非遗档案保管制度

PAGE非遗档案保管制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织对非遗档案的科学管理，有效保护和利用非遗档案资源，传承和弘扬非物质文化遗产，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在非遗保护、研究、传承、展示等工作中形成的各类非遗档案的保管管理。（三）定义1.非遗档案：指在非物质文化遗产保护工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种形式的历史记录。2.保管期限：根据非遗档案的重要程度和历史价值，将保管期限划分为永久、长期和短期。永久保管的非遗档案是指对本公司/组织和非遗传承具有重大历史意义、文化价值和凭证作用的档案；长期保管期限为[X]年；短期保管期限为[X]年。（四）基本原则1.真实性原则：确保非遗档案内容真实、准确地反映非遗项目的历史原貌和发展历程。2.完整性原则：全面收集、整理与非遗项目相关的各类档案资料，保证档案的系统性和完整性。3.安全性原则：采取有效措施，确保非遗档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.便利性原则：便于非遗档案的查阅、利用和管理，提高工作效率。二、档案收集（一）收集范围1.非遗项目申报材料，包括项目简介、传承谱系、技艺流程、相关实物等。2.非遗项目保护计划、实施方案、年度总结等文件。3.非遗传承人相关资料，如个人简历、传承活动记录、技艺传承成果等。4.非遗项目的调查研究报告、学术论文、专著等。5.非遗项目的图片、影像资料，包括项目活动照片、传承人工作视频、项目展示纪录片等。6.非遗项目的实物档案，如传统工艺品、道具、乐器等。7.与非遗项目相关的会议记录、文件、批示等。8.社会捐赠的与非遗项目有关的档案资料。（二）收集要求1.各部门和工作人员在工作中形成的非遗档案，应按照规定及时整理、归档，移交档案管理部门。2.对于散存于个人手中或其他单位的与本公司/组织非遗项目相关的档案资料，应积极进行征集，通过协商、购买、捐赠等方式获取。3.在非遗项目的调查、田野作业等活动中，要同步收集相关档案资料，确保档案的完整性和原始性。4.收集的非遗档案资料应齐全、完整，字迹清晰，图像、声音等载体质量良好，能够准确反映非遗项目的真实情况。（三）收集程序1.档案形成部门或个人在工作完成后，对形成的非遗档案进行初步整理，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间、来源等信息。2.将整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理部门进行核对、验收，对不符合要求的档案，退回形成部门或个人进行补充完善。3.档案管理部门对验收合格的非遗档案进行登记，建立档案台账，纳入统一管理。三、档案整理（一）分类标准1.项目类别分类：按照本公司/组织所涉及的非遗项目类别进行分类，如传统音乐、传统舞蹈、传统戏剧、曲艺、传统体育、游艺与杂技、传统美术、传统技艺、传统医药、民俗等。2.时间分类：按照档案形成的时间顺序进行排列，便于反映非遗项目的发展历程。3.载体分类：将非遗档案分为纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等不同载体类型进行管理。（二）整理方法1.纸质档案整理对收集到的纸质档案进行分类、排序，去除重复、无效的文件。按照文件的形成时间、重要程度等进行编号，编写页码。填写卷内文件目录，包括文件题名、文号、日期、页号等信息。装订成册，在卷皮上填写卷号、题名、保管期限、起止日期等内容。2.电子档案整理对电子档案进行分类命名，确保文件名准确反映档案内容。建立电子档案目录数据库，记录电子档案的题名、文号、日期、存储位置等信息。对电子档案进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据安全。3.声像档案整理对照片、录像带、录音带等声像档案进行分类编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。制作声像档案目录，包括题名、日期、载体形式、播放时间等内容。将声像档案存储在合适的介质上，并进行妥善保管，防止损坏。4.实物档案整理对实物档案进行登记，记录实物名称、来源、尺寸、材质、保存状况等信息。为实物档案拍摄照片，制作实物档案影像资料，并与实物档案一同保管。根据实物档案的特点，选择合适的保存方式，如陈列展示、库房保存等。（三）编目与检索1.编制非遗档案总目录，涵盖所有档案类别和载体形式，注明档案题名、编号、保管期限、存放位置等信息，方便快速查找。2.建立电子检索系统，录入档案目录数据，通过关键词、题名、日期等多种检索途径，提高档案查询效率。3.对于重要的非遗档案，编制专题索引，如特定非遗项目的档案索引、传承人档案索引等，便于深入研究和利用。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的非遗档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、陈列柜等，确保档案存放有序、便于查找。（二）保管设备1.安装防火设备，如火灾自动报警系统、灭火器材等，定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.配备防潮设备，如除湿机、空调等，防止档案受潮发霉。3.放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止档案被虫蛀。4.安装防盗门窗和监控设备，24小时监控库房安全。5.配备防光窗帘、遮光罩等设备，避免档案受到强光照射。6.安装空气净化设备，过滤有害气体，保护档案。（三）档案存放1.按照档案的分类、编号顺序，将档案存放在相应的档案装具中，不同载体形式的档案应分开存放。2.实物档案应根据其特点进行妥善存放，如易碎物品应单独包装存放，易变形物品应采取固定措施。3.对于珍贵的非遗档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）保管期限管理1.定期对非遗档案的保管期限进行鉴定，根据档案的现实价值和历史意义，确定其是否需要调整保管期限。2.对于保管期限已满且无继续保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清单，经相关部门负责人批准后，由专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。3.对于需要延长保管期限的档案，应重新进行鉴定和审批，并做好记录。（五）安全检查1.建立档案安全检查制度，定期对档案库房进行安全检查，检查内容包括防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等方面。2.每月至少进行一次全面的安全检查，对发现的问题及时进行整改，确保档案安全。3.在重大节日、重要活动前，应进行专项安全检查，确保档案在特殊时期的安全。4.对档案安全检查情况进行详细记录，建立检查档案，以备查阅。五、档案利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和本公司/组织的相关规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.服务优先原则：以服务非遗保护、研究、传承、展示等工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案服务。3.审批规范原则：严格履行档案利用审批手续，确保档案利用的合理性和安全性。（二）利用范围1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅、利用非遗档案。2.科研机构、高校等单位因开展非遗研究项目需要查阅、利用相关档案。3.文化部门、社会组织等因非遗保护、宣传、展示等工作需要查阅、利用档案资料。4.经本公司/组织批准的其他利用需求。（三）利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门对利用申请进行审核，符合条件的，报相关领导审批。3.经审批同意后，档案管理部门根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并办理借阅登记手续。4.利用者应在规定的期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.利用者在利用档案过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。（四）利用登记1.建立档案利用登记簿，详细记录利用者姓名、单位、利用日期、档案名称、