涉密档案利用登记制度

PAGE涉密档案利用登记制度一、总则（一）目的为加强公司涉密档案的管理，规范涉密档案利用行为，确保公司涉密信息的安全，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及涉密档案利用的部门和人员。（三）基本原则1.严格审批原则：涉密档案的利用必须经过严格的审批流程，确保利用行为符合规定。2.安全保密原则：在利用涉密档案过程中，要采取有效措施保障档案信息的安全，防止泄露。3.登记备案原则：对每一次涉密档案的利用进行详细登记，以备查询和追溯。二、涉密档案定义及范围（一）定义涉密档案是指公司在经营、管理等活动中形成的，涉及国家秘密、商业秘密或公司敏感信息，一旦泄露可能对公司造成不良影响或损失的各类文件、资料、记录等。（二）范围1.国家秘密类：涉及国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项相关档案。2.商业秘密类：不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息相关档案，如公司产品配方、客户名单、营销策略等。3.公司敏感信息类：公司内部不宜公开的信息，如尚未公开的重大决策、人事任免等相关档案。三、利用登记流程（一）申请1.利用人需填写《涉密档案利用申请表》，详细说明利用目的、利用内容、利用时间等信息。2.申请表应经所在部门负责人审核签字，确保利用需求合理、合规。（二）审批1.一般涉密档案利用：由档案管理部门负责人审批，审批通过后在申请表上签字确认。2.重要涉密档案利用：涉及公司核心机密或可能对公司产生重大影响的档案利用申请，需经公司分管领导审批，必要时还需公司主要领导审批。（三）登记1.档案管理部门根据审批通过的申请表，对涉密档案利用情况进行详细登记。登记内容包括利用人姓名、部门、利用时间、利用档案名称及编号、利用目的、归还时间等。2.登记信息应准确、完整，采用纸质和电子两种方式进行记录，以便查询和统计。（四）借阅1.经审批同意后，利用人凭申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员按照申请表上的内容提供相应的涉密档案，并与利用人当面核对档案数量、完整性等。2.借阅涉密档案应使用专门的借阅设备，如档案盒、文件袋等，确保档案在流转过程中的安全。（五）归还1.利用人应在规定的归还时间内将涉密档案归还档案管理部门。档案管理人员要认真核对归还档案的数量、完整性及有无损坏等情况。2.如发现档案有缺失、损坏等情况，利用人应及时说明原因，并承担相应责任。档案管理人员在确认无误后，在登记记录上注明归还情况。四、利用人员职责（一）遵守规定利用人必须严格遵守国家法律法规、公司保密制度及本制度的各项规定，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。（二）妥善保管1.在利用涉密档案期间，利用人要妥善保管档案，不得将档案转借他人，不得在非规定场所存放档案。2.如需对档案进行复制、摘录等操作，必须经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行。（三）按时归还利用人应按时归还涉密档案，如因特殊原因需要延期归还，必须提前向档案管理部门申请并说明理由，经批准后方可延期。五、档案管理部门职责（一）审核申请档案管理部门负责对利用人提交的《涉密档案利用申请表》进行审核，确保利用申请符合规定，利用目的合理。（二）提供服务1.根据审批结果，为利用人提供相应的涉密档案，并按照规定办理借阅、归还等手续。2.对利用过程进行指导和监督，确保利用人正确使用档案，保障档案安全。（三）登记备案认真做好涉密档案利用的登记工作，及时更新登记信息，定期对登记记录进行整理和归档，以备查询和统计分析。（四）安全检查定期对涉密档案利用情况进行安全检查，检查内容包括档案库存数量、利用登记记录、档案保密措施落实情况等，发现问题及时整改。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对涉密档案利用登记制度的执行情况进行审计，检查登记流程是否规范、利用审批是否严格、档案安全措施是否到位等。2.档案管理部门定期对本部门的工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部检查积极配合国家相关部门、行业监管机构等的检查，如实提供涉密档案利用登记情况及相关资料，对检查中提出的问题及时整改。（三）违规处理1.对于违反本制度的利用人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；造成公司涉密信息泄露的，依法追究其法律责任。2.对于在涉密档案利用登记工作中存在违规行为的档案管理部门人员，按照公司相关规定进行问责。七、培训与宣传教育（一）培训计划制定年度涉密档案利用登记制度培训计划，定期组织利用人、档案管理人员等参加培训，提高其对制度的认识和执行能力。（二）培训内容1.国家法律法规中关于保密及档案管理方面的规定。2.公司涉密档案利用登记制度的具体内容和操作流程。3.典型案例分析，增强人员的保密意识和风险防范意识。（三）宣传教育通过公司内部刊物、宣传栏、网络平台等多种渠道，宣传涉密档案利用登记制度的重要性，提高全体员工的保密意识。