机关档案管理基本制度

PAGE机关档案管理基本制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由专门的档案管理机构集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映机关工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便机关工作人员和社会各界依法查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置机关设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责机关档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定机关档案管理的规章制度和业务规范。2.负责机关各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导机关各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和咨询服务。4.定期对机关档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.参与机关重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理质量。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期检查档案保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.积极开展档案信息开发利用工作，为机关工作提供档案查询、借阅等服务。5.参与档案鉴定工作，提出档案存毁意见，做好档案销毁的监督和记录工作。6.负责档案管理设备的维护和管理，保障档案管理工作的正常开展。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围机关档案收集范围包括：1.机关在履行职能活动中形成的各种文件、材料、记录、图表、报表、信函、电报、照片、录音、录像等。2.机关召开的重要会议、举办的重大活动形成的文件材料、会议记录、纪要、简报、照片、音像资料等。3.机关领导和工作人员在公务活动中形成的重要文件、批示、讲话、报告、信函等。4.机关签订的各类合同、协议、意向书、招投标文件等。5.机关工作中形成的统计报表、财务账目、审计报告、资产登记等文件材料。6.机关所属单位报送的重要文件、资料、报表等。7.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。4.各部门应定期将收集的档案材料移交档案管理部门，交接时应办理交接手续，明确双方责任。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目。编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和结构。4.装订。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒。将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照档案整理的要求，对收集的档案材料进行及时归档。2.归档的档案应齐全、完整，符合质量标准，能够准确反映机关工作活动的全貌。3.对归档的档案应进行认真核对，确保档案的编号、编目、装订等准确无误。（二）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.对电子档案应进行异地备份，确保档案数据的安全。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。5.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、综合分析的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映机关的主要职能活动和基本历史面貌。2.档案的保存价值和现实利用价值。3.档案的完整性和准确性。4.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值。2.分析比较法。将档案与同类档案进行比较，分析其特点和价值。3.专家咨询法。对于专业性较强的档案，可咨询相关专家，听取专家意见。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报机关分管领导批准。2.档案销毁前，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并由档案鉴定小组负责人签字确认。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.销毁后的档案销毁清册应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同。六、档案的利用与统计（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、安全保密的原则，确保档案的合理利用。（二）利用方式1.查阅。机关工作人员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.借阅。因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。3.复制。根据利用者的需求，可为其提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。（四）统计工作1.档案管理部门应定期对档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用等情况进行统计，及时掌握档案管理工作动态。2.统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠。统计结果应定期向机关领导汇报，并作为档案管理工作考核的重要依据。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理的效率和水平，为机关工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）建设内容1.档案管理系统建设。建立涵盖档案收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、利用等全过程的档案管理系统，实现档案信息的自动化管理。2.档案数字化加工。对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。3.网络安全建设。加强档案信息化系统的网络安全防护，确保档案信息的安全传输和存储。（三）数据管理1.建立电