人事档案审核鉴别制度

PAGE人事档案审核鉴别制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案审核鉴别工作，确保人事档案的真实性、完整性和准确性，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工人事档案的审核鉴别工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关法律法规和行业标准，确保人事档案审核鉴别工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，不受任何主观因素干扰，公正地对人事档案进行审核鉴别。3.全面细致原则：对人事档案的各项内容进行全面审查，不放过任何细节，确保档案信息准确无误。4.保密性原则：审核鉴别过程中涉及的员工个人信息严格保密，防止信息泄露。二、审核鉴别内容（一）个人基本信息1.姓名：检查姓名是否与身份证一致，有无曾用名及变更记录。2.性别：确认性别信息准确无误。3.出生日期：核对出生日期与身份证是否相符，是否存在涂改等异常情况。4.民族：审查民族信息的准确性。5.籍贯：核实籍贯信息是否清晰准确。6.政治面貌：检查政治面貌与实际情况是否一致。7.婚姻状况：确认婚姻状况信息真实。8.身份证号码：验证身份证号码是否符合编码规则，有无错误或伪造迹象。（二）学历学位1.学历：审查学历证书的真实性，通过学信网等官方渠道进行核实。2.学位：确认学位证书的真实性，与学历层次是否匹配。3.学习经历：检查学习起止时间、学校名称、专业等信息是否完整准确，与学历学位证书一致。（三）工作经历1.工作单位：核实工作经历中各工作单位名称的准确性，是否存在虚假或不存在的单位。2.入职离职时间：审查工作经历中入职离职时间的连贯性和合理性，有无异常中断或不合理的时间跨度。3.职位：确认工作经历中担任职位的真实性，与实际工作内容是否相符。4.工作业绩：对工作经历中的重要工作业绩进行核实，查看是否有相关证明材料支撑。（四）职业资格证书1.证书名称：检查职业资格证书的名称是否与员工所从事的工作相关。2.颁发机构：核实证书颁发机构的合法性和权威性。3.证书编号：验证证书编号的真实性和唯一性。4.有效期：审查证书是否在有效期内。（五）奖惩情况1.奖励：核实奖励的真实性，查看奖励证书、表彰文件等相关证明材料。2.惩罚：审查惩罚记录的真实性，确认惩罚原因及处理结果是否合理合规。（六）劳动合同1.合同期限：检查劳动合同期限是否与实际工作情况相符。2.工作内容：确认劳动合同中约定的工作内容与员工实际工作是否一致。3.劳动报酬：核实劳动报酬的约定是否清晰明确，与实际发放情况相符。（七）其他材料1.体检报告：审查体检报告的真实性和时效性，是否符合公司岗位要求。2.培训证书：核实培训证书的真实性，与员工所参加的培训内容是否相关。3.其他补充材料：对人事档案中其他补充材料进行审核，确保其真实性和关联性。三、审核鉴别流程（一）档案收集1.人力资源部门负责定期收集员工人事档案，确保档案的完整性。2.员工应按照公司要求及时提交个人相关材料，如学历证书、职业资格证书等。（二）初审1.人力资源专员对收集到的人事档案进行初步审查，检查档案材料是否齐全、完整，格式是否规范。2.对个人基本信息、学历学位等明显信息进行核对，发现问题及时记录。（三）详细审核1.人力资源主管对初审发现的问题进行进一步核实，通过电话、函调等方式与相关单位或人员进行沟通。2.对工作经历、奖惩情况等重要信息进行深入审查，查阅原始证明材料，确保信息真实可靠。（四）鉴别结论1.经过详细审核后，人力资源主管根据审核结果出具鉴别结论，分为“合格”、“基本合格”、“不合格”。2.对于“基本合格”的档案，应注明需要补充或完善的材料；对于“不合格”的档案，应明确问题所在及处理建议。（五）结果反馈1.将鉴别结果反馈给员工本人，如员工对鉴别结果有异议，可在规定时间内提出申诉。2.人力资源部门对员工申诉进行复查，根据复查结果调整鉴别结论。（六）档案归档1.将审核鉴别后的人事档案按照规定进行归档，确保档案存放有序，便于查询。2.对“不合格”档案进行专项管理，跟踪处理情况。四、审核鉴别方法（一）文档比对1.将人事档案中的各项材料与原始证明材料进行仔细比对，检查内容是否一致。2.对学历证书、职业资格证书等重要文件，通过官方网站、电话查询等方式核实其真实性。（二）背景调查1.对于工作经历、奖惩情况等信息，通过向原工作单位、相关政府部门等进行背景调查，核实信息的真实性。2.背景调查应遵循合法、合规、客观的原则，确保调查结果真实可靠。（三）数据分析1.对人事档案中的数据进行分析，如工作经历的时间跨度、学历层次分布等，查看是否存在异常情况。2.通过数据分析发现潜在问题，为审核鉴别工作提供参考。（四）专家评估1.对于一些专业性较强的职业资格证书或复杂的工作业绩评估，可邀请相关领域的专家进行评估。2.专家评估应出具书面意见，作为审核鉴别工作的重要依据。五、审核鉴别责任（一）人力资源部门责任1.负责制定和完善人事档案审核鉴别制度，组织实施审核鉴别工作。2.对审核鉴别结果的真实性和准确性负责，确保人事档案信息符合公司管理要求。3.妥善保管审核鉴别过程中涉及的各类材料，防止信息泄露。（二）审核鉴别人员责任1.严格按照审核鉴别制度和流程开展工作，认真履行职责。2.对所审核鉴别的档案内容负责，确保审核鉴别结论客观公正。3.如因工作失误导致审核鉴别结果错误，应承担相应责任。（三）员工责任1.如实提供个人人事档案相关材料，确保材料真实有效。2.配合人力资源部门的审核鉴别工作，对提出的问题及时进行说明和解释。3.如提供虚假材料，将按照公司规定进行严肃处理。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对人事档案审核鉴别工作进行监督检查，确保审核鉴别制度的执行情况。2.人力资源部门应定期对审核鉴别工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受上级主管部门及相关政府部门的监督检查，积极配合提供有关资料。2.根据外部监督意见，及时改进人事档案审核鉴别工作。七、保密与安全（一）保密措施1.参与人事档案审核鉴别工作的人员应签订保密协议，严格遵守保密制度。2.审核鉴别过程中涉及的员工个人信息不得随意泄露，仅限于工作需要知悉的人员范围内使用。（二）档案安全1.加强人事档案的保管设施建设，确保档案存放安全