如何建立会计档案制度

PAGE如何建立会计档案制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，由公司财务部门负责统一指导、监督和检查全公司的会计档案管理工作；各分支机构、子公司的财务部门负责本单位会计档案的具体管理工作。二、会计档案的内容及分类（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、银行结算凭证等。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，用于记录经济业务的凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账：根据总账科目所属明细科目设置的，用于详细记录某一类经济业务的账簿。3.日记账：按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.辅助账：包括固定资产卡片、低值易耗品台账、往来账款辅助账等，用于补充记录某些特定经济业务的账簿。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。2.季度财务会计报告：除月度报告内容外，还可能包括财务情况说明书等。3.年度财务会计报告：全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注，以及财务情况说明书等。（四）其他会计资料1.银行对账单及余额调节表：反映公司银行账户资金收支及余额情况的对账单，以及用于核对银行存款日记账与银行对账单差异的余额调节表。2.会计档案移交清册：记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员的清单。3.会计档案保管清册：详细记录会计档案名称、数量、保管期限、存放地点等信息的清册。4.会计档案销毁清册：记录拟销毁会计档案的名称、数量、销毁原因、销毁时间、销毁地点等信息的清册。5.纳税申报表：公司按照税法规定向税务机关报送的反映纳税情况的报表。6.财务数据备份：包括纸质会计档案的电子扫描件、电子会计凭证、账簿、报表等数据的备份存储介质，如光盘、硬盘等。三、会计档案的整理（一）会计凭证的整理1.分类排序：按照记账凭证的日期先后顺序排列，同日期的凭证按照编号顺序排列。2.粘贴附件：将原始凭证粘贴在记账凭证后面，要求粘贴整齐、牢固，便于翻阅。3.折叠裁剪：对于规格较大的原始凭证，如发票等，应进行折叠或裁剪，使其大小与记账凭证一致。4.编号装订：每本凭证应进行编号，编号应连续无缺号。凭证装订应牢固、整齐，不得有压角、掉页等现象。装订时应使用统一的凭证封面和封底，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息。（二）会计账簿的整理1.账页编号：对每本账簿的账页进行连续编号，编号应清晰、准确。2.空白页处理：对于账簿中的空白页，应加盖“此页空白”戳记。3.封面封底：给账簿加上封面和封底，封面应注明账簿名称、单位名称、年度、月份等信息。4.装订成册：将账页装订成册，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页等现象。（三）财务会计报告的整理1.分类排序：按照月度、季度、年度顺序排列，同期间的报告按照种类顺序排列。2.封面封底：给财务会计报告加上封面和封底，封面应注明单位名称、年度、月份、报告种类等信息。3.装订成册：将报告装订成册，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页等现象。（四）其他会计资料的整理1.分类整理：将银行对账单及余额调节表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、纳税申报表等分别进行整理。2.编号标注：对每类资料进行编号，并标注日期、内容等信息。3.装订或装盒：对于资料较多的，可以进行装订成册；对于资料较少的，可以装盒存放，并在盒面上注明资料名称、编号等信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告：月度、季度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料：银行对账单及余额调节表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、销毁清册永久保管；纳税申报表保管期限为10年；财务数据备份应与相应的会计档案保管期限一致。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.会计档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。备份存储介质应存放在安全可靠的地方，与纸质会计档案分开保管。（三）保管要求1.指定专人负责会计档案的保管工作，保管人员应具备专业知识和责任心，熟悉会计档案管理业务。2.建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的名称、数量、保管期限、存放地点、出入库时间等信息。3.定期对会计档案进行检查和核对，确保会计档案的安全和完整。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。4.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，确需查阅或借阅会计档案的，应按照规定办理相关手续。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，应经本单位财务负责人批准。2.外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅公司会计档案的，应持单位介绍信，并经公司财务负责人及法定代表人批准。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅时应在指定地点进行，不得将会计档案携带出保管库房。3.查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆封或抽换，如需复印或复制会计档案，应经档案管理人员同意，并登记复印或复制的内容、数量等信息。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅会计档案的，应经本单位财务负责人批准。2.外部单位一般不得借阅公司会计档案，因特殊情况确需借阅的，应经公司财务负责人及法定代表人批准，并办理相关借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。2.申请表经批准后，借阅人员应与档案管理人员办理借阅登记手续，领取会计档案。借阅人员应在规定的时间内归还所借阅的会计档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播会计档案内容。如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.对于保管期满但涉及国家秘密、商业秘密等重要信息的会计档案，应按照国家有关规定进行保管，不得销毁。（二）销毁程序1.由公司财务部门提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，注明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司财务负责人及法定代表人审核签字后，报上级主管部门批准。3.公司应成立会计档案销毁工作小组，由财务部门、审计部门等相关人员组成。销毁工作小组负责监督会计档案的销毁过程。4.在销毁会计档案时，应由档案管理人员和销毁工作小组人员共同到指定地点进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁人员、监销人员等信息。5.销毁完毕后，销毁工作小组人员应在《会计档案销毁清册》上签字确认，并将《会计档案销毁清册》永久保存。七、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对本单位及所属分支机构、子公司的会计档案管理工作进行检查，检查内容包括会计档案的整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节。2.对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。整改情况应进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门、