税务部门档案管理制度

PAGE税务部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强税务部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于税务部门在税收征管、行政管理等各项工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：税务部门的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或人员负责。2.真实性原则：档案应如实反映税务部门的工作活动和历史面貌。3.完整性原则：确保档案的齐全、完整，不遗漏重要文件。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密。5.便于利用原则：档案管理应方便档案的查阅、检索和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置税务部门应设立独立的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策。2.制定和完善本部门档案管理制度和业务规范。3.负责档案的收集、整理、归档工作。4.对档案进行分类、编目、装订和上架排列。5.建立档案检索体系，提供档案查阅服务。6.做好档案的安全保管工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等。7.定期对档案进行鉴定和销毁。8.组织开展档案业务培训和宣传工作。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、登记、保管等。2.熟悉档案内容，掌握档案查阅方法，为利用者提供优质服务。3.严格遵守档案管理制度，确保档案安全。4.对档案管理中发现的问题及时向上级报告，并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税收征管档案：包括税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查等方面的文件材料。2.行政管理档案：涵盖机关公文、会议记录、人事档案、财务档案等。3.其他业务档案：如税收政策研究、信息化建设等相关档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对电子文件，应按照相关标准进行收集和保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.税收征管类档案：可分为税务登记类、纳税申报类、税款征收类、税务检查类等。2.行政管理类档案：可分为公文类、会议类、人事类、财务类等。3.根据档案的性质、来源、时间等因素进行细分。（二）编号规则1.采用层次编号法，如“大类号小类号顺序号”。2.大类号用一位数字表示，小类号用两位数字表示，顺序号用三位数字表示。3.例如，税收征管类中税务登记类的编号为“101xxx”。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.应设置专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫（鼠）、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。（二）档案装具1.采用符合标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐。2.对电子档案，应配备专用的存储设备，并进行备份。（三）安全保护措施1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的日常巡查。2.安装必要的安全设备，如消防器材、监控设备等。3.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.税务部门内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经税务部门相关领导批准，并办理查阅登记手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格限制查阅范围，必须经上级主管部门批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据申请提供档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期收集利用者对档案利用情况的反馈意见，不断改进档案管理工作。2.对档案利用过程中发现的问题，及时进行处理和整改。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.销毁清册经档案鉴定小组审核、部门负责人批准后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人监销，确保档案彻底销毁。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，为档案管理决策提供依据。（二）移交规定1.税务部门因机构变动或其他原因，需要将档案移交给其他单位时，应按