干部人事档案传递制度

PAGE干部人事档案传递制度一、总则（一）目的为了规范干部人事档案传递工作，确保干部人事档案的安全、完整、及时传递，充分发挥干部人事档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，根据《干部人事档案工作条例》及相关法律法规，结合本公司/组织实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各级干部人事档案的传递工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事档案传递过程中，要确保档案内容真实、准确、完整，不得篡改、伪造档案信息。2.保密性原则：严格遵守保密规定，对干部人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。3.及时性原则：及时、高效地完成干部人事档案的传递工作，确保档案流转顺畅，不影响干部工作的正常开展。4.规范性原则：严格按照规定的程序和要求进行干部人事档案传递，确保传递工作规范有序。二、档案收集与整理（一）档案材料收集1.各部门应指定专人负责收集本部门干部的档案材料，并按照规定的时间和要求，将收集到的档案材料移交至干部人事档案管理部门。2.档案材料收集范围包括：履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资、任免、出国（境）等材料以及其他可供组织参考的材料。3.收集的档案材料应完整、齐全、真实，字迹清楚，格式规范，手续完备。对不符合要求的档案材料，应及时退回原形成部门或个人进行补充、修正。（二）档案整理1.干部人事档案管理部门应按照《干部人事档案整理工作细则》的要求，对收集到的档案材料进行整理。2.整理工作包括：对档案材料进行分类、排序、编目、装订等。分类应按照档案材料的内容和性质，分为十大类；排序应按照档案材料形成时间的先后顺序进行排列；编目应编制档案材料目录，注明材料名称、形成时间、份数等；装订应将档案材料按照类别和顺序进行装订，做到整齐、牢固。3.整理后的干部人事档案应做到内容完整、目录清晰、装订整齐，便于查阅和管理。三、档案保管（一）保管要求1.干部人事档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。（二）档案借阅1.因工作需要查阅干部人事档案的，须填写《干部人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到干部人事档案管理部门查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。3.查阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需摘录、复制档案材料，须经档案管理部门负责人批准，并注明出处。（三）档案转递1.干部因工作调动、职务变动等原因需要转递档案的，干部人事档案管理部门应按照规定的程序和要求，及时办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。档案转出时，应填写《干部人事档案转递通知单》，密封后加盖公章，连同档案一并转递。档案接收单位收到档案后，应在《干部人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执寄回档案转出单位。3.档案转递过程中，如发现档案材料不齐全、不完整或有其他问题的，档案转出单位应及时进行补充、修正后再转递。四、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立健全干部人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.逐步实现干部人事档案信息与公司/组织内部其他信息系统的互联互通，为干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理要求1.干部人事档案管理部门应按照国家有关规定，建立干部人事档案信息化管理系统，并确保系统的安全、稳定运行。2.档案管理人员应将整理后的档案材料及时录入信息化管理系统，确保档案信息的准确、完整。录入的档案信息应与纸质档案内容一致，不得擅自修改、删除档案信息。3.加强对干部人事档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，严格控制档案信息的访问和使用。定期对系统进行维护和更新，防止数据丢失、泄露等问题发生。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步管理，实行一式两份备份，分别存储在不同的介质上，并定期进行检查和维护。2.电子档案的存储格式应符合国家有关标准和规定，确保电子档案的可读性和可利用性。3.建立电子档案的借阅、转递等管理制度，与纸质档案借阅、转递制度相衔接。电子档案的借阅、转递应通过信息化管理系统进行操作，并做好记录。五、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织纪检监察部门负责对干部人事档案传递制度的执行情况进行监督检查，确保制度的严格落实。2.干部人事档案管理部门应定期对本部门的档案传递工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）监督检查内容1.档案材料的收集、整理、保管、查阅、转递等环节是否符合规定的程序和要求。2.档案信息的真实性、完整性、保密性是否得到有效保障。3.档案信息化管理系统的运行情况和电子档案的管理情况是否符合要求。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。2.对违反干部人事档案传递制度的行为，应视情节轻重，给予批评教育、警告、记过