档案资产管理制度

PAGE档案资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案资产管理，确保档案资产的安全、完整、有效利用，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资产管理活动中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案资产应如实反映公司各项业务活动的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖公司各类业务活动所产生的档案资料，保证档案资产的全面性和系统性。3.安全性原则：采取有效措施保障档案资产的物理安全和信息安全，防止档案资产的损坏、丢失和泄露。4.时效性原则：及时对档案资产进行整理、归档和更新，确保档案信息的时效性和可用性。5.保密性原则：对于涉及公司机密和敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案资产的分类与编号（一）分类标准1.行政类档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等重要文件，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件。2.财务类档案：涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料等财务核算和管理过程中产生的文件。3.业务类档案：根据公司不同业务板块进行分类，如销售业务档案包括销售合同、订单、客户资料、市场调研报告等；采购业务档案包括采购合同、供应商资料、采购订单等；生产业务档案包括生产计划、工艺流程、产品质量检验报告等。4.人事类档案：包含员工入职、离职、调动、晋升、绩效考核等相关文件，员工简历、培训记录、薪酬福利资料等。5.技术类档案：涉及公司研发项目、技术方案、技术图纸、专利证书、软件著作权等技术创新和知识产权方面的文件。（二）编号规则1.采用层级编码方式，由一级代码、二级代码、三级代码等组成。2.一级代码表示档案类别，如“A”代表行政类档案，“B”代表财务类档案，“C”代表业务类档案，“D”代表人事类档案，“E”代表技术类档案。3.二级代码表示该类别下的细分领域，如行政类档案中的“A1”表示公司设立文件，“A2”表示公司章程等。4.三级代码为具体档案的流水号，按照档案形成时间顺序依次编号。5.示例：“C101001”表示销售业务档案中的第1份销售合同。三、档案资产的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资产的收集工作，确保本部门产生的各类文件资料及时、准确地收集齐全。2.对于外来文件，如政府部门文件、合作单位函件等，由相关部门负责接收并及时移交档案管理部门。3.员工在工作过程中形成的与公司业务相关的文件资料，应在完成工作任务后及时提交给本部门档案收集责任人。（二）整理规范1.档案收集责任人应按照档案分类标准对收集到的文件资料进行初步分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源、保管期限等信息。3.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照一定顺序将文件资料装订成册或装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。四、档案资产的归档与存储（一）归档流程1.整理好的档案资料由档案收集责任人定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理部门按照档案编号顺序将档案存入档案库房，并建立档案目录索引。（二）存储方式1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资产的安全存储。2.采用密集架或档案柜存放档案，按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。五、档案资产的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅档案资产时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保密级别和重要程度确定是否批准借阅。2.对于涉及公司机密和敏感信息的档案，需经公司分管领导审批后方可借阅。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案和机密档案的借阅期限根据具体情况另行确定，原则上不超过[X]个工作日，并严格控制借阅范围。（四）借阅登记1.档案管理部门对批准借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认，领取档案资料。（五）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。2.在借阅期限内，借阅人应按时归还档案资料，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况并办理续借手续。3.档案使用完毕后，借阅人应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人的责任。六、档案资产的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和历史意义，定期对档案资产进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、财务部门负责人、业务部门负责人等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.审查档案的真实性、完整性、准确性和规范性。2.评估档案对公司当前和未来业务活动的参考价值。3.根据国家法律法规和公司相关规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》。《档案销毁清单》应详细列出档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等，并由专人负责监督销毁过程。4.销毁完成后，监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况记录存档。七、档案资产的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案资产信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅、统计等功能。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）系统功能要求1.档案录入：能够快速准确地录入档案的基本信息、文件内容等，支持批量录入和扫描识别录入。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：实现网上借阅申请、审批、登记、提醒等功能，对借阅过程进行全程跟踪。4.统计分析：能够对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：具备完善的安全防护机制，确保档案信息的安全性和保密性，防止数据泄露和非法访问。（三）数据维护1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.及时更新档案信息，确保系统数据与实际档案资产一致。3.对系统中的数据进行定期清理，删除过期或无用的数据，提高系统运行效率。八、档案资产管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司档案资产管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.组织档案资产的收集、整理、归档、存储、借阅、鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的规范有序进行。3.协调各部门之间的档案管理工作，解决档案管理工作中出现的问题。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，不断改进档案管理工作方法和流程。5.负责档案管理部门人员的培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）档案管理人员职责1.按照档案管理规章制度，具体负责档案资产的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、存储、借阅登记等。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案目录索引，方便档案的查找和利用。3.负责档案库房的日常管理，保持库房环境整洁、安全，确保档案资产的安全存储。4.协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，编制档案销毁清单。5.负责档案信息化管理系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息，为用户提供档案查询和借阅服务。6.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护公司档案信息安全。（三）各部门档案收集责任人职责1.负责本部门档案资产的收集工作，确保本部门产生的各类文件资料及时、准确地收集齐全。2.按照档案分类标准对收集到的文件资料进行初步整理，填写文件题名、日期、来源等信息。3.定期将整理好的档案资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的档案信息和资料。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案资产管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案资产的安全状况、档案信息的真实性和完整性等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决档案管理工作