学校会计档案收集制度

PAGE学校会计档案收集制度一、总则（一）目的为了加强学校会计档案管理，规范会计档案收集工作，确保会计档案的完整、准确、系统，为学校财务管理和经济决策提供可靠依据，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及所属单位在会计核算活动中形成的会计档案的收集管理。（三）定义本制度所称会计档案，是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.学校财务部门负责组织和指导全校会计档案的收集工作，制定会计档案收集计划和工作流程。对各部门及所属单位提交的会计档案进行审核、整理和初步分类。定期将审核后的会计档案移交学校档案管理部门。2.学校档案管理部门负责接收财务部门移交的会计档案，对会计档案进行统一保管、整理、编目和提供利用服务。指导和监督各部门及所属单位会计档案的收集工作，确保会计档案收集工作符合规定要求。3.各部门及所属单位负责本部门及所属单位会计档案的收集、整理和初步装订，按照规定的时间和要求向学校财务部门提交会计档案。明确专人负责会计档案收集工作，确保会计档案的真实、完整和安全。二、会计档案的内容及分类（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、工资表等。2.记账凭证，按照经济业务事项的内容和性质进行分类编制。（二）会计账簿1.总账，全面记录学校经济业务的总括情况。2.明细账，详细记录各项经济业务的明细情况，如资产、负债、所有者权益、收入、费用等。3.日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片，记录学校固定资产的详细信息，包括名称、型号、规格、购置时间、原值、折旧等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.财务情况说明书，对学校一定时期内财务状况、经营成果和现金流量等情况进行综合分析和说明。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异。2.银行对账单，反映学校银行账户的收支情况。3.会计档案移交清册，记录会计档案的移交过程和相关信息。4.会计档案保管清册，详细记录会计档案的保管情况。5.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁的过程和相关信息。6.其他应当保存的会计核算专业资料，如纳税申报表、审计报告、资产评估报告等。三、会计档案的收集要求（一）及时性各部门及所属单位应在会计年度终了后，按照规定的时间及时将会计档案整理归档，并向学校财务部门提交。一般情况下，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计机构临时保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。（二）完整性1.会计档案应包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料等全部内容，不得遗漏。2.对于每一项会计档案，应确保其相关的附件、说明等齐全完整，如原始凭证应粘贴整齐，记账凭证应附有原始凭证，财务会计报告应包括相关的附注等。（三）准确性1.会计档案中的各项数据应准确无误，数字书写规范，摘要清晰明了，会计科目使用正确。2.记账凭证的编制应符合会计核算的基本要求，摘要应准确反映经济业务的内容，金额计算应正确，借贷方向应相符。（四）规范性1.会计凭证应按照规定的格式和要求填写，字迹清晰，不得涂改、挖补。2.会计账簿应按照规定的账页格式和记账方法进行登记，账页应整洁，记账应及时、准确。3.财务会计报告应按照国家统一的会计制度规定的格式和内容编制，数字真实，内容完整，编报及时。4.其他会计资料应按照相关规定的格式和要求进行整理和保存。四、会计档案的收集流程（一）各部门及所属单位收集整理1.各部门及所属单位的会计人员在会计年度终了后，对本部门及所属单位的会计资料进行全面清理，按照会计档案的分类要求，将会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料进行分类整理。2.对会计凭证进行整理，将原始凭证粘贴在记账凭证后面，并按照编号顺序排列，确保附件齐全、顺序正确。3.对会计账簿进行核对，检查账账相符、账实相符情况，如有不符，应及时查明原因并进行调整。4.对财务会计报告进行审核，确保报告内容完整、数据准确。5.将整理好的会计档案进行初步装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。（二）提交财务部门审核1.各部门及所属单位在完成会计档案的收集整理和初步装订后，按照规定的时间向学校财务部门提交。提交时应填写会计档案移交清单，注明会计档案的名称、年度、月份、册数、起止日期、保管期限等信息。2.学校财务部门对各部门及所属单位提交的会计档案进行审核，审核内容包括会计档案的完整性、准确性、规范性等。如发现问题，应及时通知提交部门进行补充或更正。（三）财务部门整理分类1.财务部门对审核通过的会计档案进行进一步整理和分类。按照会计档案的类别，将会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料分别存放，并进行编号和标识。2.对会计凭证按照月份和种类进行排序，编写凭证序号，制作凭证封面，注明年度、月份、凭证种类、起止号码、册数等信息。3.对会计账簿按照总账、明细账、日记账、固定资产卡片等类别进行整理，编写账簿序号，制作账簿封面，注明账簿名称、年度、册数等信息。4.对财务会计报告按照年度和月份进行整理，编写报告序号，制作报告封面，注明报告名称、年度、月份等信息。（四）移交档案管理部门1.财务部门在完成会计档案的整理分类后，定期将会计档案移交学校档案管理部门。移交时应填写会计档案移交清册，一式两份，双方签字确认。2.会计档案移交清册应包括会计档案的名称、年度、月份、册数、起止日期、保管期限、移交日期等信息。3.档案管理部门接收会计档案后，应对会计档案进行核对和验收，确保会计档案的数量、质量和完整性符合要求。如发现问题，应及时与财务部门沟通解决。五、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管要求1.学校档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应按照保管期限和类别进行分类存放，排列整齐，便于查找。3.档案管理部门应建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的入库、保管、查阅、借出、归还等情况，做到账实相符。4.对电子会计档案应进行备份，并存储在磁性介质或光盘等存储设备上，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。电子会计档案的保管期限与纸质会计档案相同。（三）保管期限的变更会计档案的保管期限应严格按照规定执行，不得擅自变更。如有特殊情况需要延长或缩短保管期限的，应按照国家有关规定办理审批手续。六、会计档案的查阅与利用（一）查阅权限1.学校内部人员查阅会计档案，应经本部门负责人批准，并填写会计档案查阅登记表。查阅登记表应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅目的等信息。2.外单位因工作需要查阅学校会计档案的，应持有单位介绍信，经学校财务部门负责人和档案管理部门负责人批准，并填写会计档案查阅登记表。查阅登记表应包括查阅日期、查阅人姓名、单位名称、查阅内容、查阅目的等信息。3.查阅会计档案时，查阅人应在指定的地点进行查阅，不得将会计档案携带出保管库房。如需复印或摘录会计档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（二）利用要求1.查阅会计档案时，查阅人应爱护会计档案，不得在会计档案上涂改、标记、拆封、抽换等。2.档案管理部门应按照查阅登记表的内容，对查阅会计档案的情况进行记录，并及时将会计档案归还原位。3.学校财务部门应定期对会计档案的查阅情况进行统计和分析，如发现异常情况，应及时查明原因并采取相应措施。（三）归还与注销查阅人查阅完毕后，应及时将会计档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。档案管理部门应在会计档案归还后，及时注销查阅登记信息。七、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由学校档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）销毁程序1.学校档案管理部门会同财务部门对拟销毁的会计档案进行清点核对，确保销毁清册内容准确无误。2.学校负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。4.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。5.正在项目建设期间的建设单位，