水厂化验档案管理制度

PAGE水厂化验档案管理制度一、总则（一）目的为加强水厂化验档案的管理，确保化验档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥化验档案在水厂生产、管理、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水厂化验室在水质分析、检测等工作中形成的各类档案，包括原始记录、报告、数据文件、仪器设备档案、人员资质档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：化验档案由专门的档案管理人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映化验工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及水厂机密的化验档案，严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善化验档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理化验档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.建立档案检索系统，负责档案的查询、借阅、归还等服务。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。（二）化验室职责1.负责本部门化验档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的齐全、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.在日常工作中，严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门使用的档案。4.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的接收、登记、分类、编号、整理、装订、存储、检索、借阅等。3.定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。4.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水质分析原始记录：包括水样采集记录、分析方法、分析数据、结果计算等。2.化验报告：各类水质检测报告、监测月报、年报等。3.仪器设备档案：仪器设备的购置合同、说明书、操作规程、维护记录、校准证书等。4.人员资质档案：化验人员的学历证书、培训记录、资格证书、考核成绩等。5.质量控制档案：质量控制计划、质量控制图、内部审核报告、管理评审报告等。6.其他与化验工作相关的文件资料。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.档案资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。3.对电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容等进行分类，如水质分析档案、仪器设备档案、人员资质档案等。2.编号：为每类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、档案的归档与存储（一）归档程序1.化验室整理好的档案资料，经部门负责人审核后，移交至档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，确认无误后进行归档。3.归档后的档案应按照编号顺序排列存放，并建立相应的档案索引。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥，防止受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.对重要的档案资料，可采用光盘、磁带等多种存储介质进行备份存储。（三）保管期限1.水质分析原始记录、化验报告等档案的保管期限为[X]年。2.仪器设备档案、人员资质档案等档案应长期保存。3.质量控制档案的保管期限根据相关规定执行。五、档案的查询与借阅（一）查询1.本单位人员因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询内容、目的等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查询。2.档案管理部门应根据查询申请，提供相应的档案资料，并做好查询记录。3.查询人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅内容、目的、期限等，经水厂主管领导签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容，不得擅自更改、涂抹档案。4.借阅期满，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及水厂机密的化验档案，档案管理人员应严格保密，不得向无关人员泄露。2.档案管理人员应定期对档案进行清查，确保档案的安全。3.查阅、借阅档案时，应严格遵守保密规定，不得在非保密场所讨论档案内容。（二）安全管理1.档案管理部门应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。3.对因自然灾害、意外事故等造成的档案损失，应及时采取补救措施，并向上级报告。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理人员、化验室负责人等组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报水厂主管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁前应造册登记，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等。3.档案销毁时，应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁，不得泄露。4.销毁记录