原始档案资料管理制度

PAGE原始档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司原始档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的原始档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司原始档案资料由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保其真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：在确保档案资料安全保密的前提下，应尽可能方便档案资料的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，负责公司原始档案资料的集中管理。（二）档案管理部门职责1.制定和完善公司原始档案资料管理制度，并组织实施。2.负责公司各类原始档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案资料进行清查、核对，确保档案资料的完整性和准确性。4.加强档案资料的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。6.组织开展档案资料的信息化建设，提高档案管理工作的效率和水平。7.对公司各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期检查各部门档案资料的管理情况。8.积极开展档案资料的编研工作，为公司的决策和发展提供参考依据。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司原始档案资料分为以下几类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务等方面的档案资料。2.财务会计类：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等方面的档案资料。3.业务经营类：包括市场调研、销售合同、采购合同、生产计划、产品研发、客户资料等方面的档案资料。4.工程技术类：包括工程项目规划、设计图纸、施工方案、竣工验收报告等方面的档案资料。5.其他类：包括公司荣誉证书、资质证书、知识产权证书、对外宣传资料等方面的档案资料。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，确保档案编号能够准确反映档案的类别、年度和顺序。2.档案编号采用“类别代码+年度+顺序号”的结构，具体如下：类别代码：采用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类，“CW”表示财务会计类，“YW”表示业务经营类，“GC”表示工程技术类，“QT”表示其他类。年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年度。顺序号：采用阿拉伯数字，从001开始依次编号。3.例如，行政管理类2023年度的第10文件，其档案编号为“XZ2023010”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料的形成部门应在工作完成后及时将档案资料移交档案管理部门，不得拖延或积压。3.档案管理部门应定期对各部门档案资料的收集情况进行检查和督促，确保档案资料的按时收集。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案资料后，应按照档案分类标准进行整理，确保档案资料的分类准确、排列有序。2.档案整理工作包括对档案资料的分类、编号、编目、装订等环节。3.档案资料应按照年度、类别、保管期限等进行分类整理，并编制相应的目录清单，以便于查阅和管理。4.对于破损、褪色、字迹模糊等不符合档案保管要求的档案资料，应及时进行修复或复制，确保档案资料的完整性和可读性。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.档案整理工作完成后，应及时进行归档，将档案资料移交至档案库房进行保管。2.档案归档应按照档案编号顺序进行排列，确保档案资料的存放有序、便于查找。3.档案管理部门应建立档案归档台账，详细记录档案资料的归档时间、类别、编号、数量等信息，以便于对档案资料进行跟踪和管理。（二）档案保管1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，以满足档案保管的需要。3.档案管理部门应定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管设备的正常运行和档案资料的安全存放。4.档案资料应按照保管期限进行分类存放，对于保管期限已满的档案资料，应按照规定进行鉴定和销毁。5.档案管理部门应建立档案借阅登记制度，对档案资料的借阅情况进行详细记录，确保档案资料的安全使用。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.公司外部人员因特殊原因需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行详细记录。3.涉及公司机密的档案资料，未经公司主要领导批准，任何人不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人应提前向档案管理部门提交《档案查阅申请表》，注明查阅档案资料的类别、编号、查阅目的等信息。2.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应进行审核，对于符合查阅条件的，应及时安排查阅，并提供必要的协助。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅人查阅档案资料后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.档案资料的利用应严格遵守国家法律法规和公司的相关规定，不得用于任何违法违规或损害公司利益的活动。2.档案管理部门应积极为公司各部门提供档案资料的利用服务，提高档案资料的利用效率，为公司的决策和发展提供支持。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料的利用，应采取严格的保密措施，防止档案资料的泄露。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保档案资料的鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责公司档案资料的鉴定工作。（三）鉴定内容档案鉴定工作小组应根据档案资料的保管期限、价值大小、现实利用情况等因素，对档案资料进行全面审查和鉴定，确定档案资料的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案资料，应由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细记录档案资料的类别、编号、名称、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定工作小组审核签字后，报公司分管领导批准。3.档案销毁工作应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理部门安排专人负责监销。监销人应在档案销毁过程中进行现场监督，确保档案资料的彻底销毁。4.档案销毁工作完成后，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》归档保存。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案资料的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，为公司的档案管理工作提供决策依据。2.档案统计工作应做到及时、准确、全面，统计报表应按照规定的格式和时间要求报送。（二）档案移交1.公司因机构调整、资产重组等原因需要进行档案移交时，应按照国家有关规定和公司的相关要求，办理档案移交手续