装饰档案管理制度

PAGE装饰档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司装饰档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司装饰业务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与装饰业务相关的档案管理工作，包括但不限于装饰项目策划、设计方案、施工图纸、工程合同、材料采购清单、竣工验收报告等各类文件资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对装饰档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映装饰业务活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理与装饰业务相关的各类档案资料，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则对涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司装饰档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司装饰档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门装饰业务档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理制度开展工作。2.负责档案的日常管理，包括档案的接收、登记、整理、保管、查阅、借阅等工作。3.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时处理，并向上级报告。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极参加档案管理培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.装饰项目前期策划文件，如项目可行性研究报告、项目立项批复等。2.设计阶段资料，包括设计方案、效果图、施工图、设计变更记录等。3.工程合同文件，如施工合同、材料采购合同、分包合同等。4.施工过程中的各类文件，如施工组织设计、施工进度计划、工程质量检验报告、安全检查记录等。5.材料设备资料，包括材料清单、设备选型报告、产品质量证明文件等。6.竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工图纸、工程结算文件等。7.与装饰项目相关的其他文件，如客户反馈意见、项目获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复和补充。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，确定档案的类别和编号。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息。3.将档案资料按照编号顺序进行排列，采用装订、装盒等方式进行保管，确保档案的整齐、美观。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门收集整理好的档案，经初步审核后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和规范性，并办理签收手续。3.审核无误后，档案管理部门将档案按照分类编号顺序进行归档，存入专门的档案库房。（二）保管期限1.装饰档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司重要的装饰项目策划文件、工程合同、竣工验收报告等具有重大历史价值和法律意义的文件。长期保管的档案一般为10年至50年，包括一般性的装饰项目设计文件、施工过程中的重要文件等。短期保管的档案为1年至10年，如一般性的施工记录、材料清单等。2.档案管理部门应根据档案的性质和价值，确定其保管期限，并在档案目录中注明。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全存储。2.档案应分类存放，不同保管期限的档案分别存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。4.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保电子档案的可读性和完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，审核通过后，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏档案资料。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门根据借阅申请表，为借阅人员提供相应的档案，并办理借阅登记手续，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的档案，未经公司授权，不得查阅和借阅。2.查阅和借阅档案应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案内容。3.档案查阅和借阅申请表应妥善保存，以备查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等参加。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，详细列出档案的名称编号、日期、来源等信息。（二）销毁程序1.档案销毁清单经公司主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁工作完成后，档案管理部门应在档案销毁清单上注明销毁日期，并由监督人员和销毁人员签字确认。（三）特殊情况处理对于涉及法律纠纷、历史遗留问题等特殊情况的档案，应另行保管，不得擅自销毁，待问题解决后，再按照规定进行处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标通过建立装饰档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司的装饰业务提供更加便捷的信息支持。（二）系统功能1.档案录入功能能够将纸质档案和电子档案进行数字化录入，包括档案的基本信息、内容摘要、扫描图像等，确保档案信息的准确、完整。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理功能实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能，对借阅过程进行全程跟踪和管理。4.权限管理功能根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全和保密。5.数据备份与恢复功能定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，并具备数据恢复功能，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。（三）数据安全管理1.建立完善的档案信息化安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止数据泄露、篡改和丢失。2.对档案信息化管理系统的操作进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能进行相应的操作。