城管档案工作制度

PAGE城管档案工作制度一、总则（一）目的为加强城管档案工作的规范化、科学化管理，充分发挥档案在城市管理工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本城管部门及所属各科室、中队在城市管理工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本部门所有档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映城市管理工作的实际情况，数据准确、手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案信息安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置成立城管档案管理领导小组，由部门主要领导担任组长，各相关科室负责人为成员。领导小组下设档案管理办公室，负责日常档案管理工作，配备专职档案管理人员。（二）档案管理领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本部门档案工作发展规划和规章制度。2.对档案管理工作进行统筹协调和指导，研究解决档案工作中的重大问题。3.监督检查档案管理工作的执行情况，对档案管理工作成绩突出的科室和个人进行表彰奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（三）档案管理办公室职责1.负责制定档案管理工作年度计划并组织实施。2.指导、监督各科室、中队的档案收集、整理、归档等工作。3.负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等具体工作。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理。5.组织开展档案管理业务培训和宣传工作。（四）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的各项规章制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。3.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，定期对档案进行检查和清点，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案信息开发利用工作，为城市管理工作提供档案查阅、借阅等服务。5.负责档案管理信息化建设，及时将档案信息录入管理系统，提高档案管理效率和水平。6.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.城市管理规划与计划类包括城市管理发展规划、年度工作计划、专项工作计划等。2.行政执法类行政处罚决定书、行政强制决定书、案件卷宗、执法文书等。3.市政设施管理类城市道路、桥梁、排水、照明等市政设施的建设、维护、管理档案，包括设计图纸、施工资料、维护记录等。4.环境卫生管理类垃圾清运、道路清扫保洁、公厕管理等方面的工作记录、统计报表、考核资料等。5.市容市貌管理类户外广告设置审批文件、招牌整治记录、占道经营整治资料等。6.数字化城管类数字化城管平台运行数据、案件处理记录、视频监控资料等。7.人事档案类干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。8.财务档案类财务预决算报表、会计凭证、账簿、审计报告等。9.其他类与城市管理工作相关的会议记录、调研报告、宣传资料、荣誉证书等。（二）收集要求1.各科室、中队应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.档案形成部门应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，不得积压或拖延。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案资料，应采用纸质和电子两种形式同时收集保存。（三）整理方法1.分类按照档案的类别进行一级分类，再根据档案的内容、时间等进行二级分类。例如，行政执法类档案可按行政处罚、行政强制等类别进一步细分，市政设施管理类档案可按道路、桥梁等设施类型细分。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号等信息，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，目录应清晰、准确，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的归档与移交（一）归档时间各科室、中队应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档完毕，并移交档案管理办公室。（二）归档程序1.档案形成部门对整理好的档案进行自查，确保档案资料齐全、完整、准确，编目规范。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、类别、起止时间等信息。3.将档案及移交清单一并提交给档案管理办公室，档案管理办公室进行核对验收。4.经核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案移交手续。（三）移交要求1.移交的档案应符合档案整理规范要求，做到分类清楚、编号准确、编目完整。2.档案移交清单应一式两份，双方各执一份，作为档案移交的凭证。3.档案管理办公室应建立档案接收台账，详细记录档案的移交情况，包括移交部门、移交时间、档案数量等信息。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁、整齐。（二）保管条件1.控制库房温度和湿度，温度保持在14℃24℃之间，湿度保持在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫药品，对库房进行消毒处理。4.确保档案库房的安全，安装防盗报警装置、监控设备等，严禁无关人员进入库房。（三）档案装具1.选用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对档案装具进行定期检查和维护，发现损坏及时修复或更换。（四）电子档案保管1.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的完整性和可读性。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性，同时避免不必要的档案保存，节约档案存储空间。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本部门实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）三种。3.对保管期限已满的档案进行重点鉴定，对于确无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.将档案销毁清册报档案管理领导小组审批，经批准后实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。4.销毁过程中应进行现场监督，确保销毁工作的真实性和彻底性。销毁完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案销毁的凭证。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，在确保档案安全的前提下，为城市管理工作提供有效服务。（二）利用范围1.本部门内部人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、其他相关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅档案。（三）利用程序1.内部查阅本部门人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理办公室查阅。2.外部查阅上级主管部门、其他相关部门查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等信息，经档案管理领导小组负责人签字同意后，由档案管理办公室安排专人陪同查阅。司法机关、社会组织等查阅档案，需持相关法律文书或证明材料，按照上述程序办理查阅手续。3.借阅因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经所在科室负责人和档案管理办公室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）利用登记档案管理办公室应建立档案利用登记台账，详细记录档案利用情况，包括利用部门、利用人员、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息。八、档案管理信息化建设（一）建设目标建立完善的城管档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、信息化检索和网络化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入实现档案信息的快速录入，包括档案的基本信息、内容摘要、分类编号等。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理对档案借阅情况进行登记、审批和跟踪管理，提醒借阅人员按时归还档案。4.统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限管理，确保档案信息的安全保密，防止未经授权的访问和操作。（三）数据录入与维护1.安排专人负责档案管理信息系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。3.根据档案管理工作的变化，及时更新和维护档案管理信息系统的数据。（四）系统安全与维护1.采取必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和病毒入侵。2.定期对档案管理信息系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。3.对系统操作人员进行培训，提高其操作技能和安全意识，防止因操作不当导致系统故障或数据泄露。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理办公室定期对各科室、中队的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等方面的工作情况。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）