公司实物档案归档制度

PAGE公司实物档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司实物档案的管理，确保实物档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥实物档案在公司生产、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在工作活动中形成的具有保存价值的实物档案的归档管理。（三）定义本制度所称实物档案，是指公司在各项工作活动中形成的，具有保存价值的，以物质形态存在的各种载体的文件材料，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、题词、字画、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。（四）管理原则实物档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类整理、便于利用的原则。二、实物档案的形成与收集（一）形成渠道1.公司内部各部门在业务活动中获得的各类实物，如上级部门颁发的荣誉证书、奖牌，公司自行组织或参与活动获得的奖杯、奖品等。2.公司对外交往中收受的礼品、纪念品等。3.公司自制或定制的具有保存价值的物品，如印章、题词、字画等。4.其他具有保存价值的实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责实物档案的收集工作，确保实物档案的及时、完整收集。2.对于在业务活动中形成的实物，承办部门应在活动结束后[X]个工作日内，将实物及相关证明材料移交档案管理部门。3.对于对外交往中收受的礼品、纪念品等，收受部门应在收受后[X]个工作日内，将实物及相关说明材料移交档案管理部门。4.对于公司自制或定制的实物，制作或定制部门应在实物完成后[X]个工作日内，将实物及相关制作文件移交档案管理部门。5.收集实物档案时，应同时收集与之相关的文字材料，如证书、奖状的影印件，题词、字画的说明，礼品、纪念品的赠送单位、时间、事由等。三、实物档案的整理（一）分类标准实物档案按照其来源、内容、形式等进行分类，具体分类如下：1.荣誉类：包括上级部门颁发的荣誉证书、奖牌、奖杯等。2.礼品类：包括对外交往中收受的礼品、纪念品等。3.印章类：包括公司及所属单位的各类印章。4.题词字画类：包括公司领导、名人的题词，具有艺术价值的字画等。5.照片音像类：包括反映公司重大活动、重要事件、工作场景等的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。6.其他类：包括上述类别未涵盖的其他具有保存价值的实物。（二）编号规则实物档案应进行编号，以便于管理和查找。编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，如“20XX”。2.类别代码：根据分类标准，分别用两位大写字母表示，如“RY”表示荣誉类，“LP”表示礼品类，“YZ”表示印章类，“TC”表示题词字画类，“ZP”表示照片音像类，“QT”表示其他类。3.流水号：按照实物档案的归档顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年归档的第5个荣誉类实物档案编号为“2023RY005”。（三）编目要求1.实物档案应编制详细的目录，目录内容包括编号、名称、来源、日期、保管期限等。2.对于照片音像类实物档案，应在目录中注明照片的拍摄时间、地点、人物、事由，录音带、录像带、磁盘、光盘的录制内容、时长等。3.编目应使用统一的格式和字体，确保清晰、准确、规范。（四）装盒要求1.实物档案应根据其大小、形状等特点，选择合适的装具进行存放。2.对于荣誉类、礼品类等较小的实物，可装入专用的档案盒，并在盒内设置隔层或衬垫，防止实物相互碰撞、损坏。3.对于印章类实物，应存放在专门的印章盒或保险柜内，并做好防潮、防火、防盗等措施。4.对于题词字画类实物，应采用专用的画框或卷轴进行装裱，并妥善存放，防止受潮、发霉、褪色等。5.对于照片音像类实物，应将照片冲印或打印后装入相册或照片档案袋，录音带、录像带、磁盘、光盘应装入专用的存储盒，并注明相关信息。四、实物档案的保管（一）保管场所实物档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。1.档案库房应配备温湿度调节设备，保持库房内温度在[X]℃[X]℃之间，相对湿度在[X]%[X]%之间。2.档案库房应安装防火设备，如火灾自动报警系统、灭火器材等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应设置防虫、防鼠设施，如防虫网、鼠夹、鼠药等，并定期进行清理和更换。4.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。5.档案库房应避免阳光直射，窗户应安装窗帘或遮阳设施。6.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管期限实物档案的保管期限根据其重要程度、历史价值等因素确定，具体如下：1.永久保管：对于反映公司重大历史事件、重要活动、核心业务等具有重要历史价值和纪念意义的实物档案，应永久保管。2.长期保管：对于在公司生产、经营、管理等活动中具有一定历史价值和参考作用的实物档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：对于一般性的实物档案，保管期限为[X]年。（三）定期检查档案管理部门应定期对实物档案进行检查，检查内容包括实物的完整性、准确性、安全性等。1.每年至少进行一次全面检查，对发现的问题及时进行处理。2.检查过程中应做好记录，记录内容包括检查时间、检查人员、检查情况、处理结果等。（四）安全防护1.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房。2.对实物档案进行定期盘点，确保账实相符。3.对重要实物档案应采取备份措施，防止因自然灾害、意外事故等原因造成损坏或丢失。4.按照国家有关规定做好实物档案的保密工作，防止档案信息泄露。五、实物档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅实物档案。外单位因特殊原因需要查阅、借阅实物档案的，须经公司主管领导批准。（二）利用手续1.查阅、借阅实物档案时，应填写《实物档案查阅、借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、时间等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供相应的实物档案，并办理查阅、借阅登记手续。4.查阅、借阅人员应在规定的时间内归还实物档案，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护实物档案，不得擅自涂改、损坏、丢失实物档案。2.查阅、借阅人员如需复制实物档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复制。3.查阅、借阅人员不得将实物档案带出档案库房，如需在库房外查阅，应经档案管理部门批准，并在指定地点进行查阅。六、实物档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则实物档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织公司成立实物档案鉴定小组，由档案管理部门、相关业务部门及专业人员组成。鉴定小组负责对实物档案的保管期限、价值等进行鉴定。（三）鉴定内容1.实物档案的真实性、完整性和准确性。2.实物档案的历史价值、现实意义和保存价值。3.实物档案的保管期限是否合理。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的实物档案进行清理，提出鉴定意见，填写《实物档案鉴定申请表》。2.鉴定小组对档案管理部门提交的鉴定申请表进行审核，并组织相关人员对实物档案进行鉴定。3.鉴定小组根据鉴定结果，提出销毁或继续保管的意见，报公司主管领导审批。（五）销毁处理1.经批准销毁的实物档案，应按