公司保密档案管理制度

PAGE公司保密档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密档案管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及与公司有业务往来的外部合作伙伴。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保保密档案管理工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，建立健全保密防范措施，预防保密事件的发生。3.突出重点原则：明确保密档案管理的重点领域和关键环节，实施分类管理和重点保护。4.严格保密原则：对涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，采取严格的保密措施，防止信息泄露。二、保密档案的定义与范围（一）定义保密档案是指公司在经营管理活动中形成的，涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感信息，需要严格保密的各类文件、资料、记录、数据等。（二）范围1.商业秘密：包括公司的经营策略、市场计划、销售数据、客户名单、合作协议等。2.技术秘密：涵盖公司的技术研发成果、专利技术、专有技术、技术方案、工艺流程等。3.财务信息：包含公司的财务报表、财务预算、成本核算、资金流动等财务数据。4.客户信息：涉及公司的客户资料、客户需求、客户交易记录等。5.其他敏感信息：如公司的内部管理文件、会议纪要、人事档案、未公开的项目信息等。三、保密档案的分类与标识（一）分类根据保密档案的性质和重要程度，分为绝密级、机密级和秘密级三类。1.绝密级：是指公司最重要的商业秘密和核心技术信息，一旦泄露将给公司带来极其严重的损失。2.机密级：是指公司重要的商业秘密和技术信息，泄露后可能对公司造成较大的损失。3.秘密级：是指公司一般的商业秘密和敏感信息，泄露后可能对公司造成一定的影响。（二）标识在保密档案的封面、首页或显著位置，标注“绝密”“机密”“秘密”字样，并注明保密期限。四、保密档案的产生与收集（一）产生1.公司各部门在业务活动中形成的涉及保密内容的文件、资料、记录等，应及时进行整理和归档。2.员工在工作过程中产生的保密信息，如工作笔记、报告、方案等，应按照公司规定进行妥善保管。（二）收集1.各部门应指定专人负责保密档案的收集工作，定期对本部门的保密档案进行清查和整理。2.对于重要的保密档案，应及时收集并移交公司保密管理部门进行统一管理。五、保密档案的整理与归档（一）整理1.对收集到的保密档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和完整性。2.对档案中的文件、资料进行核对、补充和修复，保证档案内容的准确性和可读性。（二）归档1.将整理好的保密档案按照规定的分类和编号顺序，装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标注档案名称、类别、编号等信息。2.将档案存放在专门的保密档案室或档案柜中，实行分类存放，便于查找和管理。六、保密档案的保管与存储（一）保管1.公司设立专门的保密档案室，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防磁等设备。2.保密档案室应安排专人负责管理，严格执行档案出入库登记制度，确保档案的安全。3.对保密档案的查阅、借阅、使用等情况进行详细记录，定期进行清查和核对。（二）存储1.保密档案应采用电子存储和纸质存储相结合的方式，确保档案信息的安全备份。2.电子存储的保密档案应进行加密处理，并存储在专门的服务器或存储设备上，设置严格的访问权限。3.纸质存储的保密档案应按照规定的期限进行保存，到期后应按照规定进行销毁。七、保密档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅保密档案的，应填写《保密档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《保密档案查阅申请表》经所在部门负责人审核同意后，报公司保密管理部门审批。3.查阅保密档案时，应在保密档案室或指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出。4.查阅人员应严格遵守保密规定，不得在档案上涂改、标记、拍照、复印等，如需摘录或复制部分内容，应经公司保密管理部门批准。（二）借阅1.因工作需要借阅保密档案的，应填写《保密档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。2.《保密档案借阅申请表》经所在部门负责人审核同意后，报公司保密管理部门审批，并办理借阅登记手续。3.借阅保密档案时，应使用专门的借阅箱或档案袋，将档案妥善保管，不得转借他人。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如因特殊情况需要延期归还时，应提前办理延期手续。八、保密档案的使用与传递（一）使用1.使用保密档案时，应严格按照规定的用途和范围进行，不得擅自扩大使用范围。2.使用过程中应注意保护档案的安全和完整，不得损坏、丢失或泄露档案内容。3.使用完毕后，应及时将档案归还公司保密管理部门或档案保管人员。（二）传递1.因工作需要传递保密档案的，应采用安全可靠的方式进行，如专人送达、加密邮寄等。2.在传递过程中，应确保档案的安全，防止档案丢失、泄露或损坏。3.传递保密档案时，应填写《保密档案传递登记表》，注明传递时间、传递方式、传递内容、接收人员等信息。九、保密档案的销毁（一）销毁范围1.超过规定保存期限的保密档案。2.已失去保存价值的保密档案。3.因其他原因需要销毁的保密档案。（二）销毁程序1.由公司保密管理部门定期对拟销毁的保密档案进行清查和核对，编制《保密档案销毁清单》。2.《保密档案销毁清单》经公司保密管理部门负责人审核同意后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由公司保密管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并做好记录。4.销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息，与《保密档案销毁清单》一并存档。十、保密档案的保密措施（一）人员管理1.加强对员工的保密意识教育，定期组织保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任，对违反保密协议的行为进行严肃处理。3.对涉及保密档案管理的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和保密意识。（二）物理防护1.保密档案室应安装门禁系统、监控系统等安全防护设施，限制无关人员进入。2.对存放保密档案的档案柜、存储设备等进行加密处理，防止信息泄露。3.在办公区域设置专门的保密文件柜，存放日常使用的保密文件，下班后应将文件柜锁好。（三）技术防护1.对电子存储的保密档案进行加密处理，采用先进的加密算法，确保信息在传输和存储过程中的安全。2.安装防火墙、防病毒软件等网络安全防护设备，防止外部网络攻击和病毒入侵。3.对涉及保密档案的计算机、移动存储设备等进行严格管理，设置开机密码、访问权限等，防止信息泄露。（四）制度约束1.建立健全保密档案管理制度，明确保密档案管理的流程、职责和要求，确保制度的有效执行。2.对违反保密档案管理制度的行为进行严肃处理，视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚，并依法追究法律责任。3.定期对保密档案管理制度的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行整改，不断完善保密档案管理工作。十一、保密档案管理的监督与检查（一）监督1.公司保密管理部门负责对保密档案管理工作进行全面监督，定期检查各部门保密档案管理情况。2.设立举报信箱和举报电话，接受员工和社会公众对保密档案管理工作的监督和举报。（二）检查1.定期对保密档案室的安全防护设施进行检查，确保设施正常运行。2.不定期对各部门的保密档案进行抽查，检查档案的整理、归档、保管、查阅、借阅等情况是否符合规定。3.对检查中发现的问题及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并对整改情况进行跟踪检查。十二、保密档案管理的责任追究（一）责任认定1.对违反保密档案管理制度，导致保密档案泄露、丢失、损坏等事件发生的，应依法依规追究相关人员的责任。2.根据事件造成的后果和影响程度，认定相关人员的责任大小，包括直接责任、主要责任和领导责任。（二）责任追究方式1.对违反保密档案管理制度的人员，视情节轻重给予警告、罚款、降职