单位保密档案管理制度

PAGE单位保密档案管理制度一、总则（一）目的为加强本单位保密档案管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在档案管理工作中涉及保密事项的活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展保密档案管理工作。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效措施预防档案信息泄露事件的发生。3.突出重点原则：明确重点保密档案范围，实施重点保护。4.严格规范原则：规范档案管理流程，确保各项操作严格、准确。二、保密档案范围及密级划分（一）保密档案范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的文件、资料、数据等。2.本单位重要的业务规划、财务信息、技术研发成果、客户信息等。3.其他经认定需要保密的档案。（二）密级划分1.绝密级：一旦泄露会使国家或单位遭受极其严重损害的档案。2.机密级：泄露后会使国家或单位遭受严重损害的档案。3.秘密级：泄露后会使国家或单位遭受较大损害的档案。三、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善保密档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的保密档案管理工作。3.负责保密档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。4.定期对保密档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。（二）各部门职责1.负责本部门保密档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人负责。2.对本部门产生的档案进行保密审查，确定密级和保密期限。3.严格遵守保密档案管理制度，确保本部门档案信息的安全。（三）档案管理人员职责1.严格遵守保密纪律，保守档案秘密。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.对档案的查阅、借阅等情况进行详细登记，及时跟踪档案去向。4.发现档案信息异常情况及时报告，并采取相应措施。四、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.各部门在工作过程中应及时形成档案，确保档案内容真实、准确、完整。2.档案形成过程中应明确密级，按照规定的格式和要求进行编制。（二）档案收集1.各部门应定期将本部门形成的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应及时收集各类档案，对接收的档案进行认真核对，确保档案质量。五、档案的整理与归档（一）档案整理1.档案管理人员按照档案类别、年度、保管期限等进行分类整理。2.对档案进行编号、编目，编制检索工具，便于查找和利用。（二）档案归档1.整理后的档案应及时归档，按照规定的排列顺序上架存放。2.建立档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的保密档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等安全设施。2.库房应安装监控设备，确保24小时监控。（二）保管措施1.档案应分类存放，不同密级的档案应分开保管。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，备份数据应异地存放。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅保密档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等。2.申请表经部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅保密档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等。2.申请表经部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅档案应严格履行借阅手续，按时归还。借阅人员不得转借他人。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对档案管理工作中的各个环节采取保密措施，防止信息泄露。3.与档案管理人员签订保密协议，明确保密责任。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备等的安全管理。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时处理。3.加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击和数据泄露。九、档案的销毁（一）销毁范围1.超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、年度等。2.申请表经部门负责人审核、档案管理部门负责人批准后，方可销毁。3.销毁档案应指定专人负责，在指定地点进行，并进行现场监督。4.销毁后应填写《档案销毁登记表》，注明销毁时间、地点、方式等。十、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门的保密档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.设立举报信箱和举报电话，接受员工对档案管理工作中违规行为的举报。（二）外部监督1.接受上级主管部门、保密行政管理部门等的监督检查，积极配合整改。2.根据外部监督意见，及时完善保密档案管理制度。十一、培训与教育（一）培训计划1.制定保密档案管理培训计划，定期组织档案管理人员和相关人员参加培训。2.培训内容包括法律法规、管理制度、业务技能等。（二）教育活动1.开展保密档案管理宣传教育活动，提高全