档案材料收集归档制度

PAGE档案材料收集归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案材料的完整、准确、系统，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案材料的收集、归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.完整准确原则各部门应确保档案材料的收集齐全、完整，内容真实、准确，能够全面反映公司各项工作的历史过程和实际情况。3.及时归档原则档案材料形成后，应按照规定的时间及时归档，不得积压、拖延，以保证档案的时效性和连续性。4.便于利用原则档案的整理和分类应科学合理，便于查找、调阅和利用，提高档案的服务效能。二、档案材料的分类及范围（一）行政管理类档案1.公司文件上级机关来文，包括各类通知、决定、指示、批复等。公司发布的各类文件，如公司章程、制度、规定、通知、报告、请示等。2.会议文件公司各类会议的通知、议程、报告、决议、纪要等。重要会议的发言稿、记录稿、录音录像资料等。3.人事档案员工个人基本信息登记表、履历表、身份证复印件等。员工招聘、录用、转正、调动、晋升、奖惩培训等相关材料。员工工资、福利、保险等方面的材料。员工离职、退休等手续办理材料。4.印章管理档案公司印章使用申请表、审批表、登记薄等。印章刻制、更换、废止等相关材料。5.证照管理档案公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等各类证照的原件及复印件。证照年检、变更、换证等相关材料。6.行政事务档案公司办公设备、办公用品采购、使用、维修等相关材料。公司车辆管理档案，包括车辆购置、保险、维修、使用记录等。公司办公场地租赁、装修、物业管理等相关材料。公司对外接待、公关活动等相关材料。（二）财务类档案1.会计凭证原始凭证，包括发票、收据、报销单及其他相关票据。记账凭证，按照会计科目分类编制，记录经济业务的发生和处理情况。2.会计账簿总分类账、明细分类账、日记账及其他辅助账簿，反映公司财务状况和经营成果。3.财务报表月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，以及财务报表附注。4.税务档案纳税申报表、税务发票存根联、完税凭证等。税务审计报告、税务处理决定书等相关材料。5.财务预算与决算档案年度财务预算编制、审批、执行情况的相关材料。年度财务决算报告及相关审计材料。（三）业务经营类档案1.市场营销档案市场调研报告、市场分析预测报告。营销策划方案、广告宣传资料、促销活动方案及相关记录。客户信息档案，包括客户基本资料、需求偏好、交易记录等。销售合同、订单、发货单、收款记录等。2.生产管理档案生产计划、生产调度指令、生产统计报表。产品设计图纸、工艺文件、质量检验报告。原材料采购合同、入库单、领料单、生产过程记录。设备维护保养记录、设备台账、设备报废处理材料。3.研发创新档案研发项目立项申请书、可行性研究报告。研发过程中的实验记录、数据资料、研究成果报告。专利申请文件、技术合作协议、知识产权相关材料。4.质量管理档案质量方针、质量目标文件。质量体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书等。质量检验记录、不合格品处理记录、质量事故报告及处理结果。5.采购供应档案供应商评估档案，包括供应商资质证明、业绩评价、实地考察报告等。采购合同、采购订单、采购发票、验收报告。物资库存盘点记录、库存报表。（四）项目管理类档案1.项目立项档案项目立项申请书、可行性研究报告、项目审批文件、项目招投标文件等。2.项目实施档案项目进度计划、项目进度报告、项目变更记录。项目会议纪要、项目协调文件、项目沟通记录。项目成本预算、成本核算报表、成本控制记录。项目质量控制文件、质量检验报告、质量问题处理记录。3.项目验收档案项目验收申请报告、验收方案、验收报告、项目成果文件等。（五）其他类档案1.声像档案公司重大活动、会议、工程建设等的照片、录音、录像资料。反映公司发展历程、企业文化的声像资料。2.电子档案公司各类电子文件，包括办公文档、业务数据、电子邮件等。电子档案的存储介质、备份记录及相关维护管理材料。三、档案材料的收集（一）收集责任1.各部门负责本部门档案材料的收集工作，指定专人负责档案材料的日常收集、整理和保管，并确保档案材料的真实、完整、准确。2.公司综合管理部负责对各部门档案材料收集工作进行指导、监督和检查，对重要档案材料进行统一收集和保管。3.员工个人在工作中形成的属于公司档案范畴的材料，应及时移交所在部门的档案管理人员。（二）收集范围各部门应按照本制度规定的档案材料分类及范围，全面收集本部门在工作活动中形成的各类档案材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、数据、声像资料等。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案材料，应在形成后的[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理人员。2.对于重大活动、项目、会议等形成的档案材料，应在活动结束、项目完成、会议闭幕后的[X]个工作日内完成收集整理，并移交档案管理人员。特殊情况需延长收集时间的，应经部门负责人批准，并报公司综合管理部备案。（四）收集要求1.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。2.