安徽职工档案管理制度

PAGE安徽职工档案管理制度一、总则（一）目的为加强安徽职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高职工管理水平，维护职工合法权益，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安徽省行政区域内各类企业、事业单位、机关、社会团体以及民办非企业单位等组织（以下统称“单位”）职工档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则职工档案由单位集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。2.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法开展职工档案管理工作。3.服务职工原则以服务职工为宗旨，充分发挥档案在职工管理、职业发展等方面的作用。二、档案内容（一）履历材料1.职工个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、参加工作时间、工作单位、职务等信息。2.职工履历表，详细记录职工的工作经历，包括工作单位、职务、任职时间等。3.职工自传，由职工本人撰写，反映个人成长经历、思想变化等情况。（二）自传材料职工在各个时期撰写的自传，应真实反映个人经历、政治思想、工作表现等方面的情况。（三）鉴定、考核、考察材料1.职工年度考核登记表，记录职工年度工作表现、考核结果等。2.职工晋升、晋级、奖惩等鉴定材料，包括鉴定意见、审批材料等。3.职工考察材料，用于选拔任用、评先评优等考察工作。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件，包括毕业证书、学位证书等。2.培训结业证书、成绩单等材料，反映职工参加各类培训的情况。3.专业技术职务（职称）资格证书、评审表、聘任文件等材料，证明职工的专业技术水平和任职情况。（五）政审材料1.入党、入团志愿书，包括申请书、自传、政审材料、上级批复等。2.政治历史情况审查结论、调查报告及上级批复等材料。3.出国（境）审批表、备案表等材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表，记录职工的党团关系。2.党团活动记录、表彰奖励等材料。（七）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整通知单等材料，反映职工工资待遇变化情况。2.任免文件、任职通知等材料，记录职工职务任免情况。3.出国（境）审批表、护照复印件、签证等材料，用于职工出国（境）相关管理。（八）其他可供组织参考的材料1.职工获得的各类荣誉证书、奖励证书复印件。2.职工参加社会活动、公益事业等相关材料。3.职工个人认为有必要归档的其他材料。三、档案收集与整理（一）收集1.单位各部门应及时将涉及职工的各类材料收集齐全，并移交档案管理部门。2.职工本人应按照要求如实提供个人相关材料，并配合档案管理部门做好档案收集工作。3.档案管理部门应定期对档案材料进行清查，确保档案材料的及时收集和补充。（二）整理1.档案管理部门对收集到的档案材料进行分类、排序、编目等整理工作。2.每份档案材料应保持完整、清洁，破损、褪色的材料应进行修复或复制。3.按照档案内容的类别，编制档案目录，便于查阅和管理。四、档案保管（一）保管场所1.单位应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度适宜，确保档案安全。（二）保管要求1.档案应分类存放，按照档案类别、年度、保管期限等进行排列。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅等情况。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.单位内部人员查阅职工档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.查阅人员应爱护档案材料，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。4.档案管理部门应做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。（二）借阅1.外单位因工作需要借阅职工档案，应出具单位介绍信，并填写借阅申请表，经单位主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应严格遵守档案借阅规定，不得转借、复印、传播档案内容。4.档案管理部门应对借阅情况进行跟踪，确保档案按时归还。六、档案转递与转出（一）转递1.职工因工作调动、辞职、退休等原因需要转递档案的，单位档案管理部门应按照规定办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。3.档案管理部门应填写档案转递通知单，密封档案，并在封口处加盖单位公章。4.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回原单位档案管理部门。（二）转出1.职工出国（境）定居、长期学习等需要转出档案的，单位档案管理部门应按照国家有关规定办理档案转出手续。2.档案转出前，应进行认真核对，确保档案材料齐全、完整。3.档案转出后，单位档案管理部门应做好相关记录，并将档案转出情况告知职工本人。七、档案信息化管理（一）信息化建设1.单位应加强档案信息化建设，建立职工档案信息管理系统，实现档案的电子化管理。2.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理等功能，提高档案管理工作效率。3.档案管理部门应定期对档案信息进行备份，确保数据安全。（二）数据维护1.档案管理人员应及时将档案材料的变更信息录入档案信息管理系统，确保档案数据的准确性和及时性。2.定期对档案信息进行清理和维护，删除过期、无效的档案数据。3.加强对档案信息管理系统的安全防护，防止数据泄露、丢失等情况发生。八、档案保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露职工个人隐私和单位机密。2.查阅、借阅档案时，应严格履行保密手续，不得擅自扩大知悉范围。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。3.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本单位职工档案管理制度并组织实施。2.负责职工档案的集中统一管理，做好档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等工作。3.加强档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。4.对单位各部门的档案管理工作进行指导和监督检查。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断完善档案管理制度。（二）档案管理人员职责1.负责档案的具体管理工作，包括档案材料的收集、整理、鉴别、归档等。2.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，提高档案管理工作质量。4.做好档案查阅、借阅、转递等服务工作，及时为单位和职工提供档案信息。5.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并处理。十、监督与检查（一）内部监督1.单位应建立健全档案管理内部监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期向单位领导汇报档案管理工作情况，接受领导的监督和指导。3.对违反档案管理制度的行为，应及时进行纠正，并追究相关