建立纪检文书档案制度

PAGE建立纪检文书档案制度一、总则（一）目的为加强公司纪检文书档案管理，确保纪检工作中形成的各类文书档案真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部纪检部门在履行纪检监察职责过程中形成的各类文书档案，包括但不限于文件、报告、调查材料、会议记录、信访举报材料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则纪检文书档案由公司纪检部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实完整原则档案内容必须真实反映纪检工作实际情况，保证档案的完整性，不得随意篡改或遗漏。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）纪检部门职责1.负责制定和完善纪检文书档案管理制度，并组织实施。2.对纪检工作中形成的各类文书材料进行收集、整理、归档和保管。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全性和时效性。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常整理、分类、编号、装订等工作，确保档案整齐规范。3.做好档案的存储、保管工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时催还借阅档案。5.协助纪检部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级纪检部门下发的各类文件、通知、规定等。2.公司纪检部门制定的工作计划、总结、报告、规章制度等。3.纪检案件调查过程中形成的各类材料，包括立案审批表、调查方案、谈话笔录、证据材料、调查报告、处分决定等。4.信访举报材料，包括举报信、举报电话记录、来访记录等。5.纪检会议记录、纪要、决议等。6.与纪检工作相关的其他文件、材料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将纪检工作中形成的文书材料移交纪检部门，不得积压或擅自销毁。2.移交的文书材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.纪检部门应定期对收集的文书材料进行清理核对，确保无遗漏。（三）整理方法1.分类按照纪检工作的性质和内容，将档案分为综合类、案件类、信访类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订将每份文书材料按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固，便于保存和查阅。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速检索。四、档案保管（一）保管期限1.永久保管对公司纪检工作具有重要历史价值和长远查考利用价值的档案，如重大案件的调查材料、重要的规章制度等，应永久保管。2.定期保管其他档案根据其重要程度和利用价值，确定保管期限为[X]年或[X]年。（二）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行存放。（三）保管措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，如修复、更换装具等。2.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保数据安全。3.严格限制无关人员进入档案库房，确保档案安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.公司内部纪检人员因工作需要查阅纪检文书档案。2.公司其他部门因工作需要，经纪检部门负责人批准后查阅相关档案。3.外部单位因工作需要，按照规定程序办理查阅手续后查阅相关档案。（二）查阅程序1.查阅人员填写《纪检文书档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字后，报纪检部门负责人审批。3.纪检部门负责人根据申请内容进行审核，批准后由档案管理人员提供查阅服务。4.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。5.查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。（三）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，借阅人员填写《纪检文书档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人签字后，报纪检部门负责人审批。3.纪检部门负责人根据申请内容进行审核，批准后由档案管理人员办理借阅手续。4.借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人或泄露档案内容。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限和实际利用价值进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定的原则，确保鉴定结果客观公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由纪检部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案，由鉴定小组逐卷进行审查，确定其是否仍有保存价值。2.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制《纪检文书档案销毁清册》。（四）销毁程序1.《纪检文书档案销毁清册》经纪检部门负责人审核后，报公司主管领导批准。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立纪检文书档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、存储。2.系统建设开发或选用适合公司纪检工作的档案管理软件，实现档案的录入、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全建立数据备份和恢复机制，确保电子档案数据的安全。加强用户权限管理，防止数据泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作，确保系统正常运行。