公司档案调阅制度流程

PAGE公司档案调阅制度流程一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案调阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司各项工作的正常开展，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在工作中涉及档案调阅的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案调阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的相关规定，确保调阅行为合法合规。2.安全性原则：调阅过程中要采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.必要性原则：调阅档案应基于工作实际需要，严格控制调阅范围和数量，避免不必要的调阅行为。4.登记备案原则：对每一次档案调阅活动进行详细登记，以便追溯和管理。二、档案调阅的范围与权限（一）调阅范围1.各类文书档案：包括公司红头文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.业务档案：如合同协议、项目文档、客户资料、财务报表等。3.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核记录、奖惩情况等。4.其他档案：如声像档案、实物档案等。（二）调阅权限1.公司高层管理人员：有权调阅公司各类档案，以全面了解公司运营状况，进行决策参考。2.部门负责人：根据本部门工作需要，可调阅相关业务档案及部分文书档案，用于指导部门工作、协调业务关系等。3.普通员工：因工作需要，经所在部门负责人批准，可在规定范围内调阅相关档案，如查阅与自身工作相关的业务资料、人事档案中的部分信息等。三、档案调阅申请流程（一）填写调阅申请表1.调阅人需填写《档案调阅申请表》，详细注明调阅档案的名称、类别、调阅目的、调阅时间、预计归还时间等信息。2.对于涉及机密或重要档案的调阅申请，调阅人还需说明调阅的必要性及保密措施。（二）部门负责人审批1.调阅人所在部门负责人对调阅申请进行审核，重点审查调阅目的是否合理、调阅范围是否适当、调阅时间是否符合工作需要等。2.如申请合理，部门负责人在申请表上签署同意意见，并注明审批日期。（三）档案管理部门审核1.档案管理部门收到经部门负责人审批的调阅申请表后，对申请内容进行再次审核。2.审核调阅人身份及调阅权限是否符合规定，确保调阅活动不会超出权限范围。3.对于涉及多部门或跨部门的档案调阅申请，档案管理部门需与相关部门进行沟通协调，确认调阅事宜。（四）主管领导审批（如需）某些重要档案或涉及敏感信息的调阅申请，需经公司主管领导审批。主管领导根据公司整体利益和工作实际情况，对调阅申请进行最终决策。（五）批准后的申请处理1.经各级审批通过的调阅申请表由档案管理部门留存一份备案，同时将申请表副本交予调阅人作为调阅凭证。2.档案管理部门根据调阅申请表的要求，安排专人准备调阅档案，并通知调阅人前来办理调阅手续。四、档案调阅手续办理（一）调阅人身份验证调阅人凭有效身份证件到档案管理部门办理调阅手续。档案管理人员核对调阅人身份信息与申请表上的记录是否一致，确保调阅人身份真实有效。（二）调阅登记1.档案管理人员对调阅活动进行详细登记，包括调阅日期、调阅人姓名、部门、调阅档案名称、数量、调阅目的、预计归还时间等信息。2.登记信息应准确无误，并由调阅人签字确认。（三）档案交付1.档案管理人员根据调阅申请表的内容，从档案库房中取出相应档案，交予调阅人。2.交付档案时，双方需当面清点档案数量、核对档案完整性，并确保档案载体无损坏等情况。（四）借阅期限与归还提醒1.根据调阅申请中注明的预计归还时间，确定调阅期限。一般情况下，调阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。2.在调阅期限届满前[X]个工作日，档案管理部门应通过电话、邮件或其他方式提醒调阅人按时归还档案。五、档案调阅过程中的管理（一）调阅场所规定1.调阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。如因工作需要确实无法在指定场所调阅的，需另行申请并经批准。2.调阅场所应保持安静、整洁，严禁在调阅场所吸烟、饮食、涂改档案等行为。（二）档案使用规范1.调阅人应爱护档案，不得擅自拆封、抽取、污损、涂改、标记或销毁档案。如需复印、摘录档案内容，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。2.调阅人在调阅过程中发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈，不得自行处理。（三）保密要求1.调阅人对调阅过程中接触到的档案内容负有保密义务，不得向无关人员泄露档案信息。对于涉及公司机密的档案，调阅人应严格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施。2.调阅结束后，调阅人应将档案归还档案管理部门，并确保档案的保密性和完整性。（四）监督与检查1.档案管理部门应定期对调阅档案的使用情况进行监督检查，查看调阅人是否遵守调阅规定，档案是否按时归还、有无损坏等情况。2.对于违反调阅制度的行为，档案管理部门应及时进行制止和纠正，并按照公司相关规定进行处理。六、档案归还流程（一）归还申请调阅人如需提前归还档案，应提前[X]个工作日向档案管理部门提交《档案提前归还申请表》，说明提前归还的原因。（二）归还确认1.调阅人在规定的调阅期限届满或提前归还时，将档案归还至档案管理部门。2.档案管理人员对归还的档案进行认真核对，检查档案数量、完整性、载体状况等是否与调阅时一致。如发现问题，应及时与调阅人沟通并查明原因。（三）归还登记档案管理人员在确认档案归还无误后，在调阅登记记录上注明归还日期，并由调阅人签字确认。同时，对档案的归还情况进行详细记录，以备查询。七、特殊情况处理（一）档案损坏或遗失1.调阅人在调阅过程中如发现档案损坏或遗失，应立即向档案管理部门报告，并采取措施防止损失扩大。2.档案管理部门对损坏或遗失情况进行调查核实，根据实际情况要求调阅人承担相应的责任，如赔偿损失、恢复原状等。同时，对档案进行相应的处理，如修复、补充等。（二）调阅期限延长1.调阅人因工作需要无法在规定的调阅期限内归还档案的，应在调阅期限届满前向档案管理部门提交《档案调阅期限延长申请表》，说明延长的原因及预计延长的时间。2.档案管理部门对延长申请进行审核，如情况属实且不影响档案正常使用和管理的，予以批准，并在调阅登记记录上注明延长后的归还日期。（三）多人共同调阅1.如需多人共同调阅同一档案，调阅人应在调阅申请表中注明共同调阅人员名单，并由所有调阅人共同签字确认。2.档案管理部门根据申请安排调阅场所和提供档案，并对共同调阅过程进行监督管理，确保档案的安全与完整。八、附则（一）解释权本制度流程由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况，