会计档案追责制度包括

PAGE会计档案追责制度包括一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，明确会计档案管理过程中各环节的责任，确保会计档案的真实、完整、安全，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理工作，涵盖了公司在财务活动中形成的各种会计凭证、会计账簿、财务会计报告等资料。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证会计档案所记录的经济业务真实、准确、完整，不得篡改、伪造会计档案。3.安全保密原则：采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案被损坏、丢失、泄露，对涉及公司商业秘密的会计档案严格保密。4.集中管理原则：公司会计档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责，便于查阅和利用。二、会计档案管理职责分工（一）财务部门职责1.负责会计档案的日常整理、装订、保管等基础工作，并定期将整理好的会计档案移交档案管理部门。2.按照会计档案管理要求，对会计凭证、会计账簿、财务会计报告等进行分类、编号、编目，确保会计档案的规范性。3.在会计档案保管期限届满时，提出销毁意见，并会同档案管理部门等相关部门进行鉴定和销毁工作。4.负责为公司内部各部门及外部审计、税务等机构查阅会计档案提供便利，并做好登记和记录。（二）档案管理部门职责1.接收财务部门移交的会计档案，进行统一登记、编号、存放，建立会计档案保管清册。2.负责会计档案的安全保管，确保档案存放环境符合要求，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.按照规定的查阅、借阅流程，为公司内部各部门及外部机构提供会计档案查阅、借阅服务，并做好相关登记和跟踪管理。4.定期对会计档案进行检查、盘点，发现问题及时报告并采取措施处理。5.根据财务部门提出的销毁意见，会同财务、审计等部门对拟销毁的会计档案进行鉴定，提出鉴定意见，参与会计档案的销毁工作。（三）审计部门职责1.对会计档案管理工作进行定期审计监督，检查会计档案的管理是否符合法律法规和公司制度要求。2.在审计工作中，对涉及会计档案的相关资料进行审查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.参与会计档案保管期限届满时的销毁鉴定工作，确保销毁的会计档案符合规定要求。（四）其他部门职责1.各部门应妥善保管本部门涉及的会计资料，并按照规定及时移交财务部门进行统一整理归档。2.在工作中如需查阅会计档案，应按照规定的流程办理查阅、借阅手续，不得擅自复制、涂改、销毁会计档案。三、会计档案的收集与整理（一）会计档案的范围1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册（含电子档案移交清单）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。（二）会计档案的收集1.财务部门应按照会计核算的流程，及时收集各类会计资料，确保会计档案的完整性。2.对于外部取得的原始凭证，如发票、收据、银行回单等，应在业务发生后及时传递给财务部门，并确保凭证的真实性、合法性和完整性。3.财务人员在编制记账凭证、登记账簿、编制财务会计报告等过程中，应认真审核相关资料，确保会计记录的准确性。（三）会计档案的整理1.会计凭证的整理每月终了，财务人员应将当月形成的记账凭证按照编号顺序进行整理，检查凭证附件是否齐全、完整。对凭证附件进行分类粘贴，确保附件与记账凭证内容相符，便于查阅。将整理好的记账凭证按照日期顺序装订成册，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等信息，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿的整理年度终了，总账、明细账、日记账等账簿应打印装订成册。账簿应按照科目顺序排列，在账簿扉页上注明单位名称、账簿名称、启用日期、截止日期、页数、册次、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。对于活页式账簿，应抽出空白账页，整理编号，加具封面，装订成册。3.财务会计报告的整理年度财务会计报告应按照规定的格式和内容进行编制，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。财务会计报告应依次编定页码，加具封面，装订成册，在封面上注明单位名称、年度、月份、报告种类，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他类会计档案的整理银行存款余额调节表、银行对账单等应按月或按季整理成册，注明日期、内容等信息。纳税申报表应按照所属期间进行整理，确保申报数据的准确性和完整性。《会计档案移交清册》、《会计档案保管清册》、《会计档案销毁清册》、《会计档案鉴定意见书》等应按照规定的格式和内容进行编制，详细记录会计档案的相关信息及处理情况。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他类会计档案保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保管。（二）保管要求1.会计档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等条件，温度、湿度应符合规定要求。