科技档案管理制度制定

PAGE科技档案管理制度制定一、总则（一）目的为加强公司科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司科研、生产、经营和管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在科技活动中形成的各类档案，包括但不限于科研项目档案、产品研发档案、技术合同档案、知识产权档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的科技档案管理机构，对科技档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则科技档案应如实反映科技活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理科技活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密和技术秘密的科技档案进行保密管理。（四）管理职责1.科技档案管理部门职责负责制定和完善公司科技档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司科技档案，接收、整理、保管和提供利用科技档案。指导和监督各部门科技档案的形成、积累和归档工作。组织开展科技档案的鉴定、销毁等工作。2.各部门职责负责本部门科技文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定向科技档案管理部门移交。配备兼职档案员，负责本部门科技档案的日常管理工作。协助科技档案管理部门做好科技档案的鉴定、销毁等工作。二、科技档案的形成与积累（一）形成要求1.各部门在科技活动中应及时形成真实、准确、完整的科技文件材料，并按照档案管理的要求进行整理。2.科技文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，确保档案的长期保存。（二）积累范围1.科研项目档案项目立项文件，包括项目申请书、可行性研究报告、项目批复等。项目研究过程中的各类文件，如实验记录、研究报告、测试数据、图纸等。项目验收文件，包括验收申请书、验收报告、成果鉴定证书等。2.产品研发档案产品设计文件，包括设计图纸、技术要求、设计计算书等。产品试制文件，包括试制计划、试制记录、测试报告等。产品生产文件，包括工艺文件、操作规程、质量控制文件等。3.技术合同档案技术合同文本，包括合同协议书、技术条款、附件等。合同履行过程中的各类文件，如技术服务记录、技术咨询报告、验收文件等。4.知识产权档案专利申请文件，包括专利申请书、说明书、权利要求书等。商标注册文件，包括商标申请书、商标图样等。著作权登记文件，包括作品登记表、著作权证书等。（三）积累方法1.建立科技文件材料形成责任制，明确各环节的责任人，确保文件材料的及时形成和积累。2.定期对科技文件材料进行清理和核对，防止文件材料的丢失和损坏。3.采用电子文件与纸质文件同步积累的方式，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。三、科技档案的归档（一）归档时间1.科研项目档案应在项目验收后[X]个月内归档。2.产品研发档案应在产品批量生产后[X]个月内归档。3.技术合同档案应在合同履行完毕后[X]个月内归档。4.知识产权档案应在申请文件获得授权或登记后[X]个月内归档。（二）归档要求1.归档的科技文件材料应齐全、完整、准确，符合档案整理的要求。2.纸质档案应装订整齐，编目清晰，书写工整，签署完备。3.电子档案应存储在耐久性好的载体上，并按照规定进行分类、编号和命名。4.归档的科技文件材料应编制详细的归档目录，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。（三）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门形成的科技文件材料进行整理和核对后，填写《科技档案归档清单》，向科技档案管理部门移交。2.科技档案管理部门对接收的科技文件材料进行审核，对不符合要求的档案退回原部门补充完善。3.审核合格的科技档案进行分类、编号、编目等整理工作，并装入档案盒或存储在电子档案系统中。四、科技档案的保管（一）保管期限1.科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的科技档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般职能活动和具有一定历史意义的科技档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对公司有利用价值的科技档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。2.保管期限的划分应根据国家有关规定和公司实际情况确定，并在档案整理时明确标注。（二）保管条件1.科技档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.电子档案应采用异地备份存储的方式，确保档案数据的安全。（三）档案整理与编目1.科技档案应按照分类方案进行整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。2.档案应编制卷内目录、卷内备考表、案卷目录等检索工具，便于查找和利用。3.电子档案应建立电子目录数据库，实现档案信息的快速检索。（四）档案保管检查1.科技档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、系统性，档案保管设备的运行情况，档案库房的环境条件等。3.对检查中发现的问题应做好记录，并及时采取措施进行整改。五、科技档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因科研、生产、经营和管理工作需要，可查阅和利用科技档案。2.公司外部单位因合作、交流等需要，经公司批准后可查阅和利用相关科技档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅科技档案，需填写《科技档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到科技档案管理部门查阅。2.公司外部单位查阅科技档案，需提交查阅申请函，并注明查阅目的、范围等，经公司主管领导批准后，由科技档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅科技档案应在指定的档案阅览室进行，不得擅自将档案带出室外。如需复印或摘录档案内容，应经科技档案管理部门同意，并按照规定办理手续。（三）利用登记1.科技档案管理部门应建立科技档案利用登记制度，对查阅和利用档案的情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称、查阅份数等。3.利用登记记录应妥善保管，以备查询。六、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立科技档案鉴定工作领导小组，由公司主管领导担任组长，科技档案管理部门、相关业务部门负责人为成员。2.鉴定工作领导小组负责制定科技档案鉴定标准和工作计划，组织开展科技档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案鉴定的规定和公司实际情况，制定科技档案鉴定标准。2.鉴定标准应包括档案的完整性、准确性、系统性、时效性、保密性等方面的内容。（三）鉴定程序1.科技档案管理部门定期对保管期满的科技档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.鉴定工作领导小组组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，应编制《科技档案销毁清单》，经公司主管领导批准后，进行销毁。（四）销毁方法1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.电子档案应采用数据擦除或格式化等方式进行销毁，并确保销毁后的载体无法恢复数据