公司员工档案核查制度

PAGE公司员工档案核查制度一、总则（一）目的为加强公司员工档案管理，确保员工档案的真实性、完整性和规范性，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工档案的核查管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案核查工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，对员工档案进行客观、公正的核查，不受任何个人或部门的干扰。3.保密原则：对核查过程中涉及的员工个人信息严格保密，不得泄露。二、员工档案内容及要求（一）个人基本信息1.包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.要求信息真实、准确，与员工本人实际情况相符。（二）学历学位证书1.提供最高学历和学位证书原件及复印件。2.复印件需清晰可辨，并加盖员工本人签字确认章。（三）工作经历1.详细记录员工的工作经历，包括工作单位、职位、工作时间等。2.应提供相关工作证明材料，如离职证明、工作合同等。（四）培训经历1.记录员工参加的各类培训课程、培训时间、培训机构等信息。2.需提供培训证书或培训结业证明。（五）职业资格证书1.如有相关职业资格证书，应提供证书原件及复印件。2.确保证书在有效期内，且与员工所从事的工作岗位相关。（六）奖惩记录1.记录员工在公司内获得的奖励和受到的处罚情况。2.奖励应提供相关奖励文件或证书，处罚应提供处罚决定文件。（七）劳动合同1.员工与公司签订的劳动合同原件及复印件。2.合同内容应符合法律法规要求，明确双方权利义务。（八）其他相关材料1.根据公司实际情况，可能需要提供的其他材料，如健康证明、社保缴纳记录等。三、档案核查流程（一）首次核查1.新员工入职时，人力资源部门负责收集员工档案，并进行初步核查。2.核查内容包括个人基本信息的完整性、学历学位证书的真实性、工作经历的连贯性等。3.如发现问题，及时与员工沟通核实，并要求员工补充或更正相关材料。（二）定期核查1.公司每年定期对员工档案进行全面核查。2.核查小组由人力资源部门、相关业务部门负责人及法务人员组成。3.核查内容包括档案中各项信息的更新情况、工作经历的真实性、奖惩记录是否准确等。4.核查小组通过查阅档案、与员工面谈、向原工作单位核实等方式进行核查。（三）专项核查1.根据公司业务发展需要或特定情况，可对部分员工档案进行专项核查。2.专项核查由公司指定的专项工作小组负责实施，明确核查目的、范围和重点。3.专项核查结束后，工作小组应提交专项核查报告，提出核查结果及处理建议。四、核查结果处理（一）信息真实完整如员工档案信息真实、完整，符合要求，核查小组予以确认，并将档案归档保存。（二）信息有误或缺失1.对于核查中发现的信息有误或缺失，人力资源部门应及时通知员工进行更正或补充。2.员工应在规定时间内提交相关证明材料，经核实无误后，对档案信息进行更新。（三）虚假信息1.若发现员工档案存在虚假信息，公司将视情节轻重给予相应处理。2.对于提供虚假学历、工作经历等重要信息的员工，公司有权解除劳动合同，并要求员工承担由此给公司造成的损失。3.情节严重的，公司将依法追究其法律责任。（四）档案管理不善1.如因员工个人原因导致档案管理不善，如档案丢失、损坏等，员工应积极配合公司采取补救措施。2.因公司管理原因导致档案出现问题的，公司将及时进行整改，并对相关责任人进行问责。五附则（一）解释权本制度由公司人力资源部门负责解释。（二