电子文件应采用通用格式存储，确保能够长期有效读取，并按照规定进行命名和分类。3.声像资料应图像清晰、声音完整，注明拍摄时间、地点、人物、事件等相关信息。4.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制后再行归档。四、档案材料的整理（一）整理原则档案材料的整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照本制度规定的档案材料分类标准，对收集到的档案材料进行分类。同一类别的档案材料应按照时间顺序、重要程度等进行排列。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案材料进行编号。编号应具有唯一性，可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册保存。4.装订对纸质档案材料进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。（三）整理要求1.整理档案材料时，应认真核对档案材料的内容和数量，确保档案材料的准确性和完整性。2.对于不符合整理要求的档案材料，应及时进行补充、修正或重新整理。3.档案整理过程中应做好记录，包括整理时间、整理人员、档案数量、存在问题及处理情况等。五、档案材料的归档（一）归档责任1.各部门档案管理人员负责将整理好的档案材料及时归档，并填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认后，一份由移交部门留存，一份交公司综合管理部。2.公司综合管理部档案管理人员负责接收各部门移交的档案材料，对档案材料进行审核、登记，并按照规定的保管期限和分类方法进行存放。（二）归档时间各部门应在档案材料整理完毕后的[X]个工作日内归档。公司综合管理部应在收到各部门移交的档案材料后的[X]个工作日内完成审核、登记和存放工作。（三）归档要求1.归档的档案材料应符合整理要求，档案目录应与档案材料内容一致。2.档案材料应按照规定的保管期限和分类方法进行存放，便于查找和利用。3.电子档案应与纸质档案同步归档，存储介质应标明档案名称、类别、日期等信息，并妥善保管。六、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案材料。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.电子档案应采用专用的存储设备进行备份，并定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案包括公司章程、重要会议文件、重大项目档案、财务决算报告等，应长期保存，不得销毁。2.长期保管的档案保管期限为[X]年，包括一般性会议文件、业务经营档案、项目管理档案等。3.短期保管的档案保管期限为[X]年，包括一般性行政事务档案、临时性文件等。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。2.对于破损、褪色、变质的档案材料，应及时进行修复或复制。3.电子档案应定期进行备份，并异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、泄密。七、档案的查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.公司内部员工因工作需要，可查阅和借阅与其工作相关的档案材料。2.外部单位因业务往来、合作项目等需要查阅公司档案材料的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅与借阅手续1.公司内部员工查阅档案材料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，经所在部门负责人批准后，到公司综合管理部办理查阅手续。2.外部单位查阅公司档案材料，应提前向公司综合管理部提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，并提供相关证明材料。经公司分管领导批准后，方可办理查阅手续。3.借阅档案材料，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅时间等，经所在部门负责人和公司综合管理部负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案材料时，档案管理人员应严格按照规定提供档案，不得擅自扩大查阅和借阅范围。2.查阅和借阅人员应爱护档案材料，不得在档案材料上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。3.查阅和借阅人员应在指定地点查阅和使用档案材料，不得将档案材料带出公司或转借他人。4.查阅和借阅结束后，查阅和借阅人员应及时将档案材料归还档案管理人员，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案材料进行检查，如发现问题，应及时报告并处理。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部负责人担任组长，各部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对到期档案进行全面鉴定。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作