成果文件档案管理制度

PAGE成果文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司成果文件档案的管理，确保成果文件档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各项目所产生的成果文件档案的管理。（三）定义1.成果文件档案：指公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于报告、方案、图纸、数据、记录等。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的成果文件档案按照规定的程序和要求移交至档案管理部门进行保存的过程。3.保管期限：根据成果文件档案的重要程度和历史价值确定的保存时间，分为永久、长期和短期。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司成果文件档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的成果文件档案应真实反映公司业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司各项业务活动中产生的成果文件档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司机密的成果文件档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，负责成果文件档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善成果文件档案管理制度，并组织实施。2.负责成果文件档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。3.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作规范有序。4.定期对成果文件档案进行鉴定，根据保管期限的规定，提出档案处置意见。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案的安全保存。6.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。三、成果文件档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门、各项目在开展业务活动过程中，应按照相关标准和规范，及时、准确地形成成果文件档案。2.成果文件档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章手续齐全。（二）收集范围1.项目立项文件，包括项目申请书、可行性研究报告、项目批复等。2.项目实施过程中的各类文件，如项目计划、实施方案、技术方案、会议纪要、工作记录等。3.项目成果文件，如报告、论文、专利、软件著作权、产品样本等。4.项目验收文件，如验收报告、验收证书等。5.其他与项目相关的具有保存价值的文件材料。（三）收集时间1.项目完成后，项目负责人应在规定时间内将项目成果文件档案整理齐全，移交至档案管理部门。2.日常业务活动中产生的成果文件档案，应在业务办理完毕后及时收集归档。（四）收集程序1.各部门、各项目指定专人负责成果文件档案的收集工作。2.收集人员对收集到的成果文件档案进行初步整理，确保文件的完整性和准确性。3.将初步整理后的成果文件档案移交至档案管理部门，办理交接手续。四、成果文件档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照成果文件档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为项目档案、部门档案等。2.编号：对每一类成果文件档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制成果文件档案目录，包括文件编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸张较小、较薄或易散失的文件材料进行装订，确保文件的整齐和牢固。（三）归档要求1.档案管理部门对接收的成果文件档案进行再次审核，确保归档文件符合要求。2.将审核后的成果文件档案按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜。3.在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、名称等信息。五、成果文件档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应具备适宜的档案保管场所，保持环境整洁、通风良好、温度和湿度适宜。2.配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保存。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的成果文件档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的成果文件档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的成果文件档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（三）档案保管期限的确定1.档案管理部门在接收成果文件档案时，应根据档案的内容和性质，初步确定保管期限。2.定期对已归档的成果文件档案进行鉴定，根据公司业务发展和档案利用情况，对保管期限进行调整。（四）档案的存放与排列1.按照档案类别和保管期限，将档案存放在不同的档案柜中。2.在档案柜内，按照档案编号顺序排列档案盒，便于查找和管理。（五）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对成果文件档案进行清点，确保档案的数量准确。2.每年对档案进行全面检查，检查档案的保管状况、有无损坏、霉变等情况，发现问题及时处理。六、成果文件档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅成果文件档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的成果文件档案，查阅申请人需经公司保密管理部门审批，并在档案管理部门指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制。3.外部单位查阅成果文件档案，需持有单位介绍信，经公司主管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.所在部门负责人或公司主管领导对申请表进行审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅申请人提供相应的档案，并做好查阅登记。4.查阅申请人在档案管理部门指定地点查阅档案，查阅完毕后，及时归还档案。（三）利用方式1.成果文件档案的利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.借阅成果文件档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制成果文件档案，需填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门安排专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（四）查阅利用登记1.档案管理部门应对成果文件档案的查阅利用情况进行详细登记，包括查阅申请人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、利用方式等信息。2.查阅利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、成果文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责成果文件档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据成果文件档案的保管期限划分标准，结合公司业务发展和档案利用情况，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的成果文件档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.将拟销毁档案清单提交档案鉴定小组进行审核。3.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出鉴定意见。4.经公司主管领导批准后，对确无保存价值的档案进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质成果文件档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子成果文件档案，采用数据擦除等方式进行销毁