2.档案管理部门应对会计档案进行分类存放，按照年度、类别、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子会计档案，应定期进行备份，并存储在磁性介质或光盘等存储设备上，异地存放，确保电子会计档案的安全性和完整性。同时，应建立电子会计档案的索引目录，便于快速检索和查阅。4.档案管理部门应建立会计档案保管清册，详细记录会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等信息，并定期进行核对，确保账实相符。（三）保管期限的变更与延长1.会计档案保管期限一般不得随意变更。如有特殊情况需要变更保管期限的，应由财务部门提出书面申请，说明变更理由，并经公司管理层批准后，按照规定程序进行调整。2.对于涉及重要经济事项或具有重大历史价值的会计档案，在保管期限届满后，如需继续保存的，应由财务部门会同档案管理部门等相关部门进行评估，提出延长保管期限的建议，报公司管理层批准后延长保管期限。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅流程1.公司内部各部门因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经本部门负责人签字批准。2.将《会计档案查阅申请表》提交给档案管理部门，档案管理部门根据申请内容，确定查阅的会计档案，并安排专人陪同查阅。3.查阅人员应在指定的地点查阅会计档案，不得擅自将会计档案带出档案库房。查阅过程中，应爱护会计档案，不得在会计档案上涂改、标记、拆封、抽换等。4.查阅结束后，查阅人员应将查阅的会计档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后在《会计档案查阅申请表》上签字确认。（二）借阅流程1.公司内部各部门因工作需要借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经本部门负责人和财务部门负责人签字批准。2.将《会计档案借阅申请表》提交给档案管理部门，档案管理部门根据申请内容，确定借阅的会计档案，并办理借阅手续。借阅人员应在《会计档案借阅登记簿》上签字登记，注明借阅档案的名称、卷号、册数、借阅时间、归还时间等信息。3.档案管理部门应向借阅人员提供必要的借阅条件，确保借阅人员能够安全、完整地使用借阅的会计档案。借阅人员应妥善保管借阅的会计档案，不得转借他人，不得在借阅的会计档案上涂改、标记、拆封、抽换等。4.借阅人员应按照规定的归还时间及时归还借阅的会计档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后在《会计档案借阅登记簿》上注明归还情况，并将档案归还原位。（三）外部机构查阅与借阅1.审计、税务等外部机构因工作需要查阅或借阅公司会计档案时，应出具单位介绍信，并填写《会计档案查阅（借阅）申请表》，注明查阅（借阅）目的、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）时间等信息。2.公司财务部门应审核外部机构的申请，并报公司管理层批准后，通知档案管理部门办理查阅或借阅手续。3.档案管理部门应按照外部机构的申请内容，确定查阅或借阅的会计档案，并安排专人陪同查阅或借阅。查阅或借阅过程中，应严格遵守相关法律法规和公司制度的规定，确保会计档案的安全和保密。4.外部机构查阅或借阅结束后，应将查阅或借阅情况及时反馈给公司财务部门，并将查阅或借阅的会计档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后在相关登记簿上签字确认。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期限届满，且经鉴定确无保存价值的，可以按照规定程序进行销毁。2.因保管不善等原因导致会计档案损坏、变质，无法继续保存的，经公司管理层批准后，可以进行销毁。（二）销毁程序与鉴定1.财务部门应在会计档案保管期限届满前，对拟销毁的会计档案进行清理和核对，编制《会计档案销毁清册》，详细记录拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等信息。2.财务部门会同档案管理部门、审计部门等相关部门对拟销毁的会计档案进行鉴定，形成《会计档案鉴定意见书》，提出鉴定意见，明确拟销毁的会计档案是否符合销毁条件。3.《会计档案销毁清册》和《会计档案鉴定意见书》经公司管理层批准后，方可进行会计档案的销毁工作。（三）销毁实施1.销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门等相关部门共同派人监销。监销人员应认真核对《会计档案销毁清册》和《会计档案鉴定意见书》的内容，确保销毁的会计档案与清单一致。2.会计档案销毁过程中，监销人员应现场监督销毁情况，直至会计档案被完全销毁。销毁结束后，监销人员应在《会计档案销毁清册》上签字确认，并注明销毁日期。3.对于电子会计档案销毁，应采用符合国家规定的技术手段进行彻底删除，确保电子数据无法恢复。同时，应在销毁过程中进行记录，留存相关证据。七、会计档案管理的监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合法律法规和公司制度的要求。2.审计部门在审计过程中，应查阅相关会计档案资料，检查会计档案的真实性、完整性、准确性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.财务部门应