单位档案管理保密制度

PAGE单位档案管理保密制度一、总则（一）目的为加强单位档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在档案管理工作中涉及的档案收集、整理、保管、利用、销毁等环节。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案管理保密工作。2.预防为主原则：强化档案管理过程中的保密措施，预防档案信息安全事故的发生。3.谁主管谁负责原则：各部门负责人为本部门档案管理保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理保密工作。4.突出重点原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行重点保护。二、档案管理保密职责（一）单位负责人职责1.全面领导单位档案管理保密工作，将档案管理保密工作纳入单位整体工作规划，确保档案管理保密工作所需的人力、物力和财力。2.审定档案管理保密制度及相关规定，监督制度的执行情况，对违反档案管理保密制度的行为进行处理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理保密工作的法律法规和本单位的档案管理保密制度，制定档案管理保密工作的具体措施和办法。2.负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保档案的完整、准确和安全。3.对档案管理人员进行保密教育和培训，提高档案管理人员的保密意识和业务水平。4.定期对档案管理保密工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。5.负责对涉及档案管理保密工作的重大事项进行研究和处理，向上级领导报告档案管理保密工作情况。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息的安全与保密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等，保证档案的质量。3.按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅、复制等手续，对档案的利用情况进行登记和统计。4.妥善保管档案库房，做好档案的安全防护工作，防止档案被盗、被抢、被毁等事故的发生。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与账目相符。6.对在档案管理工作中知悉的国家机密、商业秘密和个人隐私予以保密，不得泄露。（四）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和及时移交。2.在档案形成过程中，各部门应严格按照档案管理要求，做好档案的保密工作，防止档案信息泄露。3.各部门应配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定的程序和要求办理相关手续。三、档案收集与整理保密（一）档案收集1.各部门在工作中形成的各种文件材料，应按照档案管理规定及时收集齐全，不得遗漏。2.档案收集人员在收集档案时，应严格遵守保密制度，不得擅自翻阅、摘抄、复制档案内容。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的收集方式，确保档案信息的安全。（二）档案整理1.档案管理人员在整理档案时，应严格按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案整理的规范性和准确性。2.在整理档案过程中，不得擅自更改档案内容，对破损、褪色等不符合要求的档案应及时进行修复或复制。3.对涉及敏感信息的档案，应单独整理、存放，并采取相应的保密措施。四、档案保管保密（一）档案库房管理1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应安装监控设备，对库房内的情况进行实时监控，监控资料应保存一定期限。3.档案库房应配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护，确保消防器材的正常使用。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案存储介质管理1.对存储档案的光盘、硬盘、磁带等存储介质，应进行分类编号，建立存储介质台账。2.存储介质应存放在安全可靠的地方，避免受到高温、潮湿、磁场等因素的影响。3.定期对存储介质进行检查和维护，确保存储介质上的档案信息可读、可用。4.对不再使用或已损坏的存储介质，应按照规定进行销毁处理，防止档案信息泄露。（三）档案保密标识1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应在档案封面、卷内目录等显著位置标注保密标识。2.保密标识应包括保密级别、保密期限、密级变更等内容，确保档案信息的保密性。五、档案利用保密（一）档案查阅1.本单位员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围等内容，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应按照审批的查阅范围提供档案，查阅人员只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、拍照、摄像档案内容。如需复制档案，应按照规定办理复制手续。（二）档案借阅1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本单位档案，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅期限等内容，经本单位负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应按照审批的借阅范围和期限提供档案，并与借阅人员签订《档案借阅保密协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、拍照、摄像档案内容。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容应包括利用日期、利用部门、利用人员、利用目的、查阅范围、借阅期限、复制份数等信息，确保档案利用情况可追溯。六、档案销毁保密（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善等原因造成破损、褪色、霉变等无法继续保存的档案。3.经鉴定确认不需要保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，经单位负责人审批后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，销毁人员应严格按照审批的销毁范围进行销毁，不得擅自扩大销毁范围。3.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁申请表》上签字确认。（三）销毁记录1.档案管理部门应建立档案销毁记录制度，对档案销毁的时间、地点、范围、方式、监督人员等信息进行详细记录。2.销毁记录应保存一定期限，以备查阅。七、保密监督与检查（一）监督检查机构成立档案管理保密监督检查小组，由单位负责人担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，成员包括各部门负责人及相关工作人员。监督检查小组负责对单位档案管理保密工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理保密制度的执行情况。2.档案管理人员的保密意识和业务水平。3.档案收集、整理、保管、利用、销毁等环节的保密措施落实情况。4.档案库房、存储介质等的安全防护情况。5.档案利用登记和销毁记录情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每季度对档案管理保密工作进行一次全面检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案管理工作流程、档案库房安全等。2.不定期抽查：根据工作需要不定期对档案管理保密工作进行抽查，重点检查档案利用环节的保密措施落实情况、档案存储介质的管理情况等。3.专项检查：针对档案管理保密工作中的突出问题或重要事项进行专项检查，如对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私档案的管理情况进行专项检查。（四）问题整改1.监督检查小组在检查过程中发现问题后，应及时下达《档案管理保密检查整改通知书》，责令相关部门或人员限期整改。2.被检查部门或人员应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告监督检查小组。3.监督检查小组应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底整改。对整改不力的部门或人员，应按照单位相关规定进行处理。八、保密教育与培训（一）教育培训计划档案管理部门应制定年度保密教育与培训计划，明确教育培训的内容、方式、时间、对象等，确保保密教育与培训工作的系统性和针对性。（二）教育培训内容1.国家有关档案管理保密工作的法律法规和政策文件。2.本单位档案管理保密制度及相关规定。3.档案管理保密知识和技能，如档案整理、保管、利用、销毁等环节的保密要求。4.典型案例分析，通过对档案管理保密工作中发生的泄密案例进行分析，吸取教训，提高员工的保密意识。（三）教育培训方式1.集中培训：定期组织全体员工参加保密教育与培训，邀请专家或专业人员进行授课，系统讲解档案管理保密知识和技能。2.专题培训：根据档案管理工作中的实际需求，针对特定岗位或特定环节开展专题培训，如档案查阅利用培训、档案存储介质管理培训等。3.在线学习：利用单位内部网络平台，提供档案管理保密知识的在线学习资源，方便员工随时学习。4.案例警示教育：通过组织员工观看档案管理保密工作中的泄密案例视频、学习案例分析材料等方式，进行警示教育，增强员工的保密意识。（四）教育培训考核1.建立保密教育与培训考核制度，对参加教育培训的员工进行考核，考核结果纳入员工个人绩效考核体系。2.考核方式可采用考试、撰写心得体会、实际操作等多种形式，全面评估员工对保密知识和技能的掌握程度。3.对考核不合格的员工，应进行补考或重新培训，确保员工具备必要的档案管理保密知识和技能。九、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理保密工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等，以激励员工积极参与档案管理保密工作，提高保密意识和工作水平。（二）处罚1.对违反档案管理保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。