整理规范，保持档案的系统性和逻辑性。2.文件标识规范性：检查文件的题名、日期、责任者等标识是否清晰、准确，便于查找和利用。3.文件载体规范性：检查档案载体是否符合要求，如纸张质量、字迹耐久性、电子文件格式等是否规范。四、档案归档质量检测的流程（一）部门自查各部门在档案整理完成后，应首先进行自查，对照档案归档质量检测的内容与标准，对本部门档案的完整性、准确性、规范性进行全面检查，发现问题及时整改。自查合格后，填写《档案归档质量自查表》，并将自查情况及档案一并移交至档案管理部门。（二）集中审核档案管理部门收到各部门移交的档案后，组织质量检测人员进行集中审核。审核人员按照检测标准和程序，对档案进行逐份检查，并填写《档案归档质量检测记录表》。审核过程中，如发现问题，应及时与相关部门沟通核实，并记录详细情况。（三）反馈整改档案管理部门将审核结果以书面形式反馈给各部门，明确指出存在的问题及整改要求。各部门应在规定时间内完成整改，并将整改后的档案重新移交至档案管理部门进行复查。（四）结果评定档案管理部门根据复查情况，对各部门档案归档质量进行综合评定。评定结果分为优秀、合格、不合格三个等级。对于评定为优秀的部门，给予一定的奖励；对于评定为不合格的部门，责令限期整改，并进行通报批评。五、档案归档质量检测的频率与方式（一）检测频率1.日常归档：对于日常形成的档案，在归档时同步进行质量检测，确保每份档案质量符合要求。2.定期抽检：档案管理部门定期对已归档的档案进行抽检，抽检比例不低于[X]%。抽检可根据档案类别、年份、部门等进行随机抽取。3.专项检查：针对重要项目、重大活动等形成的档案，在项目结束或活动完成后进行专项质量检测。（二）检测方式1.人工检查：质量检测人员通过直接查阅档案，对照检测标准进行逐一检查，发现问题及时记录。2.系统比对：利用档案管理系统，对档案的录入信息与实际档案进行比对，检查数据的准确性和完整性。六、档案归档质量检测结果的处理与应用（一）结果处理1.对于检测中发现的一般性问题，档案管理部门应及时向相关部门反馈，要求限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。2.对于严重不合格的档案，档案管理部门应会同相关部门进行深入分析，查找原因，制定切实可行的整改措施，并跟踪整改落实情况。同时，对相关责任人进行批评教育或问责。（二）结果应用1.将档案归档质量检测结果纳入公司绩效考核体系，作为各部门和员工绩效考核的重要指标之一。2.根据检测结果，总结档案管理工作中的经验教训，不断完善档案管理制度和流程，提高档案管理水平。3.对档案归档质量高的部门和个人进行表彰和奖励，树立榜样，激励全体员工重视档案管理工作，提高档案归档质量。七、档案归档质量检测的记录与档案管理（一）记录要求1.质量检测人员应认真填写《档案归档质量检测记录表》，详细记录检测过程中发现的问题、整改情况等信息。2.《档案归档质量检测记录表》应妥善保存，保存期限与相应档案的保管期限一致。（二）档案管理1.对于检测过程中形成的各类记录、报告等资料，应按照档案管理的要求进行整理、归档，确保其完整性和可追溯性。2.档案管理部门应建立档案归档质量检测档案，将相关