医院档案如何管理制度

PAGE医院档案如何管理制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案工作实行集中统一领导，由医院综合档案室负责集中管理全院档案。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映医院各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理医院在各个工作环节中形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为医院各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对各科室、部门的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.参与医院重大活动、重要项目文件材料的收集、整理和归档工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。6.定期向上级主管部门报送档案工作情况。（二）各科室、部门职责1.负责本科室、部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本科室、部门档案工作的日常管理，并接受医院综合档案室的业务指导。3.按照医院档案管理规定，及时将本科室、部门形成的档案移交综合档案室。4.积极配合综合档案室开展档案利用工作，提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括病历、诊断报告、检查检验结果、手术记录、护理记录等。2.教学档案：教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩等。3.科研档案：科研项目申报书、研究方案、实验数据、科研成果等。4.行政管理档案：医院文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等。5.人事档案：员工履历、考核、任免、奖惩、工资福利等材料。6.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.设备档案：设备购置合同、说明书、验收报告、维修记录等。8.基建档案：工程项目立项文件材料、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。9.其他档案：医院举办的各类活动、对外交流合作等形成的档案。（二）收集要求1.各科室、部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集、整理本科室、部门的档案。2.档案收集要做到齐全、完整，确保档案内容真实、准确，字迹清晰，载体完好。3.对重要文件材料应实行双套制归档，一份纸质档案，一份电子档案。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等特征进行分类。2.对纸质档案进行装订成册，去除金属物，编页号，填写卷内目录、备考表等。3.对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件命名规则和目录结构，确保电子档案的可读性和可检索性。4.编制档案分类目录，便于档案的查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等要求。2.档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等必要的设施设备。（二）档案存放1.按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.对珍贵档案、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱柜号等信息。（三）保管期限1.医院档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括医院重要的规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要科研成果、重要人事任免等。3.定期保管的档案分为30年、10年两种。具体保管期限按照国家有关规定和医院实际情况确定。（四）档案鉴定1.综合档案室定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案鉴定小组负责组织实施。2.档案鉴定小组由综合档案室人员、相关业务科室人员等组成，对档案的保存价值进行评估。3.经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，报医院领导批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人监销，并在销毁清册上签字。（五）档案统计1.综合档案室建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，确保档案统计数据的准确、及时。五、档案的利用（一）利用范围1.医院内部各科室、部门因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅医院档案的，须经医院主管领导批准，并办理相关手续。3.涉及个人隐私、商业秘密等档案的利用，应严格按照国家有关法律法规和医院规定执行。（二）利用方式1.查阅：利用者可在综合档案室查阅档案，查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经科室负责人签字、综合档案室审核、医院主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。（三）利用登记1.综合档案室对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。2.利用登记应及时、准确，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为医院各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立完整的电子档案数据库。（三）系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应具有权限管理功能，不同用户根据其工作职责和权限，可对档案进行相应的操作。3.系统应提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，方便用户快速查找所需档案。（四）数据安全1.加强档案管理信息系统的数据安全