人事档案工作规章制度

PAGE人事档案工作规章制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的真实情况，包括个人基本信息、工作经历、培训情况、考核结果等。2.完整性原则：人事档案应涵盖员工从入职到离职的全过程信息，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：人事档案涉及员工的个人隐私，应严格保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：人事档案的管理应遵循国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、档案内容（一）个人基本信息1.身份证复印件：员工身份证正反面复印件，确保清晰可辨。2.学历证书复印件：包括最高学历的毕业证书、学位证书复印件。3.入职登记表：记录员工入职时填写的个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。4.劳动合同：员工与公司签订的劳动合同原件或复印件。（二）工作经历1.工作履历表：详细记录员工的工作经历，包括工作单位名称、工作起止时间、担任职务、工作职责等。2.离职证明：员工离职时由原工作单位出具的离职证明，证明其离职原因、离职时间等。（三）培训情况1.培训记录：记录员工参加公司内部培训、外部培训的情况，包括培训名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训考核结果等。2.培训证书复印件：员工获得的各类培训证书复印件。（四）考核结果1.绩效考核记录：记录员工的绩效考核结果，包括考核周期、考核指标、考核得分、考核等级等。2.年度考核表：员工年度考核的综合评价表，包括个人总结、上级评价、同事评价等。（五）奖励与处罚1.奖励记录：记录员工获得的公司内部奖励、外部奖励情况，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.处罚记录：记录员工受到的公司内部处罚、外部处罚情况，包括处罚名称、处罚时间、处罚原因等。（六）其他资料1.体检报告：员工入职时或定期进行的体检报告。2.职业资格证书复印件：员工获得的各类职业资格证书复印件。3.荣誉证书复印件：员工获得的各类荣誉证书复印件。4.其他相关资料：如员工的获奖作品、发表的文章等。三、档案收集与整理（一）档案收集1.新员工档案：新员工入职时，人力资源部门应要求其提交个人基本信息、学历证书、身份证复印件等相关资料，并填写入职登记表。人力资源部门负责审核资料的真实性和完整性，无误后将资料整理归档。2.在职员工档案更新：在职员工的档案信息如有变动，如工作调动、晋升、培训、考核等，相关部门应及时将变动情况通知人力资源部门。人力资源部门负责收集相关资料，更新员工档案。3.离职员工档案：员工离职时，人力资源部门应收回其工作证、门禁卡等相关物品，并要求其办理离职手续。离职手续办理完毕后，人力资源部门负责整理员工档案，将其存入离职员工档案专柜。（二）档案整理1.分类整理：人力资源部门应按照档案内容的分类，将员工档案分为个人基本信息、工作经历、培训情况、考核结果、奖励与处罚、其他资料等类别，并分别建立档案文件夹。2.编号管理：人力资源部门应对每个员工档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号应按照一定的规则进行编制，如入职年份+部门代码+员工序号等。3.资料排序：每个档案文件夹内的资料应按照时间顺序或重要程度进行排序，确保资料的连贯性和逻辑性。4.装订成册：对于一些零散的资料，如证书复印件、考核表等，应进行装订成册，并在封面上注明档案编号、员工姓名、档案类别等信息。四、档案保管与借阅（一）档案保管1.保管场所：公司应设立专门的人事档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.保管期限：人事档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定执行。一般情况下，员工档案应长期保管，但对于一些特殊情况，如离职员工档案，保管期限可根据公司规定确定。3.定期检查：人力资源部门应定期对人事档案进行检查，确保档案的安全保管和资料的完整性。检查内容包括档案的存放情况、资料的完整性、档案的保密性等。4.安全防范：公司应加强对人事档案保管场所的安全防范措施，防止档案被盗、被篡改、被损坏等情况的发生。如安装监控设备、设置门禁系统、配备保安人员等。（二）档案借阅1.借阅权限：公司内部人员因工作需要借阅人事档案时，应填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到人力资源部门借阅。公司外部人员原则上不得借阅人事档案，但如有特殊情况，需经公司领导批准，并办理相关手续后方可借阅。2.借阅手续：借阅人应在《人事档案借阅登记簿》上登记借阅日期、借阅人姓名、借阅部门、借阅原因、预计归还日期等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。3.归还期限：借阅人应在预计归还日期内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。如借阅人未按时归还档案，人力资源部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处罚。4.借阅监督：人力资源部门应对档案借阅情况进行监督，确保借阅人遵守档案借阅规定。如发现借阅人有违规行为，应及时制止，并追究其责任。五、档案信息化管理（一）信息化建设1.建立档案管理系统：公司应建立人事档案管理系统，实现档案信息的电子化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、修改、删除、统计等功能，方便人力资源部门对档案信息进行管理。2.数据备份：公司应定期对人事档案管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.网络安全：公司应加强对人事档案管理系统的网络安全防护，防止数据泄露、被篡改等情况的发生。如安装防火墙、入侵检测系统、加密传输等。（二）信息维护1.数据录入：人力资源部门应及时将新员工档案信息、在职员工档案信息变动情况等录入人事档案管理系统，确保系统数据的及时性和准确性。2.数据审核：人力资源部门应对录入的档案信息进行审核，确保信息的真实性和完整性。审核无误后，方可将信息正式存入系统。3.数据更新：人力资源部门应定期对人事档案管理系统中的数据进行更新，删除过期或无效的数据，确保系统数据的有效性。六、档案保密与安全（一）保密制度1.保密责任：公司全体员工应严格遵守档案保密制度，对人事档案信息负有保密责任。人力资源部门应与员工签订保密协议，明确保密责任和义务。2.保密措施：公司应采取必要的保密措施，如限制档案查阅人员范围、设置档案查阅权限、对档案信息进行加密处理等，防止档案信息泄露。3.违规处理：如发现员工有违反档案保密制度的行为，公司应视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、解除劳动合同等。如因员工违规行为给公司造成损失的，公司有权要求其赔偿损失。（二）安全制度1.安全责任：公司应明确档案安全管理责任，确保档案的安全保管。人力资源部门应制定档案安全管理制度，明确档案保管人员的职责和工作流程。2.安全措施：公司应采取必要的安全措施，如安装防火、防潮、防虫等设备，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全保管。3.应急处理：公司应制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，应及时采取应急措施，保护档案的安全。如因不可抗力等原因造成档案损坏或丢失的，公司应及时进行修复或补充。七、档案统计与分析（一）统计工作1.统计内容：人力资源部门应定期对人事档案进行统计，统计内容包括员工基本信息、工作经历、培训情况、考核结果、奖励与处罚等方面的信息。2.统计方法：人力资源部门应采用科学的统计方法，对档案信息进行分类、汇总、分析，确保统计结果的准确性和可靠性。3.统计报表：人力资源部门应根据统计结果编制统计报表，如员工基本情况统计表、员工培训情况统计表、员工考核情况统计表等，为公司人力资源管理决策提供依据。（二）分析工作1.分析目的：人力资源部门应通过对人事档案信息的分析，了解员工的基本情况、工作表现、培训需求、发展潜力等方面的情况，为公司人力资源管理决策提供依据。2.分析方法：人力资源部门应采用多种分析方法，如数据挖掘、趋势分析、关联分析等，对档案信息进行深入分析，挖掘潜在信息和规律。3.分析报告：人力资源部门应根据分析结果撰写分析报告，如员工队伍现状分析报告、员工培训需求分析报