干部文书档案制度

PAGE干部文书档案制度一、总则（一）目的为了加强干部文书档案管理，确保干部文书档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥干部文书档案在组织管理、干部考核、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内全体干部的文书档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则干部文书档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，任何个人或部门不得擅自留存、销毁或转移干部文书档案。2.真实准确原则干部文书档案应如实反映干部的工作经历、业务能力、政治表现等情况，确保档案内容真实可靠、准确无误。3.完整系统原则要保证干部文书档案的完整性，全面收集反映干部各个方面工作的文件材料；同时，要保持档案内容的系统性，按照一定的分类标准和排列顺序进行整理归档。4.安全保密原则加强干部文书档案的安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。严格限定档案查阅范围，对涉及机密的档案要严格按照保密规定进行管理。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责干部文书档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和修订干部文书档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.收集与整理档案负责收集、征集干部在工作中形成的各类文书材料，对收集到的材料进行分类、整理、编目，使其符合档案管理要求。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保干部文书档案的安全保管。4.档案利用服务建立档案查阅、借阅登记制度，为公司/组织内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，根据规定及时提供所需档案材料。5.档案鉴定与销毁定期对干部文书档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。6.档案信息化建设推进干部文书档案的信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.培训与指导对公司/组织内各部门兼职档案员进行业务培训，指导他们做好本部门干部文书材料的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。三、档案内容及分类（一）档案内容干部文书档案主要包括以下几类材料：1.履历材料记载干部个人基本情况、经历、学历、学位、专业技术职务等信息的材料，如干部履历表、登记表、任免审批表等。2.自传材料干部本人撰写的反映其成长经历、思想演变过程等内容的材料。3.鉴定、考核、考察材料包括干部定期考核、专项考核、任职考察、试用期满考核等形成的鉴定、考察材料，以及民主评议、群众满意度测评等相关材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料干部的学历学位证书、学历认证报告、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。5.政审材料关于干部政治历史情况审查的结论性材料，如入党、入团、参军政审材料等。6.党团材料干部加入中国共产党、共青团的相关材料，如入党申请书、入党志愿书、转正申请书、团组织关系证明等。7.奖励材料干部获得的各类奖励表彰的决定、证书、审批表等材料，包括国家级、省部级、市厅级及本公司/组织内部的奖励。8.处分材料干部受到党纪政纪处分的决定、调查报告、处分审批表等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料干部工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表及相关证照等材料。10.其他可供组织参考的材料如干部个人述职报告、工作业绩证明、重要工作成果材料、群众来信来访反映及处理情况等材料。（二）档案分类根据干部文书档案的内容，按照以下分类方法进行整理：1.按年度分类将每年形成的干部文书档案分为一个类别，不同年度的档案依次排列。2.按问题分类在每个年度类别内，按照履历、自传、鉴定考核考察、学历学位培训专业技术职务、政审、党团、奖励、处分、工资任免出国（境）等问题进行分类。3.按保管期限分类根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。四、档案收集与整理（一）收集要求1.及时收集各部门应指定专人负责收集本部门干部在工作中形成的各类文书材料，并定期移交档案管理部门。档案管理人员要主动跟踪干部工作动态，及时督促相关部门按时收集材料。2.全面收集要确保收集的档案材料全面涵盖干部工作的各个方面，包括正式文件、会议记录、工作汇报、请示批复、合同协议、荣誉证书、处罚决定等，不得遗漏重要材料。3.真实完整收集的档案材料应保持原始风貌，不得擅自涂改、伪造或损毁。对不符合要求的材料，应及时与形成部门沟通，要求其补充完善或重新提供。（二）整理流程1.装订对收集到的零散文件材料进行整理，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件牢固、整齐。2.分类按照档案分类标准，对装订后的文件材料进行分类，将同一类别的材料放在一起。3.编目为每一份档案材料编制目录，目录应包括文件题名、日期、文号、责任者、页数等信息，以便于查找和管理。4.装盒将分类编目后的档案材料装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，如年度、类别、保管期限、起止件号等。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，确保档案安全保管。库房内要保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间，并配备必要的通风设备。（二）保管设备配备足够数量的档案柜、档案架等存储设备，对档案进行分类存放。同时，要配备防火、防盗报警装置，如烟雾报警器、红外线防盗报警器等；配备灭火设备，如灭火器、灭火器具等；配备温湿度监测设备，如温湿度计、加湿器、除湿器等，以及防虫、防鼠药品和器材。（三）档案存放排列按照档案分类顺序，依次排列档案柜、档案架，每个档案柜、档案架应标明存放的档案类别、年度、保管期限等信息。档案盒应按照顺序依次存放，便于查找和取用。（四）定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、有无损坏、霉变、虫蛀等情况，以及档案的数量、分类、编目等是否准确无误。对检查中发现的问题，要及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部公司/组织各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门干部及相关人员的文书档案，用于干部选拔任用、考核评价、培训教育、项目申报、工作决策等方面。2.外部单位因工作需要，经公司/组织领导批准，外部单位可查阅、借阅与本公司/组织业务相关的干部文书档案，但必须严格遵守保密规定，履行相关手续。（二）利用手续1.查阅手续公司/组织内部人员查阅档案，需填写《干部文书档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请内容，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定。2.借阅手续借阅档案需填写《干部文书档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员要妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容，归还时应保证档案完好无损。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对干部文书档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保存价值和历史意义，结合公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保管期限。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理人员对到期档案进行初步审查，清理出拟鉴定的档案清单，提交档案鉴定小组。2.小组鉴定档案鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的保管期限，提出鉴定意见。3.审批确定档案鉴定小组的鉴定意见报公司/组织领导审批，经批准后确定档案的最终保管期限和销毁清单。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，销毁清册应包括档案题名、日期、文号、责任者、保管期限、销毁原因等信息。2.审批签字销毁清册经档案管理部门负责人、公司/组织领导签字批准后，方可进行销毁。3.监销销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员要在销毁清册上签字，注明销毁日期、地点等信息。销毁后的档案销毁清册应长期保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的干部文书档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司/组织的决策提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化录入对纸质干部文书档案进行数字化扫描，将扫描后的图像文件进行处理，转换为可编辑的电子文档，并录入档案管理系统。录入内容应包括档案目录信息和文件全文信息，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案信息系统建设开发或选用适合公司/组织的档案管理软件，建立干部文书档案信息数据库，实现档案的分类存储、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。档案信息系统应具备权限管理功能，严格控制不同人员对档案信息的访问权限。3.数据备份与安全管理定期对档案信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。加强档案信息系统的安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等，防止数据泄露、丢失和被篡改。同时，要制定数据恢复预案，确保在数据出现问题时能够及时恢复。（三）信息化利用服务通过档案信息系统，为公司/组织内部各部门及相关人员提供便捷的档案查阅、借阅服务。用户可通过网络查询档案目录信息，如需查阅全文，可按照规定申请在线查阅或下载。档案管理部门应及时处理用户的申请，提供相应的档案服务，并做好记录。九、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织内部审计部门负责对干部文书档案管理工作进行定期监督检查，档案管理部门应积极配合审计部门的工作，提供相关档案资料和情况说明。（二）监督检查内容1.制度执行情况检查档案管理制度的贯彻执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节是否符合规定要求。2.档案管理质量检查档案的完整性、准确性、系统性，档案分类、编目、装订等是否规范，档案保管是否安全，信息化管理是否到位等。3.人员履职情况检查档案管理