机构编制档案查阅制度

PAGE机构编制档案查阅制度一、总则（一）目的为规范机构编制档案查阅行为，保障机构编制档案的安全与完整，充分发挥机构编制档案在机构编制管理工作中的作用，根据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部因工作需要查阅机构编制档案的部门、人员以及外部依法依规申请查阅的单位或个人。（三）基本原则1.依法依规原则：查阅机构编制档案必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，不得违反规定擅自查阅、利用档案。2.安全保密原则：确保机构编制档案的安全，防止档案信息泄露，维护档案的保密性和完整性。3.规范有序原则：明确查阅流程和要求，保证查阅工作规范、有序进行，提高工作效率。二、机构编制档案的定义与范围（一）定义机构编制档案是指在机构编制管理工作中形成的，反映机构编制沿革、机构设置、人员编制配备等情况的各类文件、资料、记录等的总和。（二）范围1.机构设立、变更、撤销的审批文件及相关材料。2.人员编制核定、调整的文件及记录。3.机构编制管理工作中形成的各类报表、统计资料。4.涉及机构编制的会议纪要、领导批示等。5.其他与机构编制管理相关的重要文件和资料。三、查阅权限与申请（一）内部查阅权限与申请1.公司/组织内部部门查阅权限涉及机构编制管理业务的部门，因工作需要可查阅与本部门职责相关的机构编制档案。审计、纪检监察等部门在履行职责过程中，如需查阅机构编制档案，应按照规定程序办理申请手续。查阅机构编制档案的部门应填写《机构编制档案查阅申请表》（以下简称“申请表”），详细说明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。申请表经部门负责人签字同意后，提交至机构编制档案管理部门。2.内部人员查阅权限与申请公司/组织内部工作人员因工作需要查阅机构编制档案，应经所在部门负责人批准，并填写申请表。申请表应注明查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅内容、查阅期限等内容。机构编制档案管理部门收到申请表后，对申请进行审核。审核通过后，为查阅人提供查阅服务。（二）外部查阅权限与申请1.外部单位查阅权限依法依规履行行政管理职能的政府部门，因工作需要查阅本公司/组织机构编制档案的，应出具正式的查阅函，并说明查阅目的、查阅内容、查阅期限等。司法机关因办案需要查阅机构编制档案的，应按照相关法律程序办理查阅手续，提交查阅申请及相关法律文书。2.外部单位查阅申请流程外部单位提交的查阅函或申请材料应通过机要交换、专人送达等安全方式传递至本公司/组织机构编制档案管理部门。机构编制档案管理部门收到外部单位查阅申请后，进行严格审核。审核内容包括查阅单位的合法性、查阅目的的合理性、查阅内容与申请目的的关联性等。审核通过后，机构编制档案管理部门应将查阅申请提交至公司/组织相关领导审批。领导审批同意后，方可安排查阅。四、查阅流程（一）预约登记1.内部查阅人或外部查阅单位在提交申请表后，应与机构编制档案管理部门预约查阅时间。预约时应明确查阅日期、时间段等信息。2.机构编制档案管理部门根据档案管理情况和查阅需求，合理安排查阅时间，并及时通知查阅人或查阅单位。（二）查阅准备1.查阅人或查阅单位应按照预约时间到达指定查阅地点。查阅人应携带有效身份证件，查阅单位应安排专人负责查阅，并出具单位介绍信。2.机构编制档案管理部门工作人员应提前准备好拟查阅的档案，并对查阅场所进行清洁、整理，确保查阅环境适宜。（三）现场查阅1.查阅人或查阅单位在查阅过程中，应严格遵守查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案材料。2.如需摘录、复制档案内容，应经机构编制档案管理部门工作人员同意，并在规定的范围内进行。摘录、复制的内容应清晰、准确，不得断章取义。3.查阅人或查阅单位对查阅过程中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私等信息，应予以保密，不得泄露。（四）查阅记录1.机构编制档案管理部门工作人员应对查阅情况进行详细记录，记录内容包括查阅人或查阅单位名称、查阅时间、查阅内容、查阅用途、摘录复制情况等。2.查阅记录应使用统一的格式和规范，由查阅人或查阅单位签字确认。查阅记录应妥善保存，以备后续查询和审计。（五）归还档案1.查阅结束后，查阅人或查阅单位应及时将查阅的档案归还机构编制档案管理部门。归还时，工作人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案无缺失、损坏等情况。2.如发现档案有缺失、损坏等情况，查阅人或查阅单位应及时说明原因，并承担相应的责任。机构编制档案管理部门应根据情况进行处理，必要时可向上级主管部门报告。五、档案利用与保密规定（一）档案利用1.查阅机构编制档案的人员应根据查阅目的合理利用档案信息，不得将档案用于与工作无关的其他目的。2.如需对档案内容进行分析、研究、统计等，应在机构编制档案管理部门的指导下进行，确保分析、研究、统计结果的准确性和客观性。3.利用机构编制档案形成的资料、报告等成果，如需对外发布或使用，应经公司/组织相关部门审核批准，并注明资料来源。（二）保密规定1.机构编制档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，对档案信息予以保密。未经批准，不得向任何单位或个人泄露档案内容。2.查阅人或查阅单位在查阅过程中，应严格遵守保密规定，不得在公共场所谈论档案内容，不得将档案带出查阅场所（因工作需要摘录、复制的除外）。3.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的机构编制档案，应按照国家有关保密法律法规的规定进行管理和查阅，采取必要的保密措施，防止信息泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全机构编制档案查阅监督机制，定期对查阅工作进行检查。检查内容包括查阅流程是否规范、查阅记录是否完整、档案安全是否得到保障等。2.机构编制档案管理部门应定期对查阅情况进行总结分析，及时发现和解决查阅工作中存在的问题，不断完善查阅制度和流程。（二）外部监督1.接受外部相关部门的监督检查，积极配合政府部门、司法机关等依法依规开展的对机构编制档案查阅工作的监督检查活动。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究，及时整改，并将整改情况反馈至相关部门。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅机构编制档案。2.查阅过程中违反查阅纪律，擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案材料。3.超出规定范围摘录、复制档案内容。4.泄露机构编制档案信息。5.将档案用于与工作无关的其他目的。（二）处理措施1.对于内部人员的违规行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分；造成档案损失的，应依法依规追究相关人员的赔偿责任。2.对于外部单位或个人的违规行为，应及时终止查阅，并向其上级主管部门通报情况；造成档案损失或不良影响的，应依法追究其法律责任。