庆祝活动档案归档制度

PAGE庆祝活动档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司庆祝活动档案的管理，确保庆祝活动档案的完整、准确、系统和安全，便于查询和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类庆祝活动档案的归档管理，包括但不限于周年庆典、节日庆祝、重大项目成功庆祝等活动。（三）定义1.庆祝活动档案：指公司在庆祝活动筹备、举办过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录、音像等材料。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的庆祝活动文件材料，按照规定的范围和方法收集齐全，整理立卷后移交档案部门保存的过程。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善庆祝活动档案归档制度，并监督执行。指导和协助各部门做好庆祝活动文件材料的收集、整理和归档工作。负责庆祝活动档案的集中统一管理，包括档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.活动组织部门负责本部门组织的庆祝活动文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并在活动结束后及时移交档案管理部门。明确专人负责庆祝活动文件材料的管理，确保文件材料的完整、准确和及时归档。3.其他相关部门在职责范围内配合活动组织部门做好庆祝活动文件材料的收集工作。按照档案管理部门的要求，提供与庆祝活动相关的文件材料。二、归档范围（一）筹备阶段文件1.活动策划方案，包括活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动流程、预算等。2.活动筹备会议记录，涉及活动策划、组织分工、物资准备、宣传推广等方面的讨论内容。3.活动场地租赁合同、场地布置设计方案及效果图。4.活动嘉宾邀请名单、邀请函及嘉宾回复确认信息。5.活动宣传资料，如海报设计稿、宣传单页、宣传视频脚本及成品等。6.活动物资采购清单、采购合同及相关票据。7.活动工作人员名单及分工安排。（二）举办阶段文件1.活动现场照片、视频记录，包括活动全景、重要环节、嘉宾风采、观众反应等。2.活动主持人台词稿、节目单及演出相关资料，如演员名单、表演节目内容等。3.活动现场签到表、留言册等。4.活动期间的新闻报道、媒体采访记录及相关稿件。5.活动中颁发的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物的照片及相关颁发记录。（三）总结阶段文件1.活动总结报告，包括活动成效、经验教训、存在问题及改进措施等。2.活动经费决算报告及相关财务凭证。3.活动参与人员的反馈意见和建议。三、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门应确保收集到的庆祝活动文件材料涵盖活动筹备、举办和总结全过程，无遗漏重要信息。（二）文件材料真实有效归档的文件材料应是活动实际产生和使用的，内容真实可靠，不得伪造、篡改。（三）文件材料格式规范1.纸质文件应采用A4纸打印或书写，字迹清晰，签字盖章齐全。2.电子文件应采用通用格式，如doc、xls、ppt、pdf、jpg、mp4等，并确保文件内容可正常读取。电子文件应按照活动名称、时间、类别等进行分类命名，便于查找和管理。（四）文件材料整理有序1.纸质文件应按照文件形成的时间顺序排列，同一事项的文件应集中在一起，并编写页码。2.电子文件应按照文件夹结构进行分类存储，文件夹名称应简洁明了，反映文件内容主题。四、归档流程（一）收集1.活动组织部门在活动筹备过程中，应指定专人负责收集本部门产生的文件材料，并督促其他相关部门及时提交涉及本活动的文件材料。2.收集的文件材料应包括原件、复印件及电子文档等多种形式，确保信息的完整性。（二）整理1.活动组织部门对收集到的文件材料进行初步整理，按照归档范围进行分类，去除无关的文件材料。2.对整理后的文件材料进行编号、编目，填写文件材料清单，注明文件名称、日期、来源、页数等信息。3.将初步整理好的文件材料移交档案管理部门进行进一步审核和整理。（三）审核1.档案管理部门收到活动组织部门移交的文件材料后，按照归档要求进行审核，检查文件材料的完整性、真实性、规范性和整理质量。2.对于审核中发现的问题，及时反馈给活动组织部门，要求其补充或修正文件材料。（四）装订与编目1.经审核合格的纸质文件材料，按照一定的顺序进行装订，确保文件牢固、整齐。2.档案管理部门对装订后的文件材料进行编目，编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，并录入档案管理系统。（五）上架存储1.将编目后的档案按照分类和编号顺序上架存储，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.建立档案存放位置索引，标明各类档案的具体存放架位和格位。五、保管期限（一）永久保管1.反映公司重大历史事件、重要发展阶段的庆祝活动档案。2.具有重要历史价值、文化价值或对公司发展具有重大影响的庆祝活动档案。3.涉及公司核心业务、商业秘密、知识产权等方面的庆祝活动档案。（二）定期保管1.保管期限为30年的档案一般性的周年庆典、节日庆祝活动档案，对公司业务发展有一定参考价值，但重要性相对较低。活动中形成的一般性文件材料，如活动宣传资料、工作人员名单等。2.保管期限为10年的档案临时性、小型庆祝活动档案，对公司业务影响较小。活动中形成的短期使用的文件材料，如活动现场签到表、留言册等。六、鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的庆祝活动档案进行鉴定，成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专业人员组成。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司主管领导审批后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等，并由监销人员在销毁清册上签字确认。七、利用与借阅（一）利用1.公司内部各部门因工作需要查阅庆祝活动档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请表进行审核，对符合查阅条件的，提供档案查阅服务，并限定查阅范围和时间。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅庆祝活动档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后办理借阅手续。2.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，确保档案安全，不得擅自复制、传播档案内容。八、保密与安全（一）保密1.涉及公司商业秘密、敏感信息的庆祝活动档案，应严格按照公司保密制度进行管理，限制查阅和使用范围。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。（二）安全1.档案管理部门应采取必要的安全措施，确保庆祝活