大坝档案管理制度

PAGE大坝档案管理制度一、总则（一）目的为加强大坝档案管理，确保大坝档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥大坝档案在大坝建设、运行、维护及管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的各类大坝档案的管理，包括大坝规划、设计、施工、运行、监测、维护、改造等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.集中统一管理原则大坝档案由公司/组织档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的管理混乱和信息丢失。2.真实性原则档案内容必须真实反映大坝建设、运行等实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集大坝从规划到退役全过程的各类档案资料，保证档案涵盖大坝相关的各个方面，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保大坝档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为大坝管理和决策提供有力支持。二、大坝档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善大坝档案管理制度，并组织实施。2.负责大坝档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和鉴定大坝档案，编制档案检索工具，建立档案数据库。3.指导和监督各部门对大坝档案的形成、积累、整理和归档工作，对档案管理工作进行检查和考核。4.组织开展大坝档案的开发利用工作，为公司/组织提供档案信息服务，积极参与大坝管理和决策。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。（二）各部门职责1.负责本部门在大坝建设、运行、维护等工作中形成的档案资料的收集、整理和初步归档，并定期移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案资料的及时收集、整理和归档，保证档案的质量。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅、利用等工作，按照规定提供所需档案资料。4.严格遵守档案管理制度，对本部门形成的档案资料的真实性、完整性和保密性负责。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握大坝档案管理的相关知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责大坝档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案资料的规范有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、霉变、虫蛀等，确保档案安全。4.按照规定办理档案的查阅、借阅手续，及时登记档案的利用情况，做好档案利用的跟踪服务。5.参与档案的鉴定和销毁工作，提出鉴定意见，确保档案的留存价值符合规定要求。6.积极开展档案信息的开发利用工作，为公司/组织提供有价值的档案信息服务。三、大坝档案的收集与归档（一）收集范围1.大坝规划阶段档案包括规划报告、可行性研究报告、环境影响评价报告、地质勘察报告、水文气象资料等。2.大坝设计阶段档案设计图纸、设计计算书、设计变更文件、技术交底资料、设计审查意见等。3.大坝施工阶段档案施工组织设计、施工图纸、施工记录、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、工程质量检验评定资料、工程进度报表、工程变更通知、施工总结等。4.大坝运行阶段档案运行记录、监测数据、维护记录、设备检修报告、安全检查记录、事故处理报告、运行总结等。5.大坝监测资料监测方案、监测仪器设备资料、监测数据记录与分析报告、监测成果图表等。6.大坝维护与改造档案维护计划、维护措施、维修记录、改造方案、改造施工资料、改造验收报告等。7.与大坝相关的其他档案包括上级主管部门的文件、来往信函、会议纪要、技术交流资料、科研成果、工程图片、影像资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求。3.对收集到的档案资料要进行初步整理，按照分类标准进行分类，剔除重复、无效的资料，确保档案资料的质量。（三）归档程序1.各部门在完成档案资料的初步整理后，应定期向档案管理部门移交。移交时，填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间、移交部门等信息。2.档案管理部门对接收的档案资料进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，退回原部门进行补充或修正。3.核对无误后，档案管理部门对档案进行正式归档。按照档案分类方案进行分类编号，编制档案目录，建立档案数据库，将档案资料妥善保管。四、大坝档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循大坝建设、运行的客观规律，保持档案之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案形成的时间顺序、重要程度等进行整理，确保档案的系统性和逻辑性。3.整理过程中要保证档案资料的原始性和真实性，不得随意更改或丢失档案信息。（二）分类方法1.按阶段分类将大坝档案分为规划阶段档案、设计阶段档案、施工阶段档案、运行阶段档案、维护与改造档案等。2.按专业分类在每个阶段档案下，再按照专业进行细分，如工程技术、安全管理、质量管理、设备管理、财务管理等。3.按载体形式分类将档案分为纸质档案、电子档案、声像档案等，分别进行管理。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查询。2.编号由档案类别代码、年份代码、流水号等组成。例如，规划阶段档案编号为“GH20XX001”，其中“GH”表示规划阶段档案类别代码，“20XX”表示年份，“001”表示流水号。3.电子档案编号应与纸质档案编号相对应，在电子档案管理系统中进行标识。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。2.档案目录应定期更新，确保与档案实际情况一致。3.电子档案应建立相应的电子目录，通过电子档案管理系统进行检索和利用。五、大坝档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.声像档案应按照载体形式分别保管，如照片应冲印成册或制作电子相册，录像带、光盘等应妥善存放，并注明相关信息。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。2.采取防虫、防霉、防鼠等措施，定期投放防虫药品，对档案库房进行消毒处理。3.对电子档案要加强安全防护，设置防火墙、防病毒软件等，防止电子档案被篡改、删除或丢失。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房应做好登记，并遵守库房管理制度。六、大坝档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的利用范围，确保档案信息不泄露。2.按照规定的程序和手续办理档案利用手续，保证档案利用的合法性和规范性。3.充分发挥档案的利用价值，为公司/组织的大坝管理、决策、科研、工程建设等提供有力支持。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅大坝档案，用于大坝管理、技术研究、工程建设等方面。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅大坝档案，但需经公司/组织档案管理部门同意，并办理相关手续。3.因法律法规规定或司法程序需要查阅、借阅大坝档案的，应按照法律程序办理相关手续。（三）借阅手续1.公司/组织内部人员借阅大坝档案，需填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，批准后办理借阅手续。借阅人应在档案借阅登记簿上签字，领取档案。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（四）查阅手续1.公司/组织内部人员查阅大坝档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅档案名称、数量等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，批准后安排查阅地点和查阅时间。查阅人员应按照档案管理部门的安排进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人员如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。复印的档案资料应加盖档案管理部门印章，注明复印日期和用途。七、大坝档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关法律法规和行业标准，结合大坝档案的实际情况，对档案的留存价值进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。3.充分考虑大坝档案的历史价值、现实利用价值和未来发展需要，合理确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立大坝档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关技术专家、业务部门代表等组成。鉴定小组负责对大坝档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）保管期限划分1.永久保管反映大坝建设、运行全过程的重要档案，如大坝规划、设计、施工、竣工验收等文件资料，以及涉及大坝安全、重大技术问题、事故处理等方面的档案，应永久保管。2.长期保管保存期限为[X]年的档案，主要包括大坝运行阶段的一般性技术资料、维护记录、监测数据等。3.短期保管保存期限为[X]年以下的档案，如一般性文件、临时性报表等。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据档案的内容、价值、保管期限等因素，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的档案