档案管理查阅制度

PAGE档案管理查阅制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案查阅工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅工作必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：在档案查阅过程中，要采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。3.服务利用原则：以服务公司各项工作为宗旨，在确保档案安全的前提下，为查阅人员提供便捷、高效的服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责公司各类档案的集中统一管理，建立健全档案管理制度和工作流程。2.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的完整与有序。3.负责档案查阅的接待、登记、审核、监督等工作，按照规定提供档案查阅服务。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整，对发现的问题及时进行处理。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案查阅工作，提供必要的档案信息和说明。4.对本部门形成的档案进行定期自查，发现问题及时整改。（三）查阅人员职责1.查阅人员应遵守国家法律法规和公司档案管理规定，不得擅自查阅、摘抄、复制、传播档案内容。2.在查阅档案前，应填写《档案查阅申请表》，明确查阅目的、内容、范围等信息，并经所在部门负责人审核签字。3.按照档案管理部门指定的地点和方式进行查阅，不得擅自将档案带出指定场所。4.查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。5.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。三、档案查阅范围（一）公司内部查阅1.公司各部门因工作需要，可查阅本部门及相关部门形成的档案资料，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录等。2.公司领导因决策、管理等工作需要，可查阅公司各类档案资料。3.公司审计、纪检、法务等部门因工作需要，可查阅相关档案资料，以开展审计、监督、调查等工作。（二）外部查阅1.因法律法规要求或行政机关、司法机关等有权部门依法进行调查、取证等工作需要，经公司批准后，可提供相关档案资料。2.因业务合作、项目申报等工作需要，经公司批准后，可向合作单位、相关机构等提供部分档案资料，但应签订保密协议，明确双方的权利义务。四、档案查阅流程（一）提出申请查阅人员需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、内容、范围、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审核签字。申请表应一式两份，一份由查阅人员留存，一份交档案管理部门备案。（二）审核批准档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，对查阅申请进行审核。审核内容包括查阅目的是否正当、查阅范围是否合理、查阅时间是否符合规定等。对于涉及重要档案或敏感信息的查阅申请，需报公司分管领导批准。审核通过后，档案管理部门在申请表上加盖“同意查阅”章，并注明查阅期限。（三）查阅登记查阅人员凭经批准的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅登记手续。登记内容包括查阅人员姓名、所在部门、查阅日期、查阅档案名称及数量等。档案管理部门应安排专人负责查阅登记工作，并为查阅人员提供必要的查阅指导。（四）查阅档案查阅人员按照档案管理部门指定的地点和方式进行查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范、档案安全。查阅人员如需摘抄、复制档案内容，应事先向档案管理部门提出申请，经批准后，由档案管理人员代为摘抄、复制，并加盖档案管理部门印章。（五）归还档案查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性等情况，如发现问题应及时查明原因并处理。五、档案查阅期限（一）一般档案查阅期限一般情况下，档案查阅期限为[X]个工作日。查阅人员应在规定期限内完成查阅工作，并将档案归还档案管理部门。如需延长查阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（二）特殊档案查阅期限对于涉及重要机密、长期保存等特殊档案的查阅期限，由档案管理部门根据实际情况确定，并在查阅申请表上注明。查阅人员应严格按照规定期限完成查阅工作，不得擅自延长。六、档案查阅保密规定（一）保密要求1.查阅人员应对查阅过程中接触到的档案内容严格保密，不得向无关人员泄露。2.严禁在非查阅场所谈论档案内容，不得在互联网、社交媒体等公共平台上传播档案信息。3.如需对档案内容进行引用或公开披露，必须经过公司批准，并按照规定的程序和方式进行。（二）保密措施1.档案管理部门应设置专门的查阅场所，配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备等，确保查阅环境安全。2.查阅人员在查阅档案时，应将个人物品存放在指定地点，不得携带与查阅无关的物品进入查阅场所。3.档案管理人员应对查阅过程进行全程监督，发现查阅人员有违反保密规定的行为，应及时制止并报告。七、档案查阅违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅档案。2.超出批准范围查阅档案。3.擅自摘抄、复制、传播档案内容。4.在档案上涂改、标记、污损等。5.未按规定期限归还档案。6.违反档案查阅保密规定。（二）处理措施1.根据违规情节轻重，给予查阅人员批评教育、警告、罚款等处理。2.对于因违规行为给公司造成损失的，查阅人员应承担相应的赔偿责任。3.对于情节严重、构成违法犯罪的，将依法追究其