社会保险档案制度

PAGE社会保险档案制度一、总则（一）目的为加强社会保险档案管理，确保社会保险业务的规范运作，维护参保人员合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[具体公司名称]涉及社会保险业务的档案管理工作，包括但不限于参保登记、缴费申报、待遇审核、基金管理等环节形成的各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社会保险业务的实际办理情况，确保档案信息的准确性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理社会保险业务过程中产生的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，保证档案的质量和管理效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社会保险档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.组织实施社会保险档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并采取改进措施。4.负责档案管理信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）业务部门职责1.按照档案管理要求，及时将社会保险业务办理过程中形成的文件、资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、归档工作，提供必要的业务支持和指导。3.严格遵守档案查阅、利用制度规定，确保档案的安全和规范使用。（三）档案管理人员职责1.负责社会保险档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订等。2.做好档案的保管工作，确保档案的实体安全，定期对档案进行检查、盘点，及时发现并处理档案损坏、变质等问题。3.按照规定办理档案的查阅、借阅、复制等手续，对档案利用情况进行登记和统计。4.积极参与档案管理信息化建设，熟练掌握档案管理系统的操作，确保档案信息的准确录入和有效利用。三、档案收集与整理（一）收集范围1.参保单位和参保人员的基本信息档案，包括营业执照、组织机构代码证、身份证、劳动合同等相关资料。2.社会保险参保登记、变更、注销等业务的申请表、审批表及相关证明材料。3.社会保险缴费申报、核定、结算等业务的报表、凭证及相关资料。4.社会保险待遇审核、审批、发放等业务的申请表、审批表、待遇计算表、支付凭证等相关资料。5.社会保险基金管理业务的财务报表、会计凭证、基金收支明细等相关资料。6.社会保险稽核、监督检查等业务的工作记录、检查报告、整改通知等相关资料。7.其他与社会保险业务相关的文件、资料。（二）收集要求1.业务部门应在社会保险业务办理完毕后的规定时间内，将相关档案资料移交档案管理部门。2.移交的档案资料应齐全、完整、真实、有效，签字盖章手续完备。3.档案管理部门应对接收的档案资料进行认真核对，对不符合要求的档案资料及时退回业务部门补充完善。（三）整理方法1.分类：按照社会保险业务的类别和档案的形成时间、来源等因素，将档案分为参保登记类、缴费申报类、待遇审核类、基金管理类、稽核监督类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订：将档案资料按照一定的顺序进行排列，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于档案的查阅和检索。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照档案整理分类结果，及时将整理好的档案进行归档。2.归档后的档案应存放在专门的档案库房内，按照类别和保管期限进行排列存放。3.建立档案索引目录，方便档案的查找和利用。（二）保管期限1.社会保险档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案包括：参保人员的重要原始资料、社会保险基金财务决算报表、社会保险稽核监督检查报告等。3.定期保管的档案期限分为10年、30年两种。其中，参保登记、变更、注销等业务的档案保管期限为30年；缴费申报、核定、结算等业务的档案保管期限为10年；待遇审核、审批、发放等业务的档案保管期限为30年；基金管理业务的档案保管期限为30年；稽核监督业务的档案保管期限为30年。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的实体安全。2.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅社会保险档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅社会保险档案的，应出具单位介绍信或相关证明材料，经公司分管领导审批后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。3.如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，注明“复制件”字样。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案查阅、利用登记制度，对查阅、利用档案的人员、时间、内容、目的等进行详细登记。2.定期对档案查阅、利用情况进行统计分析，及时发现档案利用过程中存在的问题，并采取相应的措施加以改进。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立社会保险档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和信息化水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案资料的电子化录入，包括档案的基本信息、内容摘要、附件等。2.档案查询：提供多种查询方式，方便用户快速查找所需档案资料。3.档案统计：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。4.档案利用管理：记录档案的查阅、借阅、复制等利用情况，实现对档案利用的有效管理。5.系统安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全保密。（三）数据管理1.定期对档案