档案保管制度档案库房

PAGE档案保管制度档案库房一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，提高档案利用效率，特制定本档案保管制度及档案库房管理规定。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，以及存放这些档案的档案库房。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，便于公司各部门和人员对档案的查阅和利用。二、档案保管制度（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时将本部门形成的档案整理后移交公司档案室。2.档案收集范围包括但不限于：上级机关来文、公司内部文件、会议文件、工作计划、总结、报告等文书档案。各类业务合同、协议、订单、报表等业务档案。财务凭证、账簿、报表等财务档案。员工入职、离职、晋升、考核等人事档案。其他具有保存价值的文件材料。3.档案收集人员应认真核对档案材料的完整性和准确性，确保档案质量。（二）档案整理1.公司档案室按照国家有关档案整理标准和规范，对收集的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理；业务档案按照业务类型、时间顺序等进行分类整理；财务档案按照会计年度、类别等进行分类整理；人事档案按照员工类别、档案内容等进行分类整理。3.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的查找和管理。编目应准确反映档案的内容和特征，包括档号、题名、责任者、日期、保管期限等。（三）档案装订1.纸质档案应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。2.对于幅面过大的档案，应进行折叠，使其尺寸符合装订要求。折叠后的档案应保持字迹清晰，便于查阅。（四）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.永久保管的档案主要包括：本公司制定的法规性文件材料。本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本公司职能活动中形成的重要业务文件材料。本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。本公司机构演变、人事任免等文件材料。本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。上级机关制发的属于本公司主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。3.定期保管的档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限。具体划分标准按照国家有关档案保管期限表执行。（五）档案保管1.公司档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。不同保管期限、不同类型的档案应分开存放。4.档案室应建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管情况等信息，定期对档案进行清查核对，确保账实相符。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房。档案管理人员因工作需要进入库房时，应做好登记。（六）档案鉴定1.公司档案室定期对保管期满的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成鉴定小组负责。2.鉴定小组根据档案的保存价值和保管期限，对保管期满的档案提出存毁意见。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应登记造册，经公司领导批准后予以销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。销毁清册应永久保存。（七）档案利用1.公司各部门和人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。4.档案利用过程中形成的查阅记录、借阅记录等应及时整理归档，作为档案管理的重要资料保存。（八）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期向上级主管部门报送，并抄送公司有关领导和部门。统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。三、档案库房管理规定（一）库房建设与布局1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点建设，远离火源、水源、污染源等。2.库房内部应合理布局，分为档案存放区、整理区、查阅区等功能区域。档案存放区应设置足够数量的档案柜，按照档案分类存放；整理区应配备必要的办公设备和整理工具；查阅区应提供舒适、安静的查阅环境。3.库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、监控系统、除湿机、防虫剂投放装置、防鼠板等。（二）库房安全管理1.档案库房应配备专人负责安全管理，定期对库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.库房门窗应坚固耐用，安装防盗门窗和门锁。钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。3.库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。如需进行电气设备维修或其他动火作业，应办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。4.加强对库房消防设施设备的维护管理，确保消防设施设备完好有效。定期组织消防演练，提高档案管理人员的消防安全意识和应急处置能力。5.做好库房的防盗工作，安装监控系统，确保库房24小时处于监控状态。加强对进出库房人员的登记管理，严禁无关人员进入库房。（三）库房卫生管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。清扫时应使用干净的工具，避免对档案造成损坏。2.库房内不得堆放杂物，保持通道畅通。档案柜应定期擦拭，保持表面清洁。3.做好库房的防虫、防鼠工作，定期投放防虫剂、灭鼠药等，防止害虫、老鼠对档案造成破坏。（四）库房温湿度管理1.档案库房应配备温湿度监测设备，实时监测库房内的温度和湿度情况。2.根据温湿度变化情况，及时采取相应的调控措施。当温度过高时，可采用空调、通风等方式降温；当湿度超标时，可使用除湿机、加湿器等设备进行调节。3.温湿度调控应遵循适度原则，避免温湿度变化过大对档案造成损害。（五）库房设备管理1.档案库房内的设备应定期进行维护保养，确保设备正常运行。如档案柜应定期检查柜门、抽屉的开关情况，及时进行维修或更换；防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备应定期检查其功能是否完好，如有故障应及时修复。2.建立设备维护保养记录，详细记录设备的维护保养时间、内容、维修情况等信息。3.对于老化、损坏严重，无法