机关单位档案归档制度

PAGE机关单位档案归档制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为机关工作提供有力支持，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关单位的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则各部门应确保所形成档案的真实性和完整性，如实反映工作活动的全过程，不得随意篡改、伪造或销毁档案。3.便于利用原则档案管理工作应充分考虑档案的利用需求，优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，方便机关工作人员查阅和利用档案。二、档案归档范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括上级的决议、决定、指示、命令、通知、通报等。2.本机关形成的文件材料，如党组（委）文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等。3.下级机关的请示及本机关的批复文件。4.机关内部各部门之间的来往文件。（二）科技档案1.基本建设项目档案，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等各个环节形成的文件材料。2.设备仪器档案，包括设备仪器的购置、安装、调试、使用、维修、报废等过程中产生的文件材料。3.科研项目档案，包括科研项目的开题报告、研究方案、实验记录、研究成果、鉴定材料等。（三）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务报告，包括月度、季度、年度财务报表及财务情况说明书。4.其他会计资料，如银行对账单、税务报表、审计报告等。（四）人事档案1.干部职工的履历表、登记表、任免审批表等。2.考核、奖惩、培训、工资、职称等方面的材料。3.党团组织关系材料、政审材料、入党（团）志愿书等。（五）声像档案1.照片档案，包括机关工作活动、重要会议、重大事件、领导视察等方面的照片。2.录音、录像档案，如会议录音、专题片录像等。（六）电子档案1.以电子形式形成的各类文件、数据、图表等，如电子公文、电子邮件、数据库文件等。2.对纸质档案进行数字化处理后形成的电子副本。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，如有破损或褪色的应进行修复或复制。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（二）文件材料的整理1.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制卷内文件目录，填写备考表，装订成册。2.科技档案应按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录和索引。3.会计档案应按照会计年度、类别进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案应按照干部职工个人进行整理，分类装订，建立档案目录和索引。5.声像档案应按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，刻录光盘或存储在磁性介质上，并编制目录。6.电子档案应按照一定的分类方案进行组织存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的准确标识和有效检索。（三）文件材料的装订1.文书档案、科技档案、会计档案等纸质档案应采用线装或缝纫机轧边装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一后再进行装订。3.装订时应去除金属物，对于纸张较厚的文件可采用三孔一线装订法。（四）文件材料的编目1.各类档案应编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。2.档案编号应按照一定的规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。3.题名应准确反映档案的内容，应简洁明了、规范准确，不得使用简称或模糊不清的表述。4.日期应填写文件的形成日期，格式应统一规范。5.责任者应填写文件的制发单位或个人，应填写全称或通用简称。6.保管期限应根据档案的重要程度和保存价值确定，分为永久、长期、短期三种。（五）档案的装盒1.文书档案、科技档案、会计档案等纸质档案应装入档案盒，并在档案盒上填写档案编号、题名、保管期限等信息。2.档案盒应采用统一规格的硬盒，材质应坚固耐用，能够有效保护档案。3.同一保管期限、同一类别的档案应集中装盒，不同保管期限、不同类别的档案应分别装盒。四、档案归档流程（一）收集1.各部门兼职档案员应定期收集本部门在工作活动中形成的文件材料，对收集到的文件材料进行初步整理，剔除重复、无用的文件。2.兼职档案员应将收集整理好的文件材料定期移交至机关单位的档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到各部门移交的文件材料后，应按照档案归档要求进行全面整理。2.对文书档案进行分类、编号、编目、装订、装盒等操作；对科技档案按照项目进行分类整理，建立项目档案卷册；对会计档案进行分类装订，编制会计档案目录；对人事档案进行分类整理，建立个人档案卷册；对声像档案进行分类整理，注明相关信息，刻录光盘或存储在磁性介质上；对电子档案进行组织存储，建立电子档案目录数据库。（三）鉴定1.档案管理部门应定期对已归档的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。3.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理。（四）归档1.经过整理、鉴定后的档案应及时归档入库，按照档案库房的布局和分类方案进行存放。2.档案管理人员应建立档案台账，对档案的入库、保管、查阅、借阅、销毁等情况进行详细记录，确保档案管理工作的可追溯性。五、档案保管（一）档案库房建设1.机关单位应设立专门的档案库房，档案库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等，确保档案库房的环境条件适宜档案保存。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区、办公区等，各区域应布局合理，便于档案管理工作的开展。（二）档案存储1.档案应按照分类方案进行有序存储，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.纸质档案应存放在档案架或档案柜中，档案架和档案柜应排列整齐，便于查找和取用。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.声像档案应存储在光盘、磁带等磁性介质上，并按照规定进行标识和分类存放。（三）档案保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案主要包括本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。长期保管的档案主要包括本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。短期保管的档案主要包括本机关职能活动中形成的短期文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的短期文件材料；本机关人事管理工作形成的短期文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于短期问题的请示与上级机关的批复、批示，短期的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的短期文件材料；同级机关、下级机关关于短期业务问题的来函、请示与本机关短时间的复函、批复等文件材料。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定执行，如有特殊情况需要调整保管期限的，应报经档案管理部门负责人批准。（四）档案安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备、档案载体等的安全管理。2.档案库房应安装防盗门窗、监控设备、报警装置等，确保档案库房的安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。4.严格控制档案的查阅和借阅范围，查阅和借阅档案应履行必要的手续，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。5.档案管理人员应掌握基本的消防知识和技能，定期组织消防演练，确保档案库房的消防安全。六、档案利用（一）查阅利用1.机关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的内容、目的、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》，提供相应的档案供查阅，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅区域进行，不得将档案带出查阅区域，如需复印或摘抄档案内容的，应经档案管理部门负责人批准。4.查阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁档案。（二）借阅利用1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的内容、目的、时间、归还日期等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.档案管理部门应根据《档案借阅申请表》，提供相应的档案供借阅，并收取借阅押金，借阅押金应在归还档案时退还。3.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期归还的，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁档案，如发现档案有损坏或丢失的，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（三）出具证明1.机关单位因工作需要出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明出具档案证明的内容、目的、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理出具证明手续。2.档案管理部门应根据《档案证明申请表》，查阅相关档案，核实档案内容后，出具档案证明，并在档案证明上加盖档案管理部门印章。3.档案证明应客观、准确地反映档案的原始内容，不得出具虚假证明。七、档案统计（一）统计内容1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、查阅利用人次、借阅利用人次、出具证明份数等。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行盘点和清查，核对档案的实际数量与档案台账记录是否一致，发现问题及时查明原因并进行处理。2.档案管理部门应根据档案管理工作的实际情况，设计档案统计报表，定期收集各部门的档案统计数据，并进行汇总分析。3.档案统计报表应真实、准确、完整，数据应及时更新，统计分析结果应及时反馈给相关部门和领导，为档案管理决策提供依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已归档的档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。3.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理；对于仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应报经档案管理部门负责人批准后进行调整。（二）销毁1.档案销毁应严格按照国家有关规定执行，