宿管管理档案制度汇编

PAGE宿管管理档案制度汇编一、总则（一）目的为加强宿管管理档案工作，确保宿管工作的规范化、科学化、精细化，提高宿管服务质量和管理水平，特制定本制度汇编。本制度旨在规范宿管管理档案的收集、整理、保管、利用等环节，保障宿管工作的顺利开展，维护住宿人员的合法权益，促进校园和谐稳定。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及宿管管理档案工作的部门、岗位及人员。包括但不限于宿管部门工作人员、住宿学生管理相关人员、后勤保障部门涉及宿管事务的人员等。（三）基本原则1.真实性原则：宿管管理档案应如实反映宿管工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与宿管工作相关的各类文件、资料、记录等，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应经过严格核实，避免错误或虚假信息。4.保密性原则：对涉及住宿人员隐私、学校机密等信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、装订等工作，确保档案管理的一致性和规范性。（四）职责分工1.宿管部门负责宿管管理档案工作的统筹规划和组织实施。制定和完善宿管管理档案工作的各项规章制度。指导、监督和检查下属各宿管区域的档案收集、整理、保管等工作。负责宿管管理档案的集中保管和日常利用服务。2.各宿管区域工作人员负责本区域宿管管理档案的收集、整理和初步分类工作。及时将各类档案资料移交至宿管部门，并确保移交资料的完整性和准确性。配合宿管部门做好档案的清查、核对等工作。3.相关职能部门如学生管理部门、后勤保障部门等，应按照职责分工，及时向宿管部门提供与宿管工作相关的文件、资料等，配合宿管部门做好档案管理工作。在各自职责范围内，对宿管管理档案工作进行指导和监督。二、档案收集（一）收集范围1.住宿人员档案住宿申请表、入住协议等相关资料。个人基本信息，包括姓名、性别、年龄、专业、班级等。住宿期间的表现记录，如违纪情况、奖惩记录等。健康状况信息，如突发疾病记录等。2.宿管工作文件宿管部门制定的各项规章制度、工作流程、通知等文件。上级主管部门下发的与宿管工作相关的政策文件、指导意见等。宿管工作会议记录、纪要等。3.安全管理档案宿舍安全检查记录，包括定期检查、不定期抽查的结果。消防设施设备检查记录，如灭火器检查记录、消防通道畅通情况记录等。安全事故处理记录，包括事故发生时间、地点、经过、处理结果等。4.卫生管理档案宿舍卫生检查记录，包括宿舍环境卫生、个人卫生等方面的检查情况。卫生整改记录，针对检查中发现的问题，记录整改措施、整改时间及整改结果。5.设施设备管理档案宿舍设施设备台账，记录各类设施设备的名称、型号、数量、购置时间、维修保养记录等。设施设备维修申请单、维修记录、更换记录等。6.学生投诉与反馈档案住宿学生的投诉记录，包括投诉事项、投诉时间、投诉人等信息。针对学生反馈问题的处理记录，包括处理过程、处理结果及学生满意度调查情况等。（二）收集要求1.明确各类档案的收集责任人，确保档案收集工作落实到人。2.各责任人应按照规定的时间节点，及时收集相关档案资料，不得拖延或遗漏。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.对于电子档案，应确保其存储介质的安全性和数据的完整性，定期进行备份。（三）收集渠道1.宿管工作人员在日常工作中直接收集，如查房记录、与学生沟通记录等。2.各职能部门主动提供，如学生管理部门提供学生奖惩信息、后勤保障部门提供设施设备维修记录等。3.住宿学生主动提交，如住宿申请表、个人健康信息更新等。三、档案整理（一）分类标准1.按档案类型分类：分为住宿人员档案、宿管工作文件、安全管理档案、卫生管理档案、设施设备管理档案、学生投诉与反馈档案等六大类。2.每大类下再细分小类住宿人员档案可细分为基本信息档案、表现记录档案、健康档案等。宿管工作文件可细分为规章制度文件、会议文件、通知文件等。安全管理档案可细分为检查记录档案、事故处理档案等。卫生管理档案可细分为检查记录档案、整改记录档案等。设施设备管理档案可细分为台账档案、维修记录档案等。学生投诉与反馈档案可细分为投诉记录档案、处理结果档案等。（二）编号规则1.采用层次编码法，按照档案分类顺序进行编号。2.一级类目用一位数字表示，如1代表住宿人员档案；二级类目用两位数字表示，如101代表住宿人员基本信息档案；三级类目用三位数字表示，如101001代表具体某一份住宿申请表。3.编号应具有唯一性，避免重复编号。（三）装订要求1.纸质档案应按照A4纸张大小进行整理，左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不得有掉页、缺页现象。3.对于文件较多的档案，可采用活页夹装订，但应在封面注明文件数量及编号范围。（四）电子档案整理1.电子档案应按照分类标准进行文件夹命名，文件夹层次结构应与纸质档案分类一致。2.电子文件应采用通用格式存储，如doc、xls、pdf等，确保文件的可读性和兼容性。3.电子档案应建立相应的索引目录，方便查询和利用。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.库房应划分不同的区域，分别存放不同类型的档案，如纸质档案区、电子档案存储区等。3.档案库房应配备必要的办公设备，如档案架、档案柜、电脑、打印机等，便于档案的整理、查阅和管理。（二）保管期限1.永久保管涉及住宿人员重大权益及学校重要决策的档案，如住宿人员权益纠纷处理档案、学校宿管政策制定过程中的关键文件等。具有长期历史价值和重要参考意义的档案，如学校宿管工作发展历程中的标志性文件、重要会议记录等。2.定期保管住宿人员档案中的基本信息档案、表现记录档案等，保管期限为[X]年。宿管工作文件中的一般性通知、会议纪要等，保管期限为[X]年。安全管理档案、卫生管理档案、设施设备管理档案、学生投诉与反馈档案等，保管期限为[X]年。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置无误。3.对纸质档案进行防虫、防潮处理，如放置防虫药、干燥剂等。4.对电子档案进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应进行登记并在专人陪同下进行操作。五、档案利用（一）利用范围1.宿管部门内部工作参考，如制定工作计划、总结工作经验、处理学生问题等。2.为学校相关部门提供数据支持和决策依据，如学生管理部门了解学生住宿情况、后勤保障部门评估设施设备需求等。3.应司法机关、行政机关等外部单位要求，提供相关档案资料作为证据或参考。（二）利用流程1.申请：使用部门或个人填写档案利用申请表，注明利用目的、所需档案名称及编号等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，提交宿管部门负责人审批。宿管部门负责人根据档案利用的必要性和保密性等因素进行审核，批准后方可办理档案查阅手续。3.查阅：档案管理人员根据审批通过的申请表，提供相应的档案资料。查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用限制1.涉及个人隐私和学校机密的档案，未经授权不得对外提供或公开。2.档案利用应遵循档案保管期限的规定，超过保管期限的档案如需利用，应按照相关规定进行审批。3.禁止任何单位或个人擅自修改、涂抹、伪造档案内容。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家法律法规和学校相关规定为依据，结合宿管工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、客观、公正的原则，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由宿管部门负责人、档案管理人员及相关专业人员组成。鉴定工作小组负责对拟销毁的档案进行审核和鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，判断其是否仍具有保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成时间、内容性质、利用情况等因素，综合分析其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经宿管部门负责人审核签字后，报学校档案管理部门备案。3.按照学校档案管理部门的要求，在指定地点对档案进行销毁。销毁过