社会团体档案保管制度

PAGE社会团体档案保管制度一、总则（一）目的为加强社会团体档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社会团体及所属各部门在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。社会团体的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实、准确、完整原则。档案应如实反映社会团体的各项活动和工作情况，保证档案内容的真实性、准确性和完整性。3.安全保密原则。采取必要的安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄露，确保档案信息的安全。4.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门本社会团体设立档案管理室，负责档案的集中统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本社会团体档案管理的规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁本社会团体的各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.开展档案信息开发利用工作，为社会团体的各项工作提供档案资料支持。5.负责对所属各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。6.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全保管。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社会团体成立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如章程、登记证书、申请书、批复等。2.社会团体召开会员大会、理事会、常务理事会等会议形成的文件材料，如会议通知、议程、决议、纪要等。3.社会团体开展业务活动形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、项目方案、合同协议、活动记录等。4.社会团体财务活动形成的文件材料，如财务预算、决算、报表、审计报告等。5.社会团体人事管理形成的文件材料，如人员招聘、考核、晋升、奖惩等文件。6.社会团体与上级主管部门、其他相关单位及会员之间往来的文件材料，如请示、报告、函件、批复等。7.社会团体获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的文件材料应进行初步整理，按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，剔除重复、无用的文件材料。（三）整理方法1.分类。按照档案的形成领域、时间、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务活动类、财务管理类、人事管理类等。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应科学、规范、便于管理和查找。3.编目。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.装订。对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定的顺序进行装订。5.装盒。将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映社会团体主要职能活动和历史面貌的，对本社会团体、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映社会团体一般工作活动，在较长时间内对本社会团体工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映社会团体短期工作活动，在较短时间内对本社会团体工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、防鼠板等。3.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。4.对磁性载体档案应采取防磁、防潮、防尘、防擦、防高温等保护措施，定期进行检查和复制，防止信息丢失。（三）档案的存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，同一类档案应集中存放。2.档案应按照编号顺序依次排列，便于查找和管理。3.对重要的、珍贵的档案应单独存放，并采取特殊的保护措施。（四）档案的清点与核对1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案的数量准确。2.对档案的内容进行核对，发现问题及时进行处理，确保档案的质量。3.建立档案清点和核对记录，记录档案的清点时间、人员、数量、核对情况等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定依据1.国家有关档案保管期限的规定。2.本社会团体档案保管期限表。3.档案的现实利用价值和历史价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、形式等，确定其保管期限。2.综合鉴定法。结合档案的形成时间、背景、作用等因素，综合判断档案的价值，确定其保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经社会团体负责人审批后，报上级主管部门备案。3.按照审批意见，对拟销毁的档案进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.本社会团体内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位及其他有关部门因工作需要查阅、借阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅。档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅。因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制。利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用手续1.本社会团体内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.上级主管部门、相关单位及其他有关部门查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅档案的目的、范围等信息，经档案管理部门负责人审批后办理查阅、借阅手续。3.司法机关、纪检监察部门等查阅、借阅档案，应出具相关法律文书或证明文件，经档案管理部门负责人审批后办理查阅、借阅手续。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、标注、撕毁等。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容应包括档案的数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本社会团体领导报送，为档案管理决策提供依据。（二）移交1.社会团体撤销、合并或终止时，